El archivo de la información

Presentación del tema: "El archivo de la información"— Transcripción de la presentación:

1 El archivo de la información
vamos a conocer... 1. El archivo de la información en soporte papel 2. ¿Se pueden destruir los documentos? 3. La organización del archivo físico 4. Equipos y materiales necesarios para guardar los documentos 5. El archivo en otros soportes diferentes al papel 6. Los archivos informáticos 7. Las bases de datos en el tratamiento de la información 8. Organización y gestión de archivos del correo electrónico 9. La protección de los datos informáticos PRÁCTICA PROFESIONAL La información en una base de datos

2 El archivo de la información en soporte de papel
¿QUÉ ES UN ARCHIVO? LUGAR FÍSICO + CONJUNTO ORDENADO DE DOCUMENTOS

3 El archivo de la información en soporte de papel
¿POR QUÉ EXISTE EL ARCHIVO? POR IMPERATIVO LEGAL POR INTERÉS DE PROPIO EL ARCHIVO ES LA MEMORIA DE LA EMPRESA; HAY QUE CUIDARLO Y ATENDERLO

4 El archivo de la información en soporte de papel
FUNCIONES DEL ARCHIVO GUARDAR, CONSERVAR Y CUSTODIAR LA DOCUMENTACIÓN FACILITAR LA LOCALIZACIÓN RÁPIDA Y EFICIENTE DE LOS DOCUMENTOS CONSTITUIR UN CENTRO DE INFORMACIÓN PARA LA EMPRESA CUMPLIR CON LAS DISPOSICIONES LEGALES

5 El archivo de la información en soporte de papel
PAUTAS A SEGUIR PARA ORGANIZAR EL ARCHIVO DE DOCUMENTOS ORGANIZACIÓN PERSONALIZADA PLANIFICAR SEGUIR UN MÉTODO ADECUACIÓN Y EFICACIA DARLA A CONOCER A LOS INTERESADOS LA ORGANIZACIÓN NACE AL MISMO TIEMPO QUE LA DOCUMENTACIÓN CONSTANCIA

6 La organización del archivo físico
¿QUÉ TIPOS DE ARCHIVOS SE PUEDEN ENCONTRAR? DEPENDE DEL CRITERIO QUE SE ADOPTE Archivo central (o centralizado) SI ATENDEMOS AL GRADO DE CENTRALIZACIÓN/DESCENTRALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN: Archivo descentralizado Archivo mixto Archivo activo SI TENEMOS EN CUENTA LA FRECUENCIA DE USO DE LA DOCUMENTACIÓN Archivo semiactivo Archivo definitivo

7 (La documentación se agrupa en un lugar)
La organización del archivo físico ARCHIVO CENTRALIZADO (La documentación se agrupa en un lugar) EFICACIA EN LA GESTIÓN EFICACIA EN LA ORGANIZACIÓN MENOR COSTE DE INSTALACIONES Y MATERIALES MENOR COSTE DE MANO DE OBRA VENTAJAS MENOR OPERATIVIDAD RETRASOS EN LA GESTIÓN MAYOR COSTE DE GESTIÓN DESVENTAJAS

8 ARCHIVO DESCENTRALIZADO (La documentación se reparte)
La organización del archivo físico ARCHIVO DESCENTRALIZADO (La documentación se reparte) MAYOR OPERATIVIDAD RAPIDEZ EN LA GESTIÓN MENOR COSTE DE GESTIÓN VENTAJAS SE REPITEN TAREAS: INCREMENTO DE COSTE MAYOR COSTE GENERAL MENOR EFICIENCIA DESVENTAJAS

9 COMBINA LO MEJOR DE LOS SISTEMAS “CENTRALIZADO” Y “DESCENTRALIZADO
La organización del archivo físico ARCHIVO MIXTO COMBINA LO MEJOR DE LOS SISTEMAS “CENTRALIZADO” Y “DESCENTRALIZADO TRABAJA POR NIVELES NIVEL BÁSICO NIVEL INTERMEDIO NIVEL SUPERIOR ARCHIVO INDIVIDUAL ARCHIVO DEPARTAMENTAL ARCHIVO GENERAL

10 SEGÚN LA VIGENCIA DE LOS DOCUMENTOS DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS
La organización del archivo físico SEGÚN LA VIGENCIA DE LOS DOCUMENTOS ARCHIVO ACTIVO ARCHIVO DEFINITIVO INACTIVO ARCHIVO SEMIACTIVO DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS

11 MATERIALES Y EQUIPOS MATERIALES
Equipos y materiales necesarios para guardar los documentos MATERIALES Y EQUIPOS CARPETAS CAJAS FICHAS GUÍAS MATERIALES

12 MATERIALES Y EQUIPOS MOBILIARIO
Equipos y materiales necesarios para guardar los documentos MATERIALES Y EQUIPOS ESTANTERÍAS ARMARIOS ARCHIVADORES MOBILIARIO

13 Se guarda en microfichas de película.
El archivo en otros soportes diferentes al papel LA DOCUMENTACIÓN FÍSICA (papel) SE PUEDE TRASLADAR A OTRO SOPORTE POR MEDIO DE: DIGITALIZACIÓN MICROFILMACIÓN Se guarda en microfichas de película. Se convierte en imágenes digitales para guardar en algún soporte de memoria (CD, DCD, HD, etc.)

