PRINCIPIOS CLAVES PARA BRINDAR INFORMACIÓN O DAR DECLARACIONES A LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN DECÁLOGO PARA ENFRENTAR A LA PRENSA Oficina Asesora de Comunicaciones

1. Recuerde que una de las funciones de la Oficina de Comunicaciones de la Secretaría es canalizar las peticiones de información y entrevistas de la prensa. Tenga en cuenta que siempre contará con nuestro apoyo y asesoría a la hora de responder a los medios de comunicación. 2. En todos los casos, es recomendable atender a la prensa y facilitarle su trabajo. Evadir sus solicitudes puede ser contraproducente para la entidad. Infórmele al periodista de su disponibilidad de tiempo para responder la entrevista. Esta es una regla de oro para que él o ella priorice los interrogantes y usted pueda cumplir otros compromisos. Cuando el tiempo se haya cumplido, hágaselo saber amablemente al comunicador o comunicadora. Oficina Asesora de Comunicaciones

3. Atienda y responda las preguntas del periodista con la mayor amabilidad posible. De ello depende, en gran parte, el tratamiento que este le dé a la información suministrada por usted en el momento de elaborar su nota para prensa escrita, radio o televisión. Tenga en cuenta que usted está proyectando la imagen de la Secretaría. Sea cuidadoso al hablar, refleje confianza y credibilidad y utilice siempre un lenguaje sencillo. 4. El periodista es un ser humano como cualquiera. Muchas veces, incluso, está más nervioso que el entrevistado, pero sabe manejar esta situación. Muéstrese tranquilo y seguro a la hora de responder y nunca dé entrevistas si desconoce el tema, pues la inseguridad lo puede llevar a cometer equivocaciones. Oficina Asesora de Comunicaciones

5. Sea concreto y preciso en sus respuestas. Cuando no comprenda la pregunta, hágaselo saber al periodista con la misma amabilidad de siempre y en ningún caso haciéndolo sentir mal. 6. Si desconoce información precisa requerida por el o la periodista (en términos, por ejemplo, de cifras, datos, estadísticas, valores, números), lo recomendable es decirle al comunicador que por el momento no cuenta con esa información. Es posible que el o la periodista insista sobre el tema. Pero no se deje presionar. Dígale que, con gusto, más adelante le resolverá la inquietud, cuando usted acopie la información. Nunca le proporcione al periodista información estadística desactualizada o aquella sobre la cual usted no esté seguro. Oficina Asesora de Comunicaciones

7. Si el periodista pregunta algo que usted ya respondió, lo hace por una de dos razones: porque cuando usted le respondió no estaba prestando la atención debida, o como estrategia para tomarlo desubicado y obligarlo a responder, en el caso de que usted haya evitado hacerlo por no contar con la información necesaria. En el primer caso, respóndale nuevamente sin perder la gentileza y la firmeza. En el segundo, insístale en que por el momento no tiene la información sobre el tema. 8. La manera como usted se comporte con la prensa debe ser igual tanto si se trata del representante de un medio de comunicación grande (EL TIEMPO, Canal RCN o Caracol Radio, por ejemplo), como si es un periodista de un medio de comunicación pequeño, distrital, local, alternativo o comunitario. No hay que discriminar. Oficina Asesora de Comunicaciones

9. En ningún caso es recomendable pedirle al periodista que antes de publicar la información se la envíe a usted para revisarla y/o complementarla. En todo caso, si duda de la exactitud de alguno de los datos suministrados, verifíquelo y llame al comunicador para precisar la información. 10. Cuando se trate de denuncias contra la Secretaría que comprometan el trabajo de sus servidores-servidoras o las acciones de sus programas y unidades operativas, lo recomendable es informar inmediatamente al Despacho, para que, junto con la Oficina de Comunicaciones, evalúen la manera de actuar. Oficina Asesora de Comunicaciones

Si el o la periodista acude a usted es porque sabe que es un experto en el tema. Pero no sobra documentarse aún más, para enfrentar las preguntas del comunicador-a con mayor seguridad. En sus respuestas, y cuando se trate de la divulgación de acciones de la Secretaría en beneficio de la comunidad, destaque que se trata de un programa de la Secretaría Distrital de Integración Social, ejecutado a través del proyecto o proyectos a su cargo. Si le facilita registro fotográfico relacionado con el programa o proyecto que maneja, este debe ser reciente y de buena calidad. En todo caso, lo recomendable es pedir asesoría a la Oficina de Comunicaciones sobre el material fotográfico que va a prestar. Recomendaciones Adicionales Oficina Asesora de Comunicaciones

Si le va a entregar al periodista material complementario, asegúrese de que este sea la última versión que usted tiene sobre el tema. Muy seguramente el periodista, al término de la entrevista, le pedirá su número de celular para llamarlo en caso de dudas posteriores. Siempre es recomendable atender a la prensa y facilitarle su trabajo. Recuerde que en todos los casos, es mejor mantener buenas relaciones con los medios de comunicación. Oficina Asesora de Comunicaciones