PROCEDIMIENTOS OBLIGATORIOS MANUAL DE CALIDAD Y OPERACIONES NORMA TECNICA NTCGP 1000:2004 MECI 1000:2005

JERARQUIA PARA LA DOCUMENTACIÓN NIVEL 1 POLÍTICA Y OBJETIVOS (Punto de referencia de la entidad) NIVEL 2 MANUAL DE GESTIÓN DE CALIDAD Y DE OPERACIONES (Qué hace la entidad: Mapa de procesos, caracterización de procesos) PLANES DE CALIDAD NIVEL 3 PROCEDIMIENTOS REQUERIDOS POR LA NORMA (Qué ?, quién ?, dónde?) NIVEL 4 DOCUMENTOS PARA LA PLANIFICACIÓN, OPERACIÓN Y CONTROL NIVEL 5 REGISTROS

MANUAL DE CALIDAD Y DE OPERACIONES Establecer Mantener MANUAL DE CALIDAD SGC Alcance, exclusiones Incluye, o referencia Descripción, interacción Procesos del SGC Etapa 1 Etapa 2 Etapa X ENTRADAS SALIDAS Procedimientos

MANUAL DE CALIDAD Y DE OPERACIONES Mapa de Riesgos Direccionamiento Estratégico Código de Ética y de Buen Gobierno Matriz de aplicación de los requisitos de las normas NTCGP 1000:2004 Matriz de cumplimiento de elementos que componen el MECI

SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD CAPÍTULO 4 SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Implementar Mantener Documentar Mejorar continuamente Identificar y Establecer SGC

GUIA PARA LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS FGN-14100-G-01 CARACTERISTICAS DE LA DOCUMENTACIÓN Satisfacer las necesidades reales de la organización. Contar con instrucciones apropiadas de uso, manejo y conservación Facilitar la localización de las orientaciones y disposiciones específicas Redacción simple, corta y comprensible Hacer uso racional y adecuado, por parte de los destinatarios Tener un proceso continuo de revisión y actualización Facilitar, a través del diseño, su uso, conservación y actualización Estar debidamente formalizado por la instancia correspondiente de la empresa. GUIA PARA LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS FGN-14100-G-01

PROCEDIMIENTOS OBLIGATORIOS Control de documentos Control de registros (Guía) Auditorias internas Control del producto o servicios no conforme (CTI) Acción Correctiva y Acción Preventiva

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS FGN-14100-P-01 versión 03

Requisito 4.2.3 Control de los Documentos Procedimiento documentado Controlar los documentos del Sistema de Gestión de la calidad Disponer de los documentos en los puntos de uso Documentos legibles e identificables Aprobar los documentos Identificar los cambios y el estado de revisión actual Identificación de documentos externos y control a su distribución Procedimiento documentado para: Prevenir uso de documentos obsoletos Revisar y actualizar los documentos

FORMATOS ASOCIADOS AL PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS Control de distribución de copias controladas FGN-14100-F18 Solicitud de cambio de los documentos internos FGN-14100-F02 Trazabilidad de la aprobación y/u oficialización de documentos FGN-14100-F-19 (CTI) Control de documentos externos FGN-14100-F03 Guía para la elaboración de documentos FGN-14100-G-01

GUÍA PARA EL CONTROL DE REGISTROS FGN-14100-G-02 versión 02

4.2.4 Control de los Registros Los registros son un tipo especial de documento y deben controlarse ESTABLECERSE MANTENERSE SGC Conformidad con los requisitos Operación eficáz

Procedimiento documentado para definir controles objetivo: LEY 594 DE 200 RESOLUCIÓN No. 0-649 de 2000 Identificación Registros legibles, fácilmente identificables y recuperables Almacenamiento Recuperación Establecer tiempos de retención Disposición de los registros Protección

GUIA PARA EL CONTROL DE LOS REGISTROS Establece tres tipos de registros: Registros físicos son los registros sustantivos (esenciales para la entidad) o facilitativos (aquello que apoyan la gestión del proceso o subproceso) resultantes de la implementación del SGC. Registros Electrónicos son aquellos elaborados y almacenados en dispositivos electrónicos generados mediante procesadores de palabras, hojas de cálculo u otros medios electrónicos adoptados por la entidad. Registros Técnicos: Se generan del cúmulo de datos e información resultante de la realización de los ensayos y/o calibraciones que indica si se alcanza la calidad o los parámetros especificados en los procesos de los grupos de Criminalística que aplican la Norma Técnica ISO-IEC/17025:2005

FORMATOS ASOCIADOS A LA GUIA PARA EL CONTROL DE LOS REGISTROS Matriz de control de registros facilitativos FGN-14100-F-10 Tabla de retención documental definida para cada dependencia FGN-61100-F-10

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

MATRIZ DE REGISTROS FACILITATIVOS

PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS INTERNAS FGN-18000-P01 VERSIÓN 03

PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS INTERNAS Programa de auditoria, asignación auditor líder y equipo, revisión de documentos, preparación listas de chequeo, elaboración plan de auditoria. PLANIFICACIÓN Reunión de apertura, búsqueda de información, identificación de hallazgos de no conformidades, reunión de cierre, entrega de informe final. EJECUCIÓN Planes de mejora, definir responsables, fechas de ejecución, cierre de no conformidades. SEGUIMIENTO EVALUACIÓN Y MEJORA Ajuste del programa de auditoria, evaluación de desempeño de auditores.

FORMATOS ASOCIADOS AL PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS INTERNAS FGN-18000-F01 PROGRAMA DE AUDITORIA FGN-18000-F-02 LISTA DE VERIFICACIÓN FGN-18000-F-03 PLAN DE AUDITORIA FGN-18000-F-04 ACTA DE REUNIÓN FGN-18000-F-05 SOLICITUD DE ACCIÓN DE MEJORA FGN-18000-F-06 INFORME DE AUDITORIA FGN-18000-F-07 RETROALIMENTACIÓN DE AUDITORIAS

PROCEDIMIENTO ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS FGN-14100-P02 VERSIÓN 03

PROCEDIMIENTO ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS NO CONFORMIDAD PROCEDIMIENTO REVISAR DETERMINAR CAUSAS EVALUAR DETERMINAR E IMPLEMENTAR ACCIONES REGISTRAR REVISAR ACCIONES TOMADAS

FORMATOS ASOCIADOS AL PROCEDIMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS 1.Solicitud acción de mejora FGN-18000-F05 2. Plan de mejoramiento Individual FGN-14100-F-11

PROCEDIMIENTO CONTROL DEL SERVICIO O PRODUCTO NO CONFORME FGN-14100-P-03 VERSIÓN 03

PROCEDIMIENTO CONTROL DEL SERVICIO O PRODUCTO NO CONFORME IDENTIFICAR DEFINIR ACCIONES PARA ELIMINAR REGISTRO LA NO CONFIRMIDAD CONTROLAR DEFINIR RESPONSABLE AUTORIZAR USO

FORMATOS ASOCIADOS AL PROCEDIMIENTO CONTROL DEL SERVICIO O PRODUCTO NO CONFORME Control de trabajos de ensayos no conforme FGN-14100-F-13(CTI) Consolidación mensual de trabajo de ensayo no conforme FGN-14100-F-14 (CTI) Procedimiento para acciones correctivas y preventivas FGN-14100-P02 versión 03

REGISTROS IMPORTANTES PARA EL PROCESO O SUBPROCESO Ficha Técnica de Indicadores FGN14100-F-07 Mapa de riesgos por proceso

FICHA DE INDICADORES

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