Comunidad de Mantenimiento de Instalaciones de Superficie - YPF Gestión del Conocimiento y Resultados de Negocio 12-13 de Junio Staff Técnico - E&P - YPF © STAFF TÉCNICO REPSOL YPF S.A. Junio 2008 1

Índice Objetivos. Particularidades de la actividad y su distribución geográfica. Historia y organización interna. Integración de GdC al proceso de Negocio. Casos de Éxito. Lecciones aprendidas. © STAFF TÉCNICO REPSOL YPF S.A. Junio 2008 2

Objetivos Objetivo: (I) Crear un punto de encuentro con todas aquellas personas dedicadas al mantenimiento de instalaciones dentro de la compañía con el fin de desarrollar sus capacidades y favorecer, a través de un entorno de colaboración y de trabajo en equipo, la creación e intercambio de conocimiento entre sus Miembros. Objetivo: (II) Capturar el conocimiento tácito y explícito a fin de consolidarlo, registrarlo, difundirlo y aplicarlo al servicio de la compañía mediante su reutilización. © STAFF TÉCNICO REPSOL YPF S.A. Junio 2008 3

Particularidades Particularidades de la actividad La actividad de mantenimiento está descentralizada en todas las operaciones. No existe una Dirección o Gerencia que la alinie. La mayoría de los integrantes de la comunidad es personal operativo, de mucha experiencia práctica en su área, pero no están acostumbrados a compartir. En general se mantienen en un nivel de exposición bajo. La comunicación habitual entre distintas áreas no existía, aún entre las muy cercanas geográficamente. Cada una estaba inmersa en su actividad diaria, funcionando independientemente. © STAFF TÉCNICO REPSOL YPF S.A. Junio 2008 4

Dispersión Geográfica UUEE ABB Upstream AB Relaciones establecidas © STAFF TÉCNICO REPSOL YPF S.A. Junio 2008 5

Historia y Organización Interna La Comunidad comenzó a funcionar en el 2003 (sólo para Argentina). En el 2006 se incorporaron Bolivia, Ecuador y Venezuela. Tenemos más de 300 miembros registrados. Incremento promedio de 5 nuevos miembros por mes. Disponemos de Expertos Internos para consultas sobre las distintas especialidades. Estamos desarrollando un Sistema de Gestión de Consultas Técnicas. Existe una importante y permanente interacción entre distintas UUEE y distintos países. Estructura Interna: 1 Gestor. 12 Miembros forman parte del Equipo Motor. © STAFF TÉCNICO REPSOL YPF S.A. Junio 2008 6

Historia y Organización Interna Métricas: Evolución de Visitas 2007 / 2008 WS Equipo Motor WS Técnico © STAFF TÉCNICO REPSOL YPF S.A. Junio 2008

Historia y Organización Interna Métricas: Evolución de Usuarios 2007 / 2008 WS Equipo Motor WS Técnico © STAFF TÉCNICO REPSOL YPF S.A. Junio 2008

Historia y Organización Interna Organización Interna – Tareas que desarrolla el equipo motor Acciones de expansión, enlace con otras comunidades, intercambio de información de proyectos. Coordinación de proyectos comunes. Gestión de indicadores de performance. Diseño y gestión de indicadores de impacto en el negocio. Detección, diseño y publicación de Best Practices. Actualización y Mantenimiento del Sitio de la Comunidad: Publicación de la Newsletter de la comunidad. Publicación de calendario, eventos, contenidos recomendados. Activación y mantenimiento de los foros Administración de las Bibliotecas. Publicación de manuales. Organización de Workshops y Jornadas Técnicas. Alertas generales. © STAFF TÉCNICO REPSOL YPF S.A. Junio 2008 9

