© 2004 Interactiva 1 Como implantar la Facturación y Firma Electrónica en su empresa. Maria Luisa Blasco Socio-Director Albalia.

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1 http://www.interactiva.com.es © 2004 Interactiva 1 Como implantar la Facturación y Firma Electrónica en su empresa. Maria Luisa Blasco Socio-Director Albalia Interactiva marialuisa.blasco@interactiva.com.es Ventajas de la facturación Electrónica

2 http://www.interactiva.com.es © 2004 Interactiva 2 Creación de la factura e impresión en soporte papel. Envío de la factura por medio de correo ordinario u otros medios de mensajería. Recepción y archivado físico de las facturas. Múltiples copias en el proceso de aprobación y verificación Entrega personal de las copias ante los órganos tributarios. Disponibilidad para inspección Factura manual AEAT

3 http://www.interactiva.com.es © 2004 Interactiva 3 Los inconvenientes que puede ocasionar este sistema a la empresa son: Tramitación larga en el tiempo: los diferentes pasos de la tramitación hacen que sean necesarios al menos dos días para cumplir la tramitación. Problemas de espacio físico: especialmente en empresas con volumen de facturación alto y obligadas a conservar las mismas. Carece de un sistema que garantice autenticación del emisor e integridad de la factura y se intercambian por medios no seguros. Gastos adicionales: Papel, tinta, gastos de almacenaje y envío. Problemas de gestión humana: Múltiples copias, localización, revisión, conciliación Factura manual

4 http://www.interactiva.com.es © 2004 Interactiva 4 Cualquier medio de transmisión es aceptado, de forma que podemos enviar las facturas a través de una Red de Valor Añadido (RVA), a través de Internet o a través de un mensaje de correo electrónico. La única condición es que estén firmadas digitalmente. –Garantía de autenticidad de la factura: El destinatario de la factura debe poder asegurarse de que ésta procede realmente del emisor. (Requisito que no se exigía en la facturación en papel) –De integridad de contenido: Del conjunto de las menciones, incluido el número de la factura (Solo verificable en la facturación en papel si se enfrentan las facturas recibidas y emitidas) –Posibilidad de comprobación de la vigencia de la firma (Equivaldría a la presentación de apoderamiento de los directivos y consulta de su vigencia en el Registro Mercantil) Transmisión

5 http://www.interactiva.com.es © 2004 Interactiva 5 Conservación –lugar de almacenamiento: libre pero con un acceso inmediato y permanente para responder a cualquier posible solicitud de las autoridades fiscales de su país. –Garantizar autenticidad, la integridad (tanto del documento como la del mismo durante el tránsito ) Almacenamiento de la firma digital avanzada –Legibilidad Recepción: –Conformidad por parte del receptor para trabajar con factura digital. Sin obligación de acuerdo explícito o formal No hay necesidad de comunicar a Agencia Tributaria –Importante factura digital- sustituye por completo a la factura papel y por lo tanto está sujeta a los mismos requisitos y obligaciones que la factura en papel. Factura electrónica

6 http://www.interactiva.com.es © 2004 Interactiva 6 Creación y firma digital de la factura. Posibilidad de firmar lotes. Envío y recepción telemática de la factura. Conservación en soporte digital. Posibilidad de imprimir Envío telemático a la Administración (cuando sea requerido) Factura electrónica AEAT

7 http://www.interactiva.com.es © 2004 Interactiva 7 Los beneficios del empleo de este sistema surgen como contrapartida a los inconvenientes de la operativa tradicional y aparecen algunos nuevos Recorte de gastos: Ahorro de papel, gastos de envío y de almacenamiento. Agilidad en la tramitación: Los pasos se realizan en minutos y sin desplazamiento. Ahorro de espacio: El almacenamiento se hace en soportes magnéticos u ópticos. Se suprimen pilas y archivadores de papel. Mayor eficiencia de gestión, de auditoría y de inspección. Procedimiento seguro: El empleo de certificados y firmas digitales garantiza autenticidad, integridad e irrefutabilidad de los documentos. Posibilidad de automatización de procesos en origen y en destino El envío de documentos mediante canales seguros basados en protocolo SSL u otros asegura la confidencialidad en todo el proceso. Debido a que los grandes proveedores y los grandes clientes van a exigir su uso, quien no lo haga quedará fuera de los circuitos de suministro. Factura electrónica

8 http://www.interactiva.com.es © 2004 Interactiva 8 La puesta en marcha de la factura digital plantea retos a las empresas Dudas respecto a la correcta implementación y tipos de certificado Inversión inicial Lenta penetración en la Pyme si no se automatiza el empleo de los certificados en el software de gestión. Necesidad de nuevas versiones. El tratamiento automático requiere acuerdo en los formatos, sobre todo con los grandes clientes Formación de personal No hay garantía de entrega en el e-mail Retos

