REFLEXIÓN

TEMA: IMPORTANCIA Y MÉTODO PARA EL MANEJO DE DOCUMENTOS

¿POR QUÉ ES IMPORTANTE CONSERVAR DETERMINADAS COMUNICACIONES ESCRITAS? El comercio, la banca, la industria el mundo de los negocios en cualquiera de sus ramas precisan de la comunicación escrita, porque las relaciones comerciales y empresariales necesitan fijarse en términos que sólo puede aportar la comunicación escrita, la cual tiene dos grandes propiedades: Permanencia y constancia, a las que cabe agregar de ser: Medio de prueba legal y Medio de facilitación de intercambio comercial. Permanencia: Todo escrito tiene como primera propiedad la de ser permanente. La permanencia conlleva duración.

Constancia: La permanencia implica constancia en los acuerdos y en los compromisos. La comunicación escrita es la única forma de garantizar eficazmente lo que un día se pactó sigue en pie; un pedido, precio de un producto, condiciones de pago, forma y plazo de envío. Es la constancia de las diferentes partes que intervienen en la relación mercantil o comercial. Medio de prueba legal: Que una comunicación escrita tenga el valor de constancia, le otorga una nueva propiedad: ser medio de prueba legal en caso de litigio. Esto se debe a que un testimonio fiel de las condiciones en que se hizo una transacción.

Medio de facilitación del intercambio comercial: Por último, la comunicación escrita aporta un elemento de seriedad y formalidad en toda transacción comercial. Estos conceptos son fundamentales para que el empresario de hoy y el ejecutivo moderno puedan tomar decisiones importantes en el momento preciso.

TIPOS DE COMUNICACIONES ESCRITAS INTERNA: Circular, Memorando, Convocatoria, Acta de junta (minuta), Informes Otros. EXTERNA: Carta comercial, Escritos oficiales, Escrito de carácter social. Carta comercial: Oferta y demanda, Pagos y cobros, Correspondencia, Bancaria, Seguros y transporte Otros. Escritos oficiales: Instancia, Oficios, Circulares, Certificados Otros. Escrito de carácter social: Felicitaciones, Invitaciones, Saludos, Carta a la prensa, Telegramas Otros.

PROCESO ADMINISTRATIVO DE LA OFICINA Todo documento comercial (carta, contrato, factura, orden de compra o requisición) existe como parte de la operación administrativa de un negocio. Por ejemplo, un pedido es parte del proceso de comprar, un contrato forma parte de las operaciones del departamento de personal, una tarjeta que marca la entrada y salida de un empleado es parte de la operación del área de pagos.

MANEJO DE DOCUMENTOS Y ARCHIVO En una época, el manejo de documentos significaba el almacenamiento, la recuperación y la protección de papeles comerciales, es decir, lo que conocemos básicamente con el archivo (que significa custodia, guardar). El manejo y control de documentos, así como el sistema adecuado para su archivo, debe estar bajo la responsabilidad de quien tiene los conocimientos básicos y está consiente de la importancia del correo control, creación, utilización, almacenamiento, protección y disposición de los documentos necesarios en cada transacción que se realiza.

TERMINOLOGÍA ESPECIFICA Archivonomía: Ciencia en la que se aprende el arte de archivar. Archivar: Sistema para ordenar y guardar los documentos en forma ordenada y eficiente en un archivador. Sistema: Conjunto de normas establecida para el funcionamiento adecuado de algo. Archivador: Mueble o caja que reúne las características adecuadas para la protección de los documentos. Fichero de informática o información que se almacena fuera del ordenador en disco o en casete. Archivero o archivista: persona que tiene a su cargo un archivo. Archivo: Sitio donde se custodia o guardan documentos.

Gaveta: Nombre de los que recibe cada uno de los cajones que conforman un archivador. Marbete: Letrero central que sirve para identificar lo que contiene cada gaveta. Guía con ojete: Indicadores que contiene una gaveta con las letras del alfabeto, títulos geográficos o numéricos. Bloques seguidores: Sirve para sostener y comprimir los expedientes dentro de la gaveta. Guía principal: Indicador de primera a séptima posición, de acuerdo con el ancho de la gaveta. Sirve de base para la ordenación de los expedientes. Guía secundaria: Auxiliar de una guía principal para subdividir esa sección.

Guía especial auxiliar: Se utiliza después de un guía principal para subdividir la sección esa sección. Guía fuera: Guía cejilla central o lateral que se utiliza para indicar que un expediente fue prestado. Expediente individual: Carpeta o fólder que reúne de tres documentos en delante de una misma persona, empresa o asunto. Expediente misceláneo: Carpeta o fólder que contiene documentos de diferentes corresponsales (uno o dos).

CICLO DE VIDA DE UN DOCUMENTO El ejecutivo moderno no sólo se preocupa por saber cómo se adaptan los documentos que se generan en su empresa a los sistemas comerciales establecidos. El ciclo de vida de un documento comercial implica cinco etapas: Creación o recibo. Archivo y protección. Utilización. Transferencia. Eliminación.

Creación o Recibo: El número de documentos que se utilizan diariamente dentro de una institución, organización o empresa es impresionante. Archivo y protección: Para conservar los documentos comerciales se debe tomar las medidas necesarias para guardarlos y protegerlos durante el tiempo de vida útil.

Escoger bien el sistema que se va a usar, según el tipo de documentos o información que se guarde. Usar sistemas cruzados, es decir, combinar el cronológico con el alfabético, el geográfico con el numérico, etcétera. Utilizar color como ayuda visual a la clasificación.

Si se usan broches BACO colocarlos en la parte superior de la hoja y no del lado derecho. Tener presente la regla de oro: a mayor clasificación, mayor agilidad. Utilización: Los documentos se guardan por motivo principal: para su consulta. Solo aquellos que se van a necesitar para referencia futura justifican el tiempo empleados para guardarlos.

Transferencia: A medidas que los documentos se tornan inactivos, deben ser sacados de los archivadores activos. Eliminación: La última etapa en el ciclo del manejo de documentos es su eliminación. IMPORTANCIA DEL PROCESO DE ARCHIVO Gran parte del éxito de muchas empresas se deben a que pudieron tomar fácil y rápidamente decisiones comerciales vitales, porque localizaron y utilizaron con efectividad la información con la que contaban.

Guardar documentos para evitar que se pierdan en su parte vital del procedimiento de archivar. Los documentos conservados deben ser protegidos contra riesgos de extravió, para evitar pérdidas económicas y de tiempo a la empresa. Aquéllos que se originan fuera de la empresa (documentos externos), y que generalmente son revisados en original. Los que se originan dentro de la empresas (documentos internos), lo cuales serán copias al carbón, o fotocopias de originales o fax.

El Archivo archivista: Debido a que los documentos son tan importantes en una empresa, el empleado que tiene la responsabilidad de la custodia de los documentos está especialmente interesado en conocer los sistemas de archivos que le permitan localizarlos con rapidez y utilízalos. El orden y ordenador Ordenar documentos Rotular expediente Desechas papeles obsoletos Encontrar lo que buscamos ¡Nunca reproches se recibirán!

En oficina, son muchas las personas que tienen acceso a los archivadores, sobre todo en ausencia de la asistente ejecutiva, por lo que es importante elaborar un instructivo que todo el personal de esa oficina conocerá para loga el propósito que siempre se tiene: localizar con rapidez un documento. Instructivo Describir: físicamente el lugar y el número de gavetas que ocupa y lo que hay en cada una de ellas. Explicar: el sistema de clasificación: alfabético, numérico, geográfico, cronológico, o por asunto este último no es muy recomendable, a menos que se establezca una tabla