y lo que no se puede evaluar Círculos de comparación intermunicipales Lo que no se puede medir no se puede evaluar y lo que no se puede evaluar no se puede mejorar diciembre de 2009

¿Qué son los Círculos? Los Círculos de Comparación Intermunicipales consisten en una reunión anual de diversos expertos municipales de los diferentes servicios públicos analizados, con la finalidad de: Medir, comparar y evaluar resultados, mediante unos indicadores comunes consensuados. Formar un grupo de trabajo para intercambiar experiencias. Impulsar la mejora de los servicios.

Evolución del los Círculos de Comparación

Fases de los Círculos de Comparación 1 FASE DE DISEÑO: - Definición de la misión y de los objetivos estratégicos - Consensuar indicadores Consensuar las definiciones de las variables de la encuesta (1 ó 2 talleres) 5 2 FASE DE IMPLEMENTACIÓN DE LA MEJORA - Plan de mejora * Implementación * FASE DE MEDICIÓN - Recogida de datos Validación de datos * Fase a realizar por los municipios 4 3 FASE DE MEJORA -Selección de un punto fuerte / oportunidad de mejora Diagrama Ishikawa Matriz de clasificación de las causes Matriz de análisis de las acciones de mejora (1 taller) FASE DE EVALUACIÓN - Informes Intermunicipales Identificación de puntos fuertes / oportunidades de mejora

Fase de Diseño 1er Taller presencial Presentación de los objetivos de los talleres Definición de la misión del servicio “Policía Local” Consenso de indicadores (primer borrador) Identificación de las variables del cuestionario 2on Taller presencial Exposición de la misión del servicio “Policía Local” Consenso de indicadores (versión definitiva) Consenso de las definiciones de las variables del cuestionario

Las 4 dimensiones I. Dimensión Encargo político / estratégico Se trata de indicadores relacionados con la consecución de los objetivos finales del servicio, así como con la calidad del servicio. IV. Dimensión Económica Se trata de indicadores que expresan los recursos necesarios para ofrecer el servicio, sus costes asociados, así como las fuentes de financiación del servicio. II. Dimensión Usuario / Cliente Se trata de indicadores relacionados con el uso que hacen los usuarios/clientes del servicio y la satisfacción del mismo. Si es necesario, se puede distinguir entre usuarios internos y externos del servicio. III. Dimensión Valores Organizativos / RRHH Se trata de indicadores relacionados con el modelo organizativo y de gestión, así como de los recursos humanos (por ej. Retribuciones, tasa de presencia, formación, satisfacción o cargas de trabajo).

Cuadro Resumen Policía Provincia BCN Encargo político / estratégico 13 indicadores Usuario / Cliente 4 indicadores Valores Organizativos / RRHH 17 indicadores Economía 7 indicadores

Fase de Medición 2 Se envía el cuestionario con la definición de las variables. Recogida de los datos. Datos internos del propio departamento  Establecer el procedimiento interno de recogida de datos. Datos internos procedentes de otros departamentos (RRHH, Intervención)  Solicitarlos. Datos internos facilitados por la FEGAMP / Xunta  Se incluyen automáticamente por la FEGAMP / Xunta en el cuestionario. Datos externos (por ej.: Población)  Se incluyen automáticamente en el cuestionario. Validación conceptual y estadística de los datos.

Fase de Evaluación de Resultados 3 Cuadro Resumen de Indicadores de cada municipio Aproximación a un “Cuadro de Mando Integral”, con los indicadores clasificados en 4 dimensiones de meta (y agrupados según los objectivos genéricos del servicio): Dimensión Encargo político / estratégico. Dimensión Usuario / Cliente. Dimensión Valores Organizativos / RRHH. Dimensión Económica. Los valores de cada municipio que son significativamente diferentes a los de la media, se muestran con colores. 50% por encima 50% por debajo la media

Fase de Evaluación de Resultados 3 Informe Intermunicipal. Identificación de Puntos Fuertes / Oportunidades de Mejora a partir de los datos. Cada municipio selecciona una Oportunidad de Mejora para analizarla a fondo.

Fase de Mejora 4 4.1 4.2 4.3 Se identifican las diferentes causas de una oportunidad de mejora. Herramienta: Diagrama Ishikawa. Se identifica el peso de cada causa, y se ordenan las causas de mayor a menor importancia. Herramienta : Matriz de Clasificación de Causas. Se identifican posibles acciones de mejora y se ponderan. Herramienta : Matriz de Análisis de Acciones de Mejora.

Fase de Mejora: Cuadro resumen 4 4.1 4.2 4.3

Fase de Comunicación e implementación 5 Jornada de Clausura, con concejales y técnicos. Elaboración del Plan de Mejora*. Implementación del Plan de Mejora*. * Tareas realizadas exclusivamente por los municipios.

¿Cuáles son los resultados que se obtienen? El aprendizaje de una metodología específica de trabajo. Un Cuadro Resumen de indicadores del servicio para cada municipio, similar a un Cuadro de Mando Integral. Un informe comparativo de todos los municipios, en los que constan los resultados de todos los indicadores tratados. Un análisis estratégico de la situación actual del servicio municipal analizado (informe puntos fuertes – oportunidades de mejora). La definición de un proceso de mejora a través de unas herramientas metodológicas específicas. Un informe final que incorpora todos los datos y procesos de mejora de todos los municipios participantes.

¿Cuáles son los resultados que se obtienen? El 71% de los encuestados manifiesta haber iniciado actuaciones concretas de mejora que se han identificado en los Círculos. El 76 % de los municipios encuestados valoran los Círculos con una nota igual o superior a 8, sobre 10. La valoración media de los Círculos es de 8.

¿Cuáles son los resultados que se obtienen? El 90% de los encuestados considera que los indicadores consensuados son muy o bastante adecuados. Un 67 % de los encuestados considera que uno de los principales atractivos de los Círculos es la posibilidad de relacionarse con profesionales que realizan el mismo trabajo.

Algunos indicadores de los Círculos

Más informacióm de los Círculos http://www.diba.cat/menugovernlocal/cci.asp http://www.diba.cat/menugovernlocal/es/cci_es.asp http://www.diba.cat/menugovernlocal/en/cci_en.asp

Premio a las Buenas Prácticas de Gestión Interna Los Círculos de Comparación Intermunicipal han sido galardonados por el Ministerio de Presidencia con el primer Premio de Buenas Prácticas de Gestión Interna, en la convocatoria 2008 de los Premios a la Calidad e Innovación en la Gestión Pública.