Curso de Capacitación sobre la 1.Introducción 1 Curso de Capacitación sobre la Evaluación de Sistemas de Control Internos (SCI) para la Certificación de Pequeños Productores © IFOAM, agosto de 2004 Autores: Florentine Lechleitner (IMO) & Ute Eisenlohr (IMO) Con el apoyo de Nabs Suma, Bo van Elzakker y Gerald A. Herrmann (Organic Services) Manual de Capacitación sobre la Evaluación de Sistemas de Control Interno

Armonización en la Certificación de Grupos de Pequeños Productores 1.Introducción 2 Armonización en la Certificación de Grupos de Pequeños Productores Por muchos años, los grupos de pequeños productores han sido certificados como orgánicos con base en un SCI, pero conforme a diferentes requisitos. Por lo tanto, IFOAM ha desarrollado un nuevo Manual Armonizado de Guía del SCI para armonizar los requisitos del SCI. También la UE ha publicado un documento de orientación para todas las autoridades de importación de la UE, en el cual la certificación de grupos de pequeños productores en países en vías de desarrollo se encuentra regulada y definido el mínimo de reinspecciones externas. Manual de Capacitación sobre la Evaluación de Sistemas de Control Interno

Proyectos de SCI de IFOAM 1.Introducción 3 Proyectos de SCI de IFOAM Armonización: - Tres talleres de armonización de pequeños productores desde el 2000. - Cabildeo por un documento de orientación de la UE sobre certificación de grupos de pequeños productores. Proyecto 1: a) Un manual revisado de Guía del SCI, para grupos de productores b) Manual de capacitación para montar y armonizar el SCI (con tres entrenamientos piloto). Proyecto 2: a) Protocolo para la inspección y evaluación del SCI b) Manual de capacitación para inspección y evaluación del SCI (para inspectores y personal de certificación). Coordinación del proyecto (de ambos proyectos): IMO Suiza Manual de Capacitación sobre la Evaluación de Sistemas de Control Interno

Principios de la Certificación de Grupos de Pequeños Productores 1.Introducción 4 Principios de la Certificación de Grupos de Pequeños Productores Un gremio central dentro del grupo de productores asegura que todos los pequeños productores cumplen con una norma orgánica. El grupo posee un sistema formal de sistema de control interno (SCI). Una certificación para el grupo (no para productores individuales). Manual de Capacitación sobre la Evaluación de Sistemas de Control Interno

1.Introducción 5 Definición de un SCI Definición de IFOAM: Un Sistema de Control Interno (SCI) es un sistema documentado de garantía de calidad que le permite al cuerpo externo de certificación la delegación de la inspección anual de los miembros individuales del grupo, en un gremio/unidad identificada dentro del operador certificado. Manual de Capacitación sobre la Evaluación de Sistemas de Control Interno

asociación de productores opera el SCI. 1.Introducción 6 Tipos Básicos de Proyectos de Pequeños Productores Producción por contrato. Una cooperativa o asociación de productores opera el SCI. Manual de Capacitación sobre la Evaluación de Sistemas de Control Interno

Productores en el grupo de agricultura orgánica 1.Introducción 7 Panorama de los Requisitos para la Certificación Un Sistema de Control Interno (SCI) (1&2) Cuenta con procedimientos y formularios escritos (Manual SCI). Está consciente de riesgos y puntos críticos de control. Cuenta con una norma orgánica interna. Cuenta con procedimientos documentados y eficaces para la inspección interna de la finca, la aprobación interna y se encarga de las faltas de cumplimiento. Cuenta con personal calificado y con una estructura clara. Garantiza la capacitación de los productores así como la del personal del SCI. Maneja/supervisa el control del flujo de producto orgánico. Productores en el grupo de agricultura orgánica (La numeración se refiere a los capítulos en el Manual de Guía del SCI de IFOAM) Manual de Capacitación sobre la Evaluación de Sistemas de Control Interno

(1y 2) Manual del SCI y Descripción de Actividades 1.Introducción 8 (1y 2) Manual del SCI y Descripción de Actividades El SCI debe contar con políticas, procedimientos y formularios documentados y estandarizados, p. ej. un manual del SCI. Ver el Manual de Guía del SCI de IFOAM para un ejemplo. También puede estar organizado como documentos individuales. Muchas organizaciones ya cuentan con un "reglamento interno" que podría ser considerada un "Manual SCI" elemental en el sentido del nuevo enfoque de IFOAM sobre el SCI como se presenta en este curso. El Operador del SCI tiene que presentar (p. ej. en el Manual del SCI) un breve panorama de su organización y fincas registradas, así como sobre los procedimientos de compra y manejo. Manual de Capacitación sobre la Evaluación de Sistemas de Control Interno

(3) Diagnóstico y Gestión de Riesgo 1.Introducción 9 (3) Diagnóstico y Gestión de Riesgo Los riesgos que pueden poner en peligro la calidad orgánica deben ser conocidos y tomados en cuenta en todos los procedimientos internos. Por lo tanto, el SCI debe llevar a cabo un diagnóstico del riesgo inicial. El SCI debe tomar todas las medidas necesarias para minimizar los riesgos. El inspector externo tiene que llevar a cabo un diagnóstico completo de riesgo para determinar la cantidad mínima de reinspecciones y para estar consciente de los puntos críticos de control. Manual de Capacitación sobre la Evaluación de Sistemas de Control Interno

