Instrumentos de Consulta y Control Archivísticos Taller Instrumentos de Consulta y Control Archivísticos

Lo que imaginamos cuando se habla de un archivo

Como debe verse un archivo

Los archivos Son los espacios de reguardo de los documentos y expedientes generados en las Instituciones, que registran todos los procesos administrativos que derivan de sus funciones y que tiene como finalidad atender las necesidades de la sociedad. Por tanto, son necesarios para preservar los registros que dan cuenta del desarrollo social, político y cultural de las Naciones.

Archivo General de Indias

Archivo General de la Nación

Normatividad Ley General de Transparencia y Acceso a la Información. Ley 875 de Transparencia para el Estado de Veracruz. Lineamientos para Catalogar, Clasificar y Conservar los Documentos y la Organización de Archivos. Lineamientos para la Organización de Archivos. Ley General de Archivos.

La importancia de la organización archivística en el desarrollo institucional Correcta resolución de los asuntos Ubicación rápida y eficiente de los documentos Identificación de los tipos de documentos (documentos de archivo, documentos de comprobación administrativa inmediata y documentos de apoyo informativo) Transparencia y Protección de Datos Personales

Ciclo vital de los documentos Documentación activa. De uso frecuente Archivo de trámite Documentación semiactiva. Consulta esporádica Archivo de concentración Documentación inactiva. Testimonial, investigaciones Archivo histórico

Ciclo vital de los documentos Oficialía de partes Brinda los servicios de recepción y despacho de la correspondencia dirigida a las área administrativas del Sujeto Obligado. Utiliza formatos de registros de entrada y salida de documentos y visitantes.

De las funciones de los responsables de archivo Coordinador(a) de archivos Elaborar los Instrumentos de Consulta y Control Archivísticos, en coordinación con los responsables de archivo de trámite, concentración e histórico; Coordinar las acciones de los archivos de trámite; Establecer y desarrollar un programa de capacitación y asesoría archivística; Elaborar y actualizar el registros de los titulares de los archivos del Sujeto Obligado; Coordinar los procedimientos de valoración y destino final de la documentación, con base en la normatividad vigente;

Coordinar con el área de informática del Sujeto Obligado las actividades destinadas a la automatización de los archivos a la gestión de documentos electrónicos; Mantener comunicación permanente con las unidades administrativas, para efectos de asesoría, dirección, evaluación y control operativo. Diseñar, proponer, desarrollar, instrumentar los planes, programas y proyectos de desarrollo archivístico; Elaborar las políticas y medidas técnicas para la regulación de los procesos archivísticos durante el ciclo vital de los documentos de archivo; Fungir como Secretario en el Grupo Interdisciplinario. (SNT)

De las funciones de los responsables de archivo Responsables de archivo de trámite Apoyar en la integración de los expedientes de archivo; Conservar la documentación que se encuentra activa y aquella que ha sido clasificada por el Comité de Transparencia del S.O; Coadyuvar con el área Coordinadora de Archivos en la realización y/o actualización de los Instrumentos de Consulta y Control Archivísticos; Elaborar los inventarios de transferencia primaria y el general por expediente; Valorar y seleccionar los documentos y expedientes para su transferencia o en su caso la baja documental. Realizar las bajas cuando sean necesarias y las transferencias respetando los plazos del catálogo de disposición documental.

De las funciones de los responsables de archivo Responsable de archivo de concentración Recibir de los archivos de trámite la documentación de las transferencias primarias; Resguardar la documentación semiactiva hasta cumplir su vigencia documental; Elaborar los inventarios de transferencia secundaria o baja según sea el caso así como el inventario general por expediente; Recibir y procesar las bajas documentales procedentes de las áreas administrativas; Etiquetar las cajas con los expedientes contenidos;

Organizar la documentación a resguardo en el archivo de concentración y reorganizarla en caso de ser necesario; Realizar los préstamos de documentación a las áreas generadoras; Coadyuvar con la Dirección de Archivos en la realización de los Instrumentos de Consulta y Control Archivísticos.

Los Instrumentos de Consulta y Control Archivísticos Cuadro General de Clasificación Archivística Catálogo de Disposición Documental Guía Simple de Archivos Inventarios documentales: General, Transferencia y Baja.

Los Instrumentos de Consulta Contiene la información y ubicación esquematizada y detallada de series documentales así como de los expedientes que las componen. Guía simple de archivos: Esquema general de descripción de las series documentales de los archivos de un Sujeto Obligado, que indica sus características fundamentales conforme al cuadro general de clasificación archivística y sus datos generales. Inventarios documentales: Instrumentos de consulta que describen las series y expedientes de un archivo y que permiten su localización.

Los Instrumentos de Control Propician la organización y conservación de los documentos a lo largo de su ciclo vital. Cuadro General de Clasificación Archivística: Instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada dependencia o entidad. Catálogo de Disposición Documental: Registro General y sistemático de las series, donde se establecen valores primarios, plazos de conservación, vigencia documental, carácter de público, reservado o confidencial, en los archivos de trámite y concentración, determinando valores secundarios y destino final.

La conformación de los Instrumentos Identificación de funciones de cada área administrativa (series documentales) Contar con responsables de archivo de trámite. Conocer el soporte documental en el archivo de trámite. Apoyo de normatividad vigente y organigrama (Leyes, lineamientos, manuales, reglamentos). No duplicar funciones (identificar áreas coadyuvantes). Identificar las derivaciones de cada serie (subseries).

El Cuadro General (primera parte) Se desarrolla en base a la complejidad de la estructura orgánica Organigrama actualizado Respetar el nivel jerárquico Contar con el formato del cuadro Conocer el fondo documental

Niveles y claves: Fondo documental: Conjunto de documentos producidos orgánicamente por un Sujeto Obligado, que se identifica con el nombre. Es la mayor agrupación documental de un archivo. Sección: Son las divisiones del fondo, basada en las atribuciones de cada sujeto obligado de conformidad con las disposiciones legales aplicables. (áreas administrativas) Serie: Es la división de la sección que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma atribución general y que versan sobre una materia o asunto específico. (asunto)

Pueden existir las subdivisiones necesarias (Subfondo, subsección, subserie). Las claves de las secciones son la base para establecer las claves de las series. Se pueden conformar de manera alfabética, numérica o alfa- numérica.

La ficha de valoración Formato utilizado para recabar información de las series documentales de cada área administrativa. Identifica las características particulares que cada serie en base al soporte documental que contiene (valores documentales, las condiciones de acceso a la información, vigencia documental y el destino final de cada serie). Un formato por serie documental Previo al llenado de la ficha se realiza la primera parte del Cuadro General para establecer las claves de sección.

Cuadro General de Clasificación Archivística (Segunda parte)

Catálogo de Disposición Documental

Guía Simple de Archivos

Inventarios documentales

La balanza del cumplimiento archivístico Normatividad Obligaciones Responsabilidad Desconocimiento Pereza Infravaloración

Los archivos NO son… Bodegas Áreas de castigo Los archivos SI son… Espacios organizados Centros de resguardo de la documentación Fuentes de información

En conclusión Administración de espacios físicos. Los documentos contienen información de vital importancia y por tanto su resguardo y organización son necesarios. La correcta organización archivística facilita la consulta de los documentos o expedientes. El beneficio de la correcta organización es para los miembros de las áreas generadoras. El acervo documental sirve como evidencia del desarrollo de la Institución. La responsabilidad de la protección y conservación de los documentos es conjunta.

Lic. Julio César Medina Gutiérrez Responsable de la Oficina de Archivos jmedina.ivai@outlook.com 8-420270 Ext. 108