9 http://www.interactiva.com.es © 2004 Interactiva 9 Empresas que YA la usan En marzo de 2004 se ha alcanzado el número de 1.000 empresas que intercambian facturas a través de EDI, según AECOC. Estas empresas intercambian ya 1 millón de facturas EDI al mes, de las cuales 580.000 incluyen firma electrónica y tienen pleno valor fiscal. La factura (mensaje INVOIC) es el mensaje m á s intercambiado por los usuarios y alcanza el 83% de todos los mensajes. En total, existían 3.100 usuarios EDI a finales de 2003 De hecho, durante 2003 se ha producido un 60% de altas si se compara con 2002 (lo que supone 600 empresas / año) El volumen de datos intercambiado por EDI en 2003 ha sido de 16 GB. El uso de la facturación electrónica ha supuesto a estas empresas un ahorro de 18 millones de euros, y ha evitado la generación de una cantidad equivalente a 2,5 de archivadores con facturas en papel.

10 http://www.interactiva.com.es © 2004 Interactiva 10 Empresas que YA la usan Según estimaciones de AECOC, a finales de 2004 se superará el 80% de facturas con firma electrónica, y varios detallistas forzarán al 100% de sus proveedores a usar factura electrónica si quieren mantener las relaciones comerciales. El mayor distribuidor de capital español ha puesto la fecha de septiembre de 2004 para que todos sus proveedores envíen sus facturas de forma electrónica. El objetivo es disminuir los más de 15.000 m 2 que ocupan las á reas donde trabajan las personas que gestionan facturas, y las m á s de 48.000 llamadas de tel é fono mensuales que se dedican a la resoluci ó n de incidencias EL ahorro medio de procesar una factura en el sector de la distribuci ó n (en donde est á especialmente optimizado) alcanza los 2,6 euros, y llega a los 13 euros en algunas empresas de otros sectores, como Adecco, que ha publicado esta cifra.

11 http://www.interactiva.com.es © 2004 Interactiva 11 Motivos para usarla El 15% de las facturas no cuadran, lo que implica un proceso de resolución de incidencias, por lo que un 20% de las facturas no se pagan en la fecha prevista, y se genera un 30% de clientes insatisfechos que cambian de proveedor (o lo intentan) EL coste de archivar documentos alcanza 0,4 euros y el de recuperarlo, 0,6 euros. El coste de almacenamiento es de 0,2 euros. Las copias de documentos en distintas fases de firma o de proceso hace que se alcance una media de 10 copias de documentos por si acaso. El 60% de las empresas que se deciden a usar la factura electrónica lo hacen tras analizar el ROI de la inversión. Empresas como Bimbo han obtenido el ROI en 4 meses, con un ahorro de 1.800 euros al mes por cada cliente con el que han adaptado la facturación electrónica. Simplemente con alcanzar un 2% de nuevos clientes (lo que está sucediendo a los proveedores que facturan electrónicamente) se justifica un proyecto de adaptación

12 http://www.interactiva.com.es © 2004 Interactiva 12 Donde están los costes SIN Salariales –Localizaci ó n y recuperaci ó n –Tratamiento y gesti ó n –Distribuci ó n Administrativos –Espacio de almacenamiento –Duplicaci ó n de documentos –Material de archivo P é rdida de oportunidades –Seguridad de acceso (cualquiera accede a datos de cierta confidencialidad) –P é rdida de documentos –Calidad de servicio –Gesti ó n

13 http://www.interactiva.com.es © 2004 Interactiva 13 Donde están los beneficios CON Salariales –Accesibilidad desde el puesto de trabajo –No hay archivo ni reenv í o –Informatizaci ó n (lo que reduce coste de archivo Administrativos –Reaprovechamiento del espacio –Una sola fuente de informaci ó n homog é nea y fiable –Se suprimen listados y sus copias P é rdida de oportunidades –Mejora el control y seguimiento –El extrav í o casi desaparece –Plazos m á s cortos de gesti ó n que afectan a cobros y pagos –Calidad de servicio –Mejor productividad

14 http://www.interactiva.com.es © 2004 Interactiva 14 Como valorar el retorno en nuestra empresa Identificar las personas y departamentos implicados en la emisión o en la recepción de facturas Valorar el tiempo dedicado a diferentes actividades Explorar el recorrido de las facturas y sus copias por la organización Analizar los diferentes flujos identificando tareas repetitivas y redundantes Simplificar los procesos Suprimir el papel sustituyendo la impresión, copias, envío y archivo por la remisión y almacenamiento electrónicos Valorar los recursos recuperados: espacio, tiempo, personas,...