Seguridad técnica y jurídica con certificados digitales 1 Introducción : Esquema PKI como seguridad técnica 2 Factura telemática : Ventajas y ahorro de costes 3 Factura telemática : Funcionalidad y validez 4 Esquema de emisión y recepción de e.factura (SACE) 5 Documento de factura telemática interpretable © ANF AC & Tradise, 2005

Integridad del documento + titularidad de la firma Esquema PKI como seguridad técnica Los recursos de certificación digital y firma electrónica han venido siendo propuestos a lo largo de los últimos años como instrumentos de seguridad técnica en las necesidades de autenticación de usuarios y garantía de integridad de documentos. Una modalidad combinada de ambas aplicaciones sería la mensajería securizada de clave cruzada, añadiendo así el cifrado de la información Autenticación Se emplea el doble elemento de identificación (el PIN conocido por el titular del certificado) y la clave privada del mismo para identificarse frente al sistema. El administrador del sistema puede verificar la vigencia del certificado emitido para configurar la concesión de acceso Integridad del documento + titularidad de la firma La firma electrónica, tradicionalmente vinculada a verificar la integridad del documento Puede emplearse de forma anónima, es decir, sin vincular ninguna identidad a la Propia firma o, aplicando una clave de cifrado vinculada a un certificado. De este Modo se acredita la identidad del usuario o sistema responsable de la firma del documento © ANF AC & Tradise, 2005

Ventajas de la factura telemática La factura telemática basada en firma electrónica disfruta de pleno reconocimiento fiscal y legal, aportando a todos los perfiles de empresa un potencial de ahorro cierto y una mejora de la eficacia en los procesos administrativos y circuitos de cobro Factura impresa Costes emisión Costes recepción Impresión Manipulado Envío Archivo Almacenamiento Localización Destrucción (final vigencia fiscal) Manipulado recepción Introducción datos sistema Categorización y archivo Almacenamiento Localización Destrucción (final vigencia fiscal) 1,50 Euros 1,80 Euros Factura Telemática Costes emisión Costes recepción Emisión digital Firma electrónica de la factura Envío por medios telemáticos Almacenamiento digital Recepción automática Conciliación automatizada (opcional) Almacenamiento digital 0,10 Euros 0,10 Euros © ANF AC & Tradise, 2005

Modelos certificación Factura Telemática : Funcionalidad y validez El establecimiento de un marco legal y fiscal para el reconocimiento de los documentos digitales a efectos fiscales y jurídicos aporta un potencial cierto de mejora de la eficacia y ahorro de costes a los profesionales y empresas de todos los perfiles. El acceso a estas ventajas debe realizarse empleando soluciones que permitan combinar el cumplimiento de las obligaciones fiscales y legales con los aspectos funcionales de las empresas implicadas Accesibilidad Las soluciones deben adaptarse a las necesidades y posibilidades de todos los perfiles de empresas y profesionales Requisitos Las soluciones deben garantizar el cumplimiento de todos los requisitos legales sin necesidad de procesos que generen costes artificiales Firma electrónica En el ámbito mercantil deberán adoptarse soluciones de firma electrónica de larga duración, garantizando la validez y vigencia de la firma al extinguirse el certificado empleado Modelos certificación Deberá diferenciarse entre modelos de certificación diseñados para dar servicios de identificación y modelos con capacidad de prestar servicios de firma electrónica de larga duración. Interoperabilidad En el caso de la factura resulta especialmente relevante adoptar una solución basada en formatos estándar gratuitos que permita automatizar los procesos de tratamiento de datos Modelos integrados La mayoría de empresas emplean soluciones de gestión estándar por ello resulta imprescindible que la AC homologue dispositivos de firma y verificación basados en componentes modulares © ANF AC & Tradise, 2005

