Agenda Resumen Ejecutivo Ecopetrol - Descripción del negocio La Estrategia Corporativa y la Estrategia de TI El Proyecto SAP RH 3.1. Desafíos de TI 3.2. Metodología de Implementación 3.3. Estrategia y Etapas 3.4. Entorno Tecnológico 3.5. Cronograma y aspectos destacados de la Implementación Beneficios obtenidos y puntos de aprendizaje

“Resumen del Caso” Gestión del Abastecimiento VALOR CUSTO Ejemplo Desafíos Gestión deficiente de la rentabilidad Panorama de TI complejo y desintegrado Calidad cuestionable de la información para informes financieros Procesos de compra inadecuados, que aumentan el costo de las adquisiciones ¿Por qué SAP? Alineación global; soporte local Capacidad comprobada en Supplier Relationship Management Roadmap claro para desarrollos futuros en la gestión del abastecimiento Menor TCO Costo Total de Propiedad Proyecto desarrollado “on-time” y “on-budget” YY sistemas heredados descontinuados Posibilidad de soporte a través de servicios compartidos Objetivos del proyecto Implementar un nuevo modelo de gestión y operación para la Gerencia de Abastecimiento Aumentar la rentabilidad a través de la reducción del costo de adquisición Beneficios Estratégicos Panel de indicadores para la gestión de los KPI en el abastecimiento Aumento del nivel de colaboración con la base de suministro a través del portal Aumento de eficiencia en la organización de las compras Beneficios Operativos Reducción del ciclo promedio de compras 23 días  16 días Reducción del costo promedio de insumos - 13% Reducción de errores operativos en compras - 67% Nota para el Expositor: El objetivo de esta diapositiva es sintetizar todo el caso de trasnformación del negocio

Agenda Resumen Ejecutivo Ecopetrol - Descripción del negocio La Estrategia Corporativa y la Estrategia de TI El Proyecto SAP RH 3.1. Desafíos de TI 3.3. Metodología de Implementación 3.3. Estrategia y Etapas 3.4. Entorno Tecnológico 3.5. Cronograma y aspectos destacados de la Implementación Beneficios obtenidos y puntos de aprendizaje

ECOPETROL S.A. Qué hacemos en Ecopetrol Ecopetrol S.A. es la empresa más grande de Colombia y la principal compañía petrolera en el país. Por su tamaño, pertenece al grupo de las 39 petroleras más grandes del mundo y es una de las 5 principales de Latinoamérica. Es dueña absoluta o tiene la participación mayoritaria de la infraestructura de transporte y refinación de Colombia. Cuenta con campos de extracción de hidrocarburos en el centro, el sur, el oriente y el norte de Colombia, 2 refinerías, puertos para exportación e importación de combustibles y crudos en ambas costas y una red de transporte de 8.500 kilómetros de oleoductos y poliductos a lo largo de toda la geografía nacional, que intercomunican los sistemas de producción con los grandes centros de consumo y los terminales marítimos. Desde 1997 ha marcado récords al obtener las más altas utilidades de una compañía colombiana en toda la historia. En 2003 se convirtió en una sociedad pública por acciones y emprendió una transformación que garantiza mayor autonomía financiera y competitividad dentro de la nueva organización del sector de hidrocarburos de Colombia.

ECOPETROL S.A. Descripción del negocio

ECOPETROL S.A. Marco Estratégico

ESTAR EN EL 2015 ENTRE LAS 27 PRIMERAS COMPAÑÍAS DEL RANKING PIW ECOPETROL S.A. Marco estratégico 2009-2015 ESTAR EN EL 2015 ENTRE LAS 27 PRIMERAS COMPAÑÍAS DEL RANKING PIW CONSOLIDAR UN MODELO DE EXCELENCIA EN LA CALIDAD DE LA GESTIÓN EMPRESARIAL, QUE APALANQUE LA ESTRATEGIA DE CRECIMIENTO

ECOPETROL S.A. Grupo Empresarial 2007 2008 2009 Exploración y Producción 50% 49% 100% Negociación Refinación y Petroquímica Transporte Oleoductos y poliductos 65% 35% 60% OAM 65,75% 85% Biocombustibles 80% 50% Divulgación de la estrategia

Agenda Resumen Ejecutivo Ecopetrol - Descripción del negocio La Estrategia Corporativa y la Estrategia de TI El Proyecto SAP RH 3.1. Desafíos de TI 3.2. Metodología de Implementación 3.3. Estrategia y Etapas 3.4. Entorno Tecnológico 3.5. Cronograma y aspectos destacados de la Implementación Beneficios obtenidos y puntos de aprendizaje