Integración de GdC al proceso de Negocio ¿Cómo se integra la Comunidad dentro del Proceso de Negocio? La Comunidad de Mantenimiento se integra al Proceso de Negocio a través del Proyecto GOP (Gestión Orientada a Procesos). Se identificaron los Procesos Clave del Negocio. Se determinaron los Procesos Clave Prioritarios. Se realizó el despliegue de los Procesos Clave Prioritarios describiéndose los subprocesos o actividades de la forma más profunda posible (llegando al nivel de actividades y tareas). La Comunidad de Mantenimiento se integró a este proyecto como un espacio de consultas técnicas, colaboración, intercambio de buenas prácticas, reservorio y almacenaje de información, difusión e intercambio de conocimiento. © STAFF TÉCNICO REPSOL YPF S.A. Junio 2008

Resultados de Negocio Turbogeneradores en Rincón de los Sauces: Eliminación de incertidumbre por reutilización de experiencia, en proyecto de MU$S 600 Aprovechamiento de técnica desarrollada en Cañadón Seco y reutilizada en Las Heras y Rincón de los Sauces. Ahorro estimado primer año MU$S 150 Organización de talleres de buenas prácticas de Mnto por especialidad Mejora de costos estimada Estimado MU$S 3000 © STAFF TÉCNICO REPSOL YPF S.A. Junio 2008

Lecciones aprendidas I ¿Qué hemos aprendido luego de 5 años de funcionamiento ? Marco Normativo: Es necesaria la existencia de una política global que enmarque la Gestión del Conocimiento y que esta sea difundida. Colaboración y Compromiso: La participación de la “comunidad activa” es pasiva. Las Direcciones del negocio, en general, no objetan la participación del personal, pero tampoco la promueven. La Comunidad aún no se percibe como “de todos” sino como “de algunos” La función del Equipo motor es crucial para el crecimiento de la Gestión del Conocimiento. La Gestión del Conocimiento es “Una Actitud” que se logra con el compromiso y el ejemplo. La Gestión del Conocimiento aún se apoya en la voluntad de las personas de participar. La participación de las personas en Gestión de Conocimiento debe ser parte del programa de incentivos implementado en forma corporativa. © STAFF TÉCNICO REPSOL YPF S.A. Junio 2008 12

Lecciones aprendidas I ¿Qué hemos aprendido luego de 5 años de funcionamiento ? . El sitio de la comunidad: Es importante que el sitio de la comunidad en Intranet sea abierto a toda la compañía (sin restricciones) Los foros son útiles, siempre que se respondan a tiempo las consultas. Los miembros del equipo motor deben tener responsabilidades específicas. La comunicación entre las personas: Solo una pequeña parte de la comunicación entre personas transcurre dentro del sitio Se ha creado un “Networking” que no existia antes de la GdC Ha habido un crecimiento muy importante en el uso del Messenger Corporativo por parte de los miembros de la comunidad © STAFF TÉCNICO REPSOL YPF S.A. Junio 2008 13

Lecciones aprendidas II Reuniones Presenciales: La reuniones presenciales son irreemplazables: la comunidad disfruta, se distiende, se conoce, aprende y se motiva en los Workshops. Los workshops técnicos de temáticas específicas, detectadas como problemas que impactan en el negocio, generan espacios colaborativos dónde colegas que se encuentran con casos similares pueden compartir lecciones aprendidas, proponer una mirada diferente, analizar variables no contempladas, compartir información, contactos, datos de proveedores. Los gestores deben visitar las operaciones al menos una vez al año y tomar contacto con toda la gente. © STAFF TÉCNICO REPSOL YPF S.A. Junio 2008 14

Lecciones aprendidas II Valor Agregado: No informamos suficientemente bien a los Directores de UUEE que hacemos y que valor incorporamos al negocio. Dificultad en demostrar casos de éxito valorizados. Si los miembros de la Comunidad no obtienen “un retorno en servicio” que les facilite su trabajo, no participan: “Si no tengo tiempo para ver mis Emails, menos aún para entrar a la página de TU Comunidad”. Existe una comunicación muy importante y fluida entre los miembros de la Comunidad que no es posible registrar pero esta no ocurriría si no existiera la Comunidad. El trabajo en proyectos comunes potencia la incorporación de valor. © STAFF TÉCNICO REPSOL YPF S.A. Junio 2008 15

Muchas Gracias !! © STAFF TÉCNICO REPSOL YPF S.A. Junio 2008