Esquema de emisión y recepción (SACE) El Sistema Abierto de Certificación Electrónica homologado por AEAT y Ministerio de Industria, a efectos fiscales y legales, permite integrar la capacidad de firma electrónica de larga duración en las soluciones comercios y desarrollos a medida. Este modelo no compromete las opciones de conservación y custodia del documento dado que los elementos de verificación de la firma se encuentran integrados en el propio documento. Este modelo funcional se combina con la propuesta de colaboración comercial entre la AC y las empresas y profesionales titulares de las aplicaciones que permite desarrollar un modelo sostenible basado en el pago por uso, garantizando así el ahorro para las empresas usuarias. Firma de larga duración Aplicación comercial Emisor documento Componentes homologados Formato estándar XML Firma de larga duración Solución recepción Receptor documento Componentes homologados Formato estándar XML Autoridad de Certificación Servicios de Certificación (OCSP+TSA) © ANF AC & Tradise, 2005

Esquema de emisión y recepción (SACE) El modelo de emisión y recepción de factura telemática integrado en aplicaciones ofrece una solución cierta a las necesidades que se plantean en PYMES y profesional autónomos tanto en la preparación de la factura interoperable como en la generación de una firma electrónica vinculada que permita la verificación a lo largo del tiempo por parte del receptor sin necesidad de incurrir en costes 4 La factura telemática es enviada por correo electrónico al receptor El proveedor genera los documentos con los datos de factura desde su solución ERP 1 El dispositivo lee el certificado y genera una firma electrónica 2 Se contacta con el sistema de notariado de la propia AC para verificar la validez del certificado y estampar sello de tiempo 3 Si dispone de una aplicación compatible la verificación e integración se automatizan 6 El destinatario emplea el dispositivo de verificación para visualizar las facturas 5 © ANF AC & Tradise, 2005

Documento de factura telemática (I) Con el objeto de combinar validez legal y fiscal, máxima interoperabilidad y facilidad de uso, las soluciones de Factura telemática deben basarse en un documento que integre, de forma jerárquica las capas de datos, firma electrónica y visualización directa. El documento de factura telemática se integra dentro de un mensaje de correo electrónico convencional con el objetivo de permitir su difusión en el ámbito de los profesionales autónomos y PYMES. Para aquellas entidades que empleen soluciones de recepción integradas puede transmitirse, únicamente, el documento firmado. Para facilitar la aceptación de la factura telemática incluso en el ámbito del particular, la solución e.factura Tradise permite generar una representación visual de la factura en base al documento interoperable en formato XML. De este modo, el receptor puede visualizar el contenido sin necesidad de instalar ninguna aplicación especial. El formato de visualización puede ser html o PDF. La representación visual de la firma electrónica de larga duración vinculada a la factura telemática permite comprobar al receptor los elementos de identidad, integridad y vigencia del certificado establecidos por el marco fiscal. El documento de firma integra el sello de tiempo y la verificación de vigencia realizada por la Autoridad de Certificación El documento de firma electrónica contiene, embebido en su interior, el documento original de factura en formato XML UBL. De este modo se garantiza la máxima interoperabilidad con aquellas entidades receptoras que dispongan de una aplicación de gestión o ERP con capacidad de recepción de factura telemática Vinculado al documento original de factura se encuentra el documento de firma electrónica que integra la firma del emisor, la firma del sello de tiempo y el informe de vigencia del certificado emitido mediante protocolo OCSP, junto con la identificación del dispositivo seguro y el encadenamiento. © ANF AC & Tradise, 2005

Documento de factura telemática (II) En lo referente a la información contenida en la factura, el documento de factura telemática contiene dos versiones, el documento original en formato XML UBL vinculado a la firma electrónica y el documento de visualización en formato html o PDF generado a partir del primero a efectos de facilitar la consulta de la información contenida por parte del receptor La versión original de la factura se genera, a elección del emisor y en base a la preferencia del receptor, en los formatos XML UBL o CCI. En ambos casos, el objetivo es permitir a las entidades receptoras y a los servicios de custodia la gestión automatizada de las facturas entregadas. Junto con la conciliación automática realizada por la entidad receptora, la solución efactura Tradise facilita la gestión contable por parte de terceros Para facilitar la difusión y adopción de la factura telemática en todos los perfiles de empresas, profesionales e incluso particulares, la solución e.factura Tradise genera una versión del documento de factura en formato html o PDF a partir de los datos contenidos en el documento original. De este modo, el receptor del documento puede Visualizar su contenido sin necesidad de emplear una aplicación especial. © ANF AC & Tradise, 2005