Talento humano de clase mundial Estrategia Corporativa Objetivos estratégicos RH Desarrollar la cultura organizacional requerida por la estrategia Optimizar las condiciones de calidad de vida en el trabajo que contribuyan a hacer de Ecopetrol un lugar fabuloso para trabajar Atraer y retener el personal clave con las competencias requeridas por la Organización Desarrollar las competencias que soporten las ventajas competitivas y la estrategia de la Empresa Asegurar calidad y costos competitivos en los procesos de apoyo a la cadena de valor Contar con un modelo organizacional flexible y efectivo Venta de negocios satélite – centrada en el negocio principal y en los principales segmentos de clientes Optimización de la cartera de productos Proyecto: “Nuevo R&D” Objetivos estratégicos de recursos humanos Talento humano de clase mundial

Soporte & Servicio al Cliente Desafíos con Impacto en la Estrategia Corporativa 10% Planeación estratégica 60% Soporte & Servicio al Cliente 20% Planeación Estratégica 30% Soporte/ Servicio al Cliente 20% Operación y Administración 60% Operación y administración

en la Estrategia Corporativa Desafíos con Impacto en la Estrategia Corporativa Enfoque tradicional Enfoque de futuro Estratégico Táctico Táctico Operativo Operativo TRANSFORMACIÓN Enfocado a actividades operativas Reactivo Sistemas no integrados y tareas manuales Respuesta estandarizada para las áreas No hay un responsable del alineamiento de la cultura a los principios corporativos Enfocado a labores que crean ventaja competitiva Proactivo Uso intensivo de tecnología Centrado en necesidades de las áreas. Actúa como agente de cambio

Agenda Resumen Ejecutivo Ecopetrol - Descripción del negocio La Estrategia Corporativa y la Estrategia de TI El Proyecto SAP RH 3.1. Desafíos de TI 3.3. Metodología de Implementación 3.3. Estrategia y Etapas 3.4. Entorno Tecnológico 3.5. Cronograma y aspectos destacados de la Implementación Beneficios obtenidos y puntos de aprendizaje

Autogestión de empleados y gerentes Desarrollo y Desempeño Objetivos del Proyecto Principales proyectos a implementar Gestión de la Organización Autogestión de empleados y gerentes Selección de Personal Liq.y pago de nómina Desarrollo y Desempeño Integración con Otros Sistemas Gestión de Eventos Competencias y Datos Gestión Remuneración Gestión de Viajes Gestión de Personal Gestión de Tiempos

Objetivos del Proyecto Subtítulo

Objetivos del Proyecto Subtítulo

Objetivos del Proyecto Subtítulo

Evaluar y proponer alternativas organizacionales Objetivos del Proyecto Gestión organizacional Diseñar, implantar y administrar un modelo organizacional acorde con el marco estratégico de Ecopetrol S.A. y ajustado a los planes y políticas que guían los procesos de Recursos Humanos. Evaluar y proponer alternativas organizacionales Administrar definiciones organizacionales Evaluar efectividad de los cambios organizacionales

Desafíos del Proyecto Gestión organizacional Administración de la gestión organizacional centralizada. Cambios y modificaciones propuestas al diseño soportados en un estudio técnico y analizados conjuntamente entre la Unidad Organizacional y el área responsable. Diseños organizacionales basados en proyecciones a corto, mediano y largo plazo, identificando su impacto. Cambios en la estructura para fortalecer estratégicamente la organización, modernizarla, optimizarla o adecuarla al entorno.

Aspectos destacados Implementación Gestión organizacional Control de planta de personal, identificación de vacantes y respuesta oportuna. Mejores decisiones costo-beneficio para ajuste de planta de personal Disponibilidad de la información vía sistema: toma de decisiones, movilidad organizacional y oportunidad en el suministro interno y externo. Asegurar empalmes en el reemplazo de vacantes proyectadas. Organización basada en estructura de cargos: responsabilidades definidas para el cargo y autorizaciones correspondientes. Proyección de escenarios e indicadores para toma de decisiones de estructura organizacional. Evaluación de los cambios.

Objetivos del Proyecto Selección de personal Elegir el personal idóneo para Ecopetrol S.A. basado en competencias de acuerdo con requerimientos organizacionales. Planear y programar proceso de Selección Reclutar candidatos Evaluar candidatos Transferir candidatos para promoción o vinculación Cerrar proceso de Selección

Desafíos del Proyecto Selección de personal Selección responsabilidad conjunta entre Recursos Humanos y Unidades Organizacionales. Convocatoria y coordinación de los procesos de selección centralizados. Búsqueda proactiva de candidatos para cargos claves y de mayor rotación. Recepción de hojas de vida únicamente por internet. Tipo de procesos de selección definidos por la Unidad Organizacional con asesoría de Recursos Humanos. Selección final responsabilidad del Jefe de la Unidad. Promociones pueden ser hechas por las unidades soportadas como mínimo en ajustes persona-cargo.

