Conceptos básicos de Gestión de datos Curso de formación de formadores en Gobierno Electrónico Primavera 2005 Otoño 2006 Eduardo Poggi

Temario Conceptos básicos Datos, información, SI y TIC Cualidades de la información Calidad de datos Seguridad del acceso a datos Confiabilidad de la transferencia de datos Los datos del SPN Bibliografía y referencias

Datos Un dato es una representación formalizada de entidades o hechos, adecuada para la comunicación, interpretación y procesamiento por medios humanos o automáticos. El dato es un material de valor escaso o nulo para un individuo en una situación concreta; es una representación simbólica que por sí misma no reduce la dosis de ignorancia o el grado de incertidumbre de quien tiene que tomar una decisión.

Información La información es el significado que una persona asigna a un dato. La información es un conjunto de datos evaluados por un individuo concreto que trabaja, en un momento dado, sobre un problema específico, para alcanzar un objetivo determinado. La información se genera a partir de un grupo de datos seleccionados para reducir la dosis de ignorancia o el grado de incertidumbre de quien debe adoptar una decisión.

Sistemas de Información Mientras no sean evaluados o aplicados a un problema específico, los datos seguirán siendo sólo datos, es decir, símbolos con poco o ningún significado. Es necesario habilitar los medios para convertir los datos en información. Éste es, precisamente, el papel de los Sistemas de Información (SI). Un Sistema de información es un conjunto de recursos humanos, materiales, financieros, tecnológicos, normativos y metodológicos; organizados para brindar a quienes operan y a quienes adoptan decisiones en una organización, la información que requieren para desarrollar sus respectivas funciones.

SI y Tecnología Un SI no requiere necesariamente del uso de la tecnología de computación. Ha habido sistemas de información mucho antes de que se crearan las computadoras. Aun en los SI más modernos y con amplio uso de dispositivos de computación, se realizan muchas operaciones y se cumplen muchas funciones en que la tecnología informática no interviene o lo hace sólo como apoyo. Sin embargo, la computación y las comunicaciones han potenciado de tal manera la capacidad, velocidad y exactitud del tratamiento de los datos, que resulta prácticamente inconcebible el diseño de un sistema de información eficiente sin el empleo de tales tecnologías.

TICs El auge de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones se debe a la visión moderna (y a la viabilidad) de concebir la administración de las organizaciones por SI integrales, que permiten obtener información a partir de datos. Para que la información resulte eficiente, debe reunir una serie de requisitos, de modo tal que la utilidad que proporcione justifique el empleo de los recursos que se hubieran aplicado para producirla. Por lo tanto, entender las cualidades de los datos y las acciones que pueden realizarse sobre estos es fundamental para comprender el uso de las TICs en la gestión.

Requisitos fundamentales de la información Economía: El costo de producir una información no debe ser superior al beneficio esperable de su utilización. La información es un bien económico que, a igual que cualquier otra mercadería, requiere inversiones de tiempo, recursos e instalaciones. Oportunidad: La información debe estar disponible en el momento en que se la requiera. Este requisito hace referencia al momento y a la frecuencia con que la información debe ser suministrada. Utilidad: Toda salida de un sistema de información debe satisfacer una necesidad. Comparabilidad: La información debe ser comparable en el espacio, en el tiempo y en el alcance. Flexibilidad: Toda producción de información debe ser adaptable a los cambios del sistema y del entorno para mantener su utilidad. Claridad: La información debe atender al nivel intelectual y técnico del destinatario. Se deben tenerse en cuenta el lenguaje y las preferencias del destinatario. Confiabilidad: La información debe ser lo suficientemente confiable como para tomar decisiones basadas en ella. La calidad de un sistema de información está determinada, en buena parte, por la calidad de sus datos primarios.

Funciones de un sistema de información Recolección: implica la captura y el registro de datos. Clasificación: consiste en identificar los datos, agruparlos en conjuntos homogéneos. Compresión: consiste en la reducción del volumen de los datos sin disminuir necesariamente el contenido de información. Almacenamiento: conservación física de los datos. y su adecuada protección. Recuperación: tiene el propósito de suministrar el acceso a los datos almacenados. Procesamiento: transformación que persigue el objetivo de convertir datos en información. Transmisión: comprende la comunicación entre diferentes medio de almacenamiento. Publicación: esta función proporciona una salida de información preparada de modo tal que resulte legible y útil a su destinatario.

Calidad de datos Veracidad: conformidad del dato con la realidad que representa. Validez: aproximación a la veracidad otorgada por alguna convención establecida. Redundancia: multiplicación física de datos. Consistencia: coherencia semántica entre datos redundantes. Temporalidad: plazo temporal sobre el cual se asegura la validez. Homologación: resultado de la comparación de datos entre distintas fuentes. Estandarización: uniformidad por apego a convenciones sintácticas y semánticas.