14 ESPECIAL IMPORTANCIA TIENEN LOS ARCHIVOS INFORMÁTICOS O DIGITALES
SUS ELEMENTOS PRINCIPALES SON: UTILIZAN EL ORDENADOR Y SUS PERIFÉRICOS ARCHIVO O FICHERO CARPETA

15 Los archivos informáticos
OPERACIONES QUE SE PUEDEN REALIZAR CON LOS ARCHIVOS O CARPETAS DIGITALES: MOVER ORDENAR BORRAR (todo o solo parte) COMPRIMIR ELIMINAR (totalmente) COMPARTIR CREAR NOMBRAR y RENOMBRAR EXAMINAR BUSCAR (todo o algún elemento) PROTEGER

16 DOS UTILIDADES ESPECIALES EN EL ARCHIVO DIGITAL
Los archivos informáticos DOS UTILIDADES ESPECIALES EN EL ARCHIVO DIGITAL EL ADMINISTRADOR DE ARCHIVOS EXPLORADOR, “EXPLORER” LA PAPELERA DE RECICLAJE

17 Las bases de datos en el tratamiento de la información
UN TIPO DE ARCHIVO DE LA INFORMACIÓN DIGITAL LAS BASES DE DATOS PROGRAMAS ESPECÍFICOS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

18 BASE DE DATOS FICHEROS REGISTROS CAMPOS
Las bases de datos en el tratamiento de la información RELACIÓN ENTRE BASES DE DATOS Y LOS ELEMENTOS DE UN ARCHIVO TRADICIONAL: BASE DE DATOS ARMARIO ARCHIVADOR Cada base de datos está compuesta de varios bloque o FICHEROS CAJONES DEL ARMARIO ARCHIVADOR FICHEROS Cada fichero de la base de datos está compuesto por REGISTROS REGISTROS FICHA Cada registro contiene uno o más CAMPOS CAMPOS CADA UNO DE LOS DATOS

19 Las bases de datos en el tratamiento de la información
RELACIÓN ENTRE BASES DE DATOS Y LOS ELEMENTOS DE UN ARCHIVO TRADICIONAL:

20 VENTAJAS DE LA GESTIÓN INFORMATIZADA DE LOS DATOS
Las bases de datos en el tratamiento de la información VENTAJAS DE LA GESTIÓN INFORMATIZADA DE LOS DATOS CAPACIDAD DE ALMACENAMIENTO. RAPIDEZ (EN LA GESTIÓN Y EN EL ACCESO). MAYOR EFICACIA Y EFICIENCIA. MINIMIZACIÓN DE ERRORES. AHORRO DE ESPACIO Y DE TIEMPO. PERMITEN EL INTERCAMBIO CON OTROS PROGRAMAS DE GESTIÓN (CÁLCULO, DISEÑO, TEXTO, GRÁFICOS, ETC.) . LAS BASES DE DATOS PERMITEN RELACIONAR FICHEROS DIFERENTES, BASES DE DATOS DISTINTAS.

21 Organización y gestión de archivos del correo electrónico
LOS ARCHIVOS RELACIONADOS CON EL CORREO ELECTRÓNICO AGENDA DE CONTACTOS BANDEJA DE ENTRADA DE MENSAJES MENSAJES ENVIADOS MENSAJES RECIBIDOS PAPELERA CORREO NO DESEADO

22 A) POR IMPERATIVO LEGAL
La protección de los datos informáticos RAZONES POR LAS QUE SE DEBEN PROTEER LOS DATOS INFORMÁTICOS A) POR IMPERATIVO LEGAL DISPOSICIONES REFERIDAS AL CÓDIGO DE COMERCIO DISPOSICIONES REFERIDAS A LA LEY ORGÁNICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

23 RAZONES POR LAS QUE SE DEBEN PROTEER LOS DATOS INFORMÁTICOS
La protección de los datos informáticos RAZONES POR LAS QUE SE DEBEN PROTEER LOS DATOS INFORMÁTICOS B) POR MOTIVOS DE SEGURIDAD RELACIONADOS CON EL PROPIO FUNCIONAMIENTO EMPRESARIAL PELIGROS MEDIDAS DE SEGURIDAD Pérdida de datos Copias de seguridad Intromisiones desde el interior. Claves o contraseñas de acceso Acceso indebido a la información (desde el interior). Restricciones de acceso a determinada información. Virus Programas antivirus Intrusiones externas Cortafuegos (FIREwall) Espías Cifrado o encirptado de la información