Profr. Fabricio Moreno Baca Multiversidad 2014 Integrar expedientes de manera física y/ó electrónica de acuerdo con lineamientos de la empresa Profr. Fabricio Moreno Baca Multiversidad 2014

PORQUE ES IMPORTANTE CONSERVAR DETERMINADAS COMUNICACIONES ESCRITAS. El comercio, la banca, la industria y en general el mundo de los negocios en cualquieras de sus ramas precisan de la comunicación escrita, porque las relaciones comerciales y empresariales necesitan fijarse en términos que solo puede aportar la comunicación escrita, la cual tiene dos grandes propiedades: permanencia Constancia a las que cabe de agregar las de ser: medio de prueba legal y medio de facilitación del intercambio comercial

PROCESO ADMINISTRATIVO DE LA OFICINA MEDIO DE PRUEBA LEGAL Que una comunicación escrita tenga el valor de constancia, le otorga una nueva propiedad: ser medio de prueba legal en caso de litigio. Esto se debe a que es un testimonio fiel de las condiciones en que se hizo una transacción PROCESO ADMINISTRATIVO DE LA OFICINA Todo documento comercial (carta, contrato, factura, orden de compra o requisición) existe como parte de la operación administrativa de un negocio. Manejo de documentos y archivos En una época, el manejo de documentos significaba el almacenamiento, la recuperación y la protección de papeles comerciales, es decir, lo que conocemos básicamente como el archivo (que significa custodiar; guardar). Hoy el manejo de documentos incluye no solo el archivo, sino también el control, la utilización, la creación y la disponibilidad final de estos. El manejo y el control de documentos, así como el sistema adecuado para su archivo, deben estar bajo la responsabilidad de quien tiene los conocimientos básicos y esta consiente de la importancia del correcto control, creación, utilización, almacenamiento, protección y disposición de los documentos necesarios en cada transacción que se realiza.

CICLO DE VIDA DE UN DOCUMENTO COMERCIAL El ejecutivo moderno no solo se preocupa por saber cómo se adaptan los documentos que se generan en su empresa a los sistemas comerciales establecidos; él sabe también cual es el ciclo de vida de cada documento que emplea en su empresa y sabe qué medidas y disposiciones deben tomarse en cuenta para que con el tiempo estos documentos sean transferidos o eliminados. El ciclo de vida de un documento comercial implica cinco etapas: 1. Creación o recibo 2. Archivo y protección 3. Utilización 4. Transferencia 5. Eliminación

IMPORTANCIA DEL PROCESO DE ARCHIVAR Debido a que los documentos son tan importantes en cualquier empresa, el empleado que tiene la responsabilidad de la custodia de los documentos está especialmente interesado en conocer los sistemas de archivos que le permitirán localizarlos con rapidez y utilizarlos. Para muchos empleados de oficina, archivar es una actividad de tiempo completo. A medida que crece la empresa sus funciones de archivo se vuelven más complicadas y exigentes. CONCEPTOS BÁSICOS PARA ARCHIVAR Cuando se buscan un nombre y un número en el directorio telefónico, se está seleccionando información de un libro electrónico. Los nombres se encuentran en orden alfabético, y el conocimiento del alfabeto nos ayuda a encontrar el nombre deseado. Al clasificar los nombres y ordenarlos con la secuencia de las letras del abecedario, se está utilizando el sistema alfabético. En una compañía de seguros, don de los documentos se solicitan por el número de póliza, el sistema numérico es el que se utiliza.

EQUIPO Y MATERIALES ARCHIVADORES DE CORRESPONDENCIA Para lograr la efectividad que se espera de cualquier sistema de archivo, es indispensable conocer el equipo y familiarizarse con el material especifico que se utiliza (archivadores, gavetas, guías, carpetas, expedientes), as i como la herramienta más moderna producto del avance tecnológico en el mundo de hoy. La eficiencia de los sistemas de archivo depende en gran parte del equipo y materiales utilizados. Para tener efectividad, el sistema debe: Ahorrar tiempo. Esto significa que el equipo y los materiales deben diseñarse de tal manera que quienes manejen los documentos no hagan movimientos innecesarios Proporcionar protección adecuada a los documentos. Algunos archivadores deben tener cerraduras para proteger su contenido; otros, deben ser a prueba de incendio. Conservar espacio. Los archivadores deben diseñar de tal manera que no ocupen más espacio del absolutamente necesario.

CAPACIDAD DE LAS GAVETAS El espacio utilizado en la mayor parte de las gavetas de un archivador de correspondencia es de 26 pulgadas desde la parte delantera hasta la trasera. La capacidad máxima es de 5000 documentos, incluyendo las guías y las carpetas necesarias. Sin embargo, para que su funcionamiento sea más eficiente es preferible no colocar más de 4000 documentos en cada gavetas, porque si quedan demasiados apretados es difícil asir los expedientes y extraerlos. TÍTULOS PARA LAS GAVETAS DE UN ARCHIVADOR Con el fin de que se pueda identificar rápidamente su contenido, cada gaveta debe de estar adecuadamente rotulada. En la parte delantera del archivador hay un porta-rotulo llamado marbete, destinado para este fin. El titulo puede ser: Titulo simple Titulo doble