Calidad de datos DNIApellidoNombreFeNacSexoEstCivilFeAct NegreteMercedes01/01/1975FS03/01/ NegreteMercedes01/01/1975MS03/03/ NegreteMercedes01/01/1975MC03/03/1993 CUITApellido, NombreFeNacSexoEstCivilFeAct Negrete, Mercedes75-ENE /06/1996 Organismo A: Registro del nacimiento tomando la Partida Actualización por ingreso escolar Actualización por cambio de estado civil Organismo B: Registro por ingreso laboral NegreteMercedes01/01/1975MD03/03/ NegreteMercedes01/01/1975MH03/03/1999

Calidad de datos Existe un fuerte compromiso entre el costo del método adoptado para asignarle validez a un dato y los fines para los cuales será utilizado: Un método de asignación de validez excesivo para un dato intrascendente no satisface una buena relación costo-beneficio. Un método débil para un dato crítico lo hace poco confiable, por lo tanto poco útil. Se pueden capturar correctamente datos erróneos. Se pueden capturar erróneamente datos correctos. Los datos pueden ser alterados en los procesos de captura, transmisión o almacenamiento. Existen estándares de calidad y seguridad para el tratamiento de los datos.

Seguridad del acceso a datos Disponibilidad: datos disponibles según las necesidades o según lo acordado. Perennidad: disponibilidad durante la vida útil. Confidencialidad: sólo puede ser accedido por quien tenga autorización para hacerlo. Integridad: sólo lo puede ser modificado por quien tenga autorización para hacerlo. No repudio: las partes no pueden desconocer la acción realizada. Pertinencia: derecho o aval para realizar una acción sobre los datos. Identificación: declaración de ser una cierta persona o componente. Acreditación: presentación de credenciales que avalen la identificación. Autenticación: prueba de identidad. Autorización: otorgamiento de permiso a realizar determinadas acciones sobre determinados datos.

Actores de un SI Intranet Cliente Red de comunicaciones Servidor de datos Servidor de aplicaciones Usuario Usuaria Servicio de seguridad

Criticidad del acceso a datos Existen datos que son críticos en si mismos y deben ser garantizadas tanto la confidencialidad y como la integridad. Pero en general, la criticidad está dada por la acción que se desea realizar sobre los datos. Pueden requerir diferentes niveles de autorización: El alta o la modificación. La baja lógica. La baja física. La consulta individual pertinente. La consulta masiva o indiscriminada. La distribución.

Confiabilidad de la acciones sobre datos Garantía de entrega: el emisor confía en que el mensaje enviado llega al destinatario o recibe un aviso de error. Orden de recepción: los mensajes son procesados en el orden de envío. Unicidad de proceso: si un mensaje se envía más de una vez, sólo se procesará una sola.

Estado de situación

La gestión de los datos administrados por el Estado está distribuida entre múltiples organismos. No hay estándares ni prácticas comunes para la gestión de datos. No hay práctica generalizada, ni infraestructura, ni marco legal ni organizativo que facilite el intercambio. La (histórica) carencia de interrelación ha llevado a multiplicar esfuerzos para recapturar y redundar los datos. La redundancia lleva a realizar grandes esfuerzos para homologar y revalidar.

Problemática 1. La inconsistencia producida por la redundancia atenta contra la validez, por lo tanto, los datos pierden confiabilidad. 2. No podemos comparar fácilmente los datos redundados porque cada uno los valida, los codifica y guarda a su gusto. 3. Se multiplican esfuerzos individuales para recuperar, validar y administrar los mismos datos de manera no coordinada. 4. Se generan esfuerzos específicos para re-recuperar y homologar los datos redundantes. Ergo: Trabajamos en exceso para agravar nuestros propios problemas.

Algunas cuestiones problemáticas (Recopilado en un evento del FRRII/SGP) 1. La cultura política y administrativa favorece la competencia (no colaboración) y el aislamiento de las áreas. 4. La falta de estandarización de estructuras de datos dificulta la interoperabilidad 6. Los datos no cuentan con calidad, consistencia y disponibilidad 8. Existen problemas de seguridad informática que afectan la calidad de los datos 10. Existe desconocimiento respecto de qué datos se producen y dónde 15. Por falta de interoperabilidad el ciudadano se ve obligado a realizar su trámite en múltiples organismos 18. Falta una definición consensuada de interoperabilidad en el Estado como base para la planificación de una política 19. En muchos casos no hay interés en trasparentar la información 22. Hoy se dilapidan recursos en la generación y validación de información

Requerimientos del negocio Simplificación registral: Un dato que ya fue recuperado, no debe volver a recuperarse. Ventanilla única: El Estado en su conjunto debe presentarse ante la sociedad como una unidad.

Ejemplos de demandas de intercambio de datos Datos personales de ciudadanos Identificación y datos básicos Domicilio Grupo familiar Datos personales de empleados públicos Validación de domicilios Situación tributaria Factura Electrónica DJ y pago de impuestos Mercadería en tránsito aduanero Seguimiento de transporte de mercaderías Datos sanitarios Información para catástrofes

Referencias y bibliografía Poggi, Eduardo (2005) Gestión de datos, mimeo presentado en el Foro de FRRII/SGP. Saroka, Raúl (2002) Sistemas de Información en la Era Digital, Fundación OSDE.

Muchas gracias Eduardo Poggi