ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS PROYECTO PLAN MAESTRO DE CARTAGENA Fecha: 29 de Septiembre de 2006

UNIDAD DE GESTIÓN DE RIESGOS Objetivo de la Presentación Presentar el trabajo realizado hasta la fecha del proceso de Administración de Riesgos del proyecto PMD y las acciones a seguir

METODOLOGÍA

UNIDAD DE GESTIÓN DE RIESGOS ¿Qué se ha hecho? Definición metodología y Plan de Trabajo Identificación de Riesgos Taller Identificación de Riesgos Bogotá (VPR, VRP, VSM, UGR, GEA, DCI, VFI) Taller de Identificación de Riesgos Cartagena (VRP, VSM, UGR) Depuración de riesgos identificados (eliminar duplicidades y dejar listado consolidado) Clasificación de riesgos identificados de acuerdo a fuente y tipo Valoración cualitativa de riesgos identificados Definición escalas aplicables matriz RAM Envío de planilla de riesgos identificados a participantes de talleres para valoración Consolidación de valoración realizada por los asistentes Plantilla final consolidada de riesgos identificados, clasificados y valorados. Validación de valoración por parte del equipo PMD

UNIDAD DE GESTIÓN DE RIESGOS Riesgos identificados prioritarios No contar con la configuración adecuada de SAP, ELLIPSE y SON (actuales) en Enero de 2007 para ECOPETROL como operador y tener en cuenta las restricciones de confidencialidad Incumplimiento de plazos y mala calidad por no disponer de personal en la cantidad suficiente y perfil adecuado para las diferentes etapas (transición, definición de la configuración, realización del proyecto y contrato de mandato) y falta de aseguramiento de conocimiento (retención de personal clave) No ser eficientes por falta de una estructura organizacional definida y adecuada, con niveles de autorización, para responder ágilmente en las diferentes etapas del Negocio de Cartagena. No contar con un plan de manejo de cambio integral para todo ECOPETROL (cambio de cassette-especialmente personal de GRC) Problemas (sobrecostos, incumplimientos, indefiniciones, diferencias) en la operación de muelles y elementos externos por parte de ECOPETROL por dependencia de los servicios industriales y tecnológicos que serán de NewCo.

UNIDAD DE GESTIÓN DE RIESGOS Riesgos identificados prioritarios Conflicto de intereses entre ECOPETROL y la nueva sociedad por planeación de operación, uso de puerto, decisión de inversiones, etc. Pérdida económicas en GCB por debilitamiento de sinergia GRC - GCB y de la flexibilidad operacional debido a la configuración final aprobada (inventario en bodegas, manejo de emergencias, eficiencia comercial, etc). No ser eficientes en la prestación del servicio de operador por la falta de claridad en el régimen jurídico aplicable a ECP como Operador (servidores públicos, garantías privadas, pérdidas de exorbitancias, cumplimiento del Plan de Compras y Contratación). No tener claramente definidos la distribución de costos y compromisos de los acuerdos de gestión de servicios con las áreas de soporte, están sólo definidos a nivel corporativo y no opera en la práctica. Pérdida de la oportunidad de negocio para ECP con la sociedad, por no definir en ECP la importancia de manejo adecuado, gestión y crecimiento de capacidad (flexibilidad para cargar productos blancos) de los muelles y el TNP, venta de productos.

UNIDAD DE GESTIÓN DE RIESGOS Riesgos identificados prioritarios No tener el registro documental actualizado y organizado sistemáticamente del proceso de estructuración del PMD, del proyecto (afecta trazabilidad) y de los cambios realizados a los sistemas de información. Problemas logísticos y pérdidas económicas por Interferencias de la operación / mantenimiento con el desarrollo de la fase de construcción y puesta en servicio del proyecto (logística, técnicos y operativos)

UNIDAD DE GESTIÓN DE RIESGOS Acciones a seguir Realizar talleres entre Equipo de Proyecto y cada una de las dependencias responsables de los riesgos prioritarios, para definir planes de acción (compromisos, fechas, responsables)  Aplicación de matriz RACI Presentar resultados del proceso a Vicepresidencia y Presidencia para validar planes de acción de los riesgos identificados Ejecución de los planes de acción Realizar seguimiento periódico a planes de acción establecidos.

UNIDAD DE GESTIÓN DE RIESGOS CICLO GIR – Gestión de riesgos (estrategias) Gestionar Seleccionar las mejores alternativas para la gestión de los riesgos. Evitar Mitigar Aceptar Transferir Riesgo: Inundación Estrategia: traslado del bien o equipo Riesgo: Inundación Estrategia: Construcción de barreras para aislar, instalación de alarmas de nivel de agua Riesgo: Inundación Estrategia: Elaboración de Plan de Contingencia Riesgo: Inundación Estrategia: Póliza de todo riesgo daños materiales

UNIDAD DE GESTIÓN DE RIESGOS ¡¡¡GRACIAS POR SU ATENCIÓN!!!