Aspectos destacados Implementación Gestión organizacional Anticipar las necesidades de la organización y proveer oportunamente los recursos. Disponer de fuentes de reclutamiento para profesionales en especialidades de alta rotación. Disponer de información en línea para búsqueda de candidatos, hacer seguimiento al proceso, conocer estado de trámites y resultados obtenidos. Optimizar el tiempo de participación de los jefes en el proceso de selección al evaluar sólo a candidatos elegibles por competencias humanas requeridas. Realimentación para el mejoramiento continuo.

Objetivos del Proyecto Desarrollo de personal Incrementar la efectividad organizacional mediante el desarrollo de competencias y la gestión del desempeño de los colaboradores, alineando sus intereses profesionales con la estrategia de la Organización. Planificar el desarrollo de personal Desarrollar las competencias Gestionar el desempeño individual Evaluar la efectividad de desarrollo

Desafíos del Proyecto Desarrollo de personal Desempeño de los colaboradores alineado con los resultados estratégicos. Planes de desarrollo acorde con competencias requeridas y ventajas competitivas del negocio. Competencias monitoreadas, medidas y certificadas. Identificación de colaboradores de alto potencial y candidatos para cargos claves para quienes se generarán planes de desarrollo y retención. Desarrollo de competencias y gestión del desempeño individual descentralizado con el acompañamiento de Unidades Organizacionales.

Aspectos destacados Implementación Desarrollo de personal Colaboradores con alto potencial identificados para asegurar continuidad de la estrategia de Ecopetrol. Candidatos para cargos claves e instructores internos identificados para aprovechar el talento humano. Articulación de la gestión de talento humano con la gestión de negocio. Aprovechar el máximo potencial de acuerdo con las características individuales y las necesidades de la Organización. Resultados de los colaboradores acorde con lo requerido por la Organización. Anticipar las necesidades de la organización y proveer oportunamente los recursos.

Objetivos del Proyecto Gestión de la compensación Compensar en forma equitativa y competitiva y reconocer la excelencia en el desempeño, de tal modo que contribuya a atraer, motivar y retener el Recurso Humano que Ecopetrol S.A. requiere para el logro de sus metas estratégicas. Analizar y proponer sistemas de compensación Proponer políticas y procedimientos de compensación y beneficios Ajustar estructura del sistema de compensación Administrar compensación fija y variable Evaluar la efectividad de la compensación

Desafíos del Proyecto Gestión de la compensación Paquetes de compensación para atraer, retener y motivar al personal requerido por Ecopetrol S.A. Política de compensación regida por la competitividad externa. Estructura de compensación ajustada a la movilidad del mercado. Diseño, administración y evaluación de la gestión de la compensación centralizada. Equidad y competitividad soportadas en el análisis del paquete de compensación que integra la compensación fija, la compensación variable y los beneficios. Compensación variable y aumentos basados en evaluación de desempeño individual y calificación de competencias.

Aspectos destacados Implementación Gestión de la compensación Integración del sistema de compensación Mejoras en los paquetes de compensación Jefes empoderados para aplicar las políticas y procedimientos de compensación en su unidad organizacional. Estructura salarial y valoración de cargos confiables y actualizados Implementar acciones de mejoramiento. los recursos

Objetivos del Proyecto Gestión de personal Administrar los servicios y beneficios asociados al ciclo de vida laboral, pensional o de aprendizaje de los clientes relacionados con la Empresa, de forma tal que se gestionen los recursos eficientemente; se provean con equidad y comodidad servicios y beneficios enmarcados en parámetros y políticas de calidad, y se mejore permanentemente el nivel de satisfacción de los clientes. Planear la gestión de personal Implementar proyectos especiales de gestión de personal Vincular Administrar novedades, solicitudes y beneficios Desvincular Administrar pensiones Evaluar y realimentar gestión de personal

Desafíos del Proyecto Gestión de personal Cultura de autogestión. Servicios y beneficios oportunos y de calidad soportados en una planeación adecuada. Estandarización de beneficios, servicios y controles por tipo de trabajador, tipo de nómina y sitio de trabajo. Gestión de personal única fuente oficial de información relacionada con el ciclo de vida laboral, pensional o de aprendizaje de los clientes (trabajadores, aprendices, pensionados, sustitutos, autoseguros, beneficiarios y externos).

Aspectos destacados Implementación Gestión de personal Una única base de datos y procesos estandarizados para administrar los ciclos de vida de aprendizaje, laboral y pensional de los clientes. Información personal y laboral disponible de los trabajadores, en línea y al día indicando su estatus, facilitando el análisis y toma de decisiones. Oportunidad en la prestación de los servicios y simplificación de trámites. Empleados que autogestionen sus servicios y novedades. Proceso de vinculación optimizado: acuerdo de servicios para trámites de previnculación e interfase entre selección y gestión de personal. Información completa de todos los reemplazos (encargos) y/o movimientos de los trabajadores. Trazabilidad de los clientes a lo largo de los ciclos de vida. Controles automáticos de vigencias en el otorgamiento de los beneficios.

Planear novedades de tiempos Objetivos del Proyecto Gestión de tiempos Programar, reportar y evaluar la información del “consumo de tiempos” que sirve como apoyo para generar acciones que redunden en un incremento de la productividad de Ecopetrol.. Planear novedades de tiempos Administrar y evaluar novedades Analizar resultados de la gestión de tiempos

Desafíos del Proyecto Gestión de tiempos Asignación y distribución efectiva de los tiempos que contribuye a la optimización de costos. Reporte de novedades de tiempos en el sistema de información y en el momento de su ocurrencia. Planificación de turnos y novedades acorde a procedimientos estándares corporativos definidos. Planeación y administración de tiempos centralizada. Programación y gestión de tiempos hecha en cada unidad organizacional.

Aspectos destacados Implementación Gestión de tiempos Estandarizar las novedades de tiempos a nivel nacional. Unificar los planes de horario de trabajo (turnos) corporativamente. Efectuar programación anual de vacaciones y jornadas de trabajo en las áreas administrativas. Control sobre consumo de tiempos de personal y costos asociados. Empleados que autogestionen la solicitud de vacaciones, antigüedades, permisos, licencias y compensados. Gestionar las novedades de tiempo de cada unidad organizacional de acuerdo a los hallazgos y conclusiones de los resultados de los procesos.

Evaluar y controlar viajes Objetivos del Proyecto Gestión de viajes Optimizar los recursos para proveer de forma oportuna y eficaz los medios para que colaboradores y terceros autorizados atiendan los requerimientos de desplazamiento laboral fuera de su sede y los beneficiarios del servicio de salud los auxilios médicos ambulatorios. Planear viajes Administrar viajes Evaluar y controlar viajes

Desafíos del Proyecto Gestión de viajes Un socio estratégico de viajes que apoye la planeación, administración y control de los viajes y asegure óptimos resultados. Planeación de los viajes en las unidades organizacionales con el soporte y la asesoría de recursos humanos. Trámites de la gestión de viajes a través de procedimientos de transferencia electrónica y entrega en especie de los conceptos asociados. La responsabilidad de mantener y divulgar la política de viajes y de establecer negociaciones con los proveedores es de Recursos Humanos.

Aspectos destacados Implementación Gestión de viajes Información oportuna que soporte la planeación de viajes, y asegure la optimización de los recursos con base en los resultados de la evaluación y control de lo ejecutado. Optimizar el tiempo de trámites del colaborador y del jefe. Calidad en los datos. Optimizar costos por oportunidad en reservas y asignación de la tarifa más favorable para la organización. Optimizar el soporte para viajes a nivel internacional. Evaluar la efectividad del cumplimiento de la planeación de viajes de acuerdo con la programación y presupuesto asignado. procesos.

Planear y priorizar acciones de formación y bienestar Objetivos del Proyecto Gestión de eventos Garantizar la calidad y efectividad de los programas empresariales internos y externos de acuerdo con los planes de desarrollo y bienestar de Ecopetrol S.A. Planear y priorizar acciones de formación y bienestar Coordinar, ejecutar y evaluar acciones de formación y bienestar Consolidar evaluaciones y proponer mejoras a las acciones de formación y bienestar

Desafíos del Proyecto Gestión de eventos Presupuesto asignado alineado con la estrategia de Ecopetrol S.A. Planeación anual, consecuente con las necesidades de formación y desarrollo de las unidades organizacionales. Su insumo: plan estratégico de ECP, los planes de desarrollo y los resultados de la evaluación de desempeño. Contenido alineado con las competencias organizacionales y técnicas. Identificación de socios de negocios especializados o con experiencia en el sector petrolero para ejecutar la formación y capacitación del personal.

Aspectos destacados Implementación Gestión de eventos Alineación de las necesidades de las unidades organizacionales y los planes de desarrollo de los colaboradores en materia de formación y bienestar con la estrategia de la organización. Mejorar la efectividad de los eventos a partir de su identificación y estandarización organizacional. Planeación de la formación orientada al desarrollo de competencias de acuerdo con las prioridades organizacionales. Información oportuna de: indicadores de asistencia a los eventos de formación y bienestar, costos asociados y horas de capacitación. Coordinar el plan de eventos con el plan de trabajo de las unidades organizacionales y reducir el ausentismo a los eventos. Mejorar el servicio prestado identificando socios estratégicos basados en resultados y efectividad de los eventos de formación realizados.

Agenda Resumen Ejecutivo Ecopetrol - Descripción del negocio La Estrategia Corporativa y la Estrategia de TI El Proyecto SAP RH 3.1. Desafíos de TI 3.2. Metodología de Implementación 3.3. Estrategia y Etapas 3.4. Entorno Tecnológico 3.5. Cronograma y aspectos destacados de la Implementación Beneficios obtenidos y puntos de aprendizaje

Beneficios del Proyecto Gestión de proyectos Planeación de recursos por parte de Ecopetrol y la Consultoría Mantenimiento del esquema de control y seguimiento. Hacer un sondeo de mercado que abarque tanto la parte funcional como tecnológica. Transferir y aplicar las lecciones aprendidas de otros proyectos.

Beneficios del Proyecto Parametrización y desarrollo herramienta Procesos de aprobación y validación de información con la línea. Nivel de integración con la misma. El involucramiento debe ir de lado y lado. No solo esfuerzos desde el proyecto, sino esfuerzo de la línea también para involucrarse. Generar más compromiso genuino. El proyecto debe estar respaldado por una persona o área que tenga poder sobre el área y que esté por fuera del área que ejecuta el proyecto.

Beneficios del Proyecto Involucramiento con la Organización Procesos de aprobación y validación de información con la línea. Nivel de integración con la misma. El involucramiento debe ir de lado y lado. No solo esfuerzos desde el proyecto, sino esfuerzo de la línea también para involucrarse. Generar más compromiso genuino. El proyecto debe estar respaldado por una persona o área que tenga poder sobre el área y que esté por fuera del área que ejecuta el proyecto.

Beneficios del Proyecto Pruebas (unitarias- integrales) Continuar con la práctica de pruebas unitarias. Replantear la importancia de la prueba integral teniendo como base que es una oportunidad para revisar todos los procesos integrales. Replantear tiempos para pruebas unitarias teniendo en cuenta que hay que volver a hacerlas luego de correcciones y ajustes. Aprovechar a solman para toda la documentación Fortalecer los líderes de integración

Beneficios del Proyecto Preparación final Exigencia en contrataciones para el plan de cut-over. La selección del líder es crucial. Debemos estructurar mejor la preparación del plan de corte. Falta capitalizar más las experiencias vividas en proyectos anteriores. No se dio tiempo de estructuración al soporte. Asegurar el direccionador involucrado con anticipación al proyecto (preferible alguien del proyecto).

Beneficios del Proyecto Datos Es importante dejar el alcance de las responsabilidades claras desde el comienzo. Armar un mapa de datos para observar y analizar las plantillas de forma global. La transformación de datos debe estar a cargo del contratista. Lograr congelamiento temprano de plantillas. Dimensionar la importancia del tema desde la carga, creando estructuras dentro de cada módulo para que se incluyan en tareas del día a día desde el comienzo del proyecto, no dejarlo para el final.

Beneficios del Proyecto Diseño de procesos El diseño de proceso lo debe hacer el área y previo a la contratación. Involucramiento de todos los frentes de trabajo en el rediseño. Es importante dejar el alcance de las responsabilidades claras desde el comienzo.

¿Por qué SAP? Ejemplos Integración nativa del abastecimiento con los demás procesos del negocio – planificación estratégica, finanzas, gestión logística, producción, etc. Menor Costo Total de Propiedad Soporte local Tecnología superior Mejores prácticas de negocio ofrecidas a través del Repositorio de Servicios Orientado a procesos Seguridad de mejoras continuas en el producto Extensa lista de implementaciones y casos de éxito (expertise) en la gestión de la cadena de abastecimiento Sistema único e integrado con elevada adherencia a los requerimientos del negocio Roadmap claro de desarrollo de nuevos módulos y funcionalidades Plataforma robusta y única de integración, que permite incluso la integración de sistemas no SAP Plataforma única para diferentes unidades monetarias e idiomas; soporta incluso una estrategia de abastecimiento integrada globalmente con una red de proveedores en todo el mundo Liderazgo de mercado en la Cadena de Abastecimiento Escalabilidad de la solución INSERTAR LOGO