Líderes de Calidad Sede Bogotá 2018 Instructivo Administración de planes de mejoramiento Registro, ejecución y cierre Softexpert versión 2.0 Líderes de Calidad Sede Bogotá 2018

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Interacción de módulos PROBLEMA Y PLAN DE ACCIÓN ETAPA 1 MÓDULO PROBLEMA Registro del plan de mejoramiento Atributos del plan ( Sede, Macroproceso, entre otros) Identificación( Código) IR A TAREAS PENDIENTES 4. Análisis de causa( si aplica) 5. Planificación( Formular plan de acción)

Interacción de módulos PROBLEMA Y PLAN DE ACCIÓN ETAPA 2 MÓDULO PLAN DE ACCIÓN Ejecución de plan de acción ETAPA 3 MÓDULO PROBLEMA IR A TAREAS PENDIENTES Verificación de la eficacia- Cierre del plan IR A CONSULTA Y GENERAR REPORTE

ASIGNACIÓN DE USUARIO RESPONSABLE ETAPAS DONDE SE DEBE INCLUIR: ANÁLISIS DE CAUSA Y PLANIFICACIÓN REPORTE DE EJECUCIÓN DE LAS ACTIVIDADES DEL PLAN DE ACCIÓN VERIFICACIÓN DE LA EFICACIA Y CIERRE EN TODAS LAS ETAPAS ES EL MISMO USUARIO ASIGNADO A LA DEPENDENCIA

Recomendaciones generales No olvidar mover el curso de la ventana hasta el final No olvidar grabar en cada etapa Sea cuidadoso al definir los responsables ya que es el mismo usuario en todas las etapas Tenga en cuenta el cambio de los módulos de problema a plan de acción y tareas pendientes No olvide contar con el java actualizado para descargar los planes en pdf.

INGRESO

MÓDULOS DISPONIBLES

REGISTRO DE PLANES DE MEJORAMIENTO

ESCOGER EL TIPO DE PLAN DE MEJORAMIENTO A REGISTRAR Gestión del riesgo y oportunidades de mejora( no aplica análisis de causa)

Registrar resumen del plan de mejoramiento

Registrar la descripción del plan de mejoramiento y los atributos relacionados

ASIGNACIÓN DE USUARIO QUE REALIZA EL ANÁLISIS DE CAUSA Y PLANIFICACIÓN, ES EL MISMO QUE REGISTRA

ASIGNACIÓN DE CÓDIGO AUTOMÁTICO DE IDENTIFICACIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO

Guardar y enviar a la próxima etapa

IR A TAREAS PENDIENTES

EJECUTAR LA TAREA, DAR DOBLE CLICK SOBRE EL PLAN DE MEJORA QUE TIENE PENDIENTE EL ANÁLISIS DE CAUSA Y PLANIFICACIÓN

COMPLETAR LOS ATRIBUTOS PENDIENTES Y ASIGNAR EL RESPONSABLE QUE VERIFICA LA EFICACIA

DAR CLICK EN EL ANÁLISIS DE CAUSA PARA SU DESARROLLO

REGISTRAR LAS CAUSAS RELACIONADAS, SU RESPECTIVA DESCRIPCIÓN Y GRABAR

DESARROLLAR UNA DE LAS HERRAMIENTAS PARA EL ANÁLISIS DE CAUSA, DAR CLICK SOBRE LA QUE SE ESCOJA

DESARROLLAR LA HERRAMIENTA , RECUERDA REGISTRAR EL NOMBRE DE LA CAUSA Y SU DESCRIPCIÓN

IR A PLAN DE ACCIÓN, DAR CLICK EN NUEVO PARA CREAR EL PLAN DE ACCIÓN

Dar click en Incluir cada vez que se requiera una actividad, tenga en cuenta las fechas La acción inmediata solo aplica para las no conformidades junto con las acciones planificadas

Incluya las actividades y las fechas en orden. Debe dar click sobre el espacio de la actividad para habilitar el espacio No olvide grabar

De click en plan de acción para asignar el responsable de acompañamiento “Sistema Integrado de Gestión Bogotá” para el caso de requerir edición o cancelación

Enviar a la próxima etapa, así es el último paso en el módulo problema, debe ir ahora la módulo Plan de acción a ejecutar las acciones programas

COMPONENTE PLAN DE ACCIÓN

Dirigirse al componente Plan de Acción para ejecutar las actividades del plan de acción

De click sobre la actividad y reporte su ejecución

Reporte la fecha de ejecución, la descripción del resultado y el adjunto( soportes de evidencia de ejecución)

Guarde y envíe a la próxima etapa

Regrese a mis Tareas y señale la verificación de la eficacia del plan de actividades con doble click

Complete la información requerida

Guarde y envie a la próxima etapa para el cierre

Para generar el reporte descarga por consulta

FIN