(4) Norma Orgánica Interna 1.Introducción 10 (4) Norma Orgánica Interna La Norma Orgánica Interna Resume los requisitos de producción de la finca de tal forma que puede ser comprendida por los productores y el personal del SCI. Toma en cuenta todas las normas aplicables en la media en que estos requisitos son importantes y relevantes para la operación. Compostaje No fertilizantes químicos No plaguicidas sintéticos Control de erosión Manual de Capacitación sobre la Evaluación de Sistemas de Control Interno

(5) Procedimientos Internos de Control y Aprobación 1.Introducción 11 (5) Procedimientos Internos de Control y Aprobación Inscripción de nuevos productores: información básica, contrato, mapa. Inspección interna Inspecciones eficaces, lista de verificación detallada de inspección interna. Estimados de cosecha & 5.5 Procedimientos internos de aprobación y sanción Procedimientos de aprobación; las sanciones deben ser adecuadas y eficaces. 5.6 Documentación del SCI Por cada productor y por las listas de resumen de productores Manual de Capacitación sobre la Evaluación de Sistemas de Control Interno

(6) Organización y Personal del SCI 1.Introducción 12 (6) Organización y Personal del SCI Una persona es responsable de la total implementación del SCI pero puede delegar responsabilidades de tal forma que por cada procedimiento o tarea del SCI, una persona se encuentra a cargo. Todo el personal debe estar JUNTA DE DIRECTORES calificado y consciente de sus responsabilidades. DIRECTOR ADMINISTRATIVO (Ali Muheza) Deben evitarse los conflictos de interés. GERENTE DE EXPORTACIÓN GERENTE DE PROCESAMIENTO/ OPERACIONES (Edward Mulagwe) GERENTE/COOR- DINADOR DE PRODUCCIÓN (Edward Mulagwe) GERENTE DE FINANZAS (Charles Mulogo) (Thomas Tutu) Morogoro (Sebastian Shanga ) Kitende (Mwatima Juh) Zanzíbar (Betty Banja) Manual de Capacitación sobre la Evaluación de Sistemas de Control Interno

1.Introducción 13 Capacitación Los productores tienen que recibir capacitación sobre métodos de producción orgánica y reglas para la agricultura orgánica : Asesoría de campo y/o capacitación de productores El personal del SCI debe recibir capacitación continuamente a fin de estar consciente de las prácticas de producción orgánica, de los requisitos de certificación y de los procedimientos internos importantes. Manual de Capacitación sobre la Evaluación de Sistemas de Control Interno

Protocolo de inspección del SCI 1.Introducción 14 Protocolo de inspección del SCI Los siguientes documentos se encuentran a disposición como base para la inspección y certificación del SCI. Este curso está basado en los requisitos y procedimientos como se resumen en esos documentos. Procedimientos de Inspección del SCI Procedimientos que abarcan la solicitud de la certificación, la planificación de la inspección, la inspección y certificación. Nuevas reglas para determinar la cantidad de reinspecciones. Informe de Inspección del SCI Descripción de las actividades del grupo. Evaluación y verificación de criterios de cumplimiento. Los criterios de cumplimiento se encuentran numerados conforme a su orden dentro del informe Criterios de Cumplimiento del SCI con Comentarios para el Inspector Enumera una vez más todos los criterios de cumplimiento (como están en el informe), pero con más detalles. El orden de presentación sigue el flujo de trabajo real durante la inspección: preparación, Oficina del SCI, reinspección de finca. Ofrece orientación sobre comentarios/interpretación para el inspector en cuanto a ciertos criterios. Manual de Capacitación sobre la Evaluación de Sistemas de Control Interno

Estructura de este Curso de Capacitación 1.Introducción 15 Estructura de este Curso de Capacitación ¡Todos los numerales de los criterios de cumplimiento contenidos en este curso se refieren a los numerales de los criterios contenidos en el nuevo documento de informe de inspección del SCI de IFOAM/de criterios de cumplimiento del SCI y ya no a un capítulo del Manual de Guía del SCI! ¿ Cómo verificar? Documentos del SCI Entrevistas Visitas de Campo Estructura: Introducción. Panorama de los procedimientos de inspección. Programa de inspección y diagnóstico de riesgo. Inspección del SCI (oficina). Reinspecciones externas y inspección del flujo de producto. 7. Informe, evaluación y certificación. Manual de Capacitación sobre la Evaluación de Sistemas de Control Interno

1.Introducción 16 Términos Importantes Orgánico: CERTIFICADO conforme a determinada norma orgánica. Convencional = que no es orgánico = que no está certificado. Operador del SCI: Gremio que organiza el SCI. Ésta es generalmente la cooperativa de productores o el procesador que los contrata. Manual del SCI: Compilación de todos los documentos que regulan el SCI: políticas, procedimientos, formularios, etc. Falta de cumplimiento: un requisito de la norma que no se cumple. Una falta de cumplimiento siempre se refiere a determinada norma orgánica. P. Ej. la aplicación de Ambush® es una falta de cumplimiento debido a que no se encuentra en la norma, pero la aplicación de cobre si es permitida porque se encuentra permitida dentro de la norma. Prohibido: no permitido conforme a cierta norma. Aprobación : "Certificación" interna llevada a cabo por el SCI conforme a la norma y procedimientos orgánicos internos. Certificación: Certificación llevada a cabo por el certificador orgánico (externo) conforme a regulaciones, normas orgánicas públicas o privadas. Manual de Capacitación sobre la Evaluación de Sistemas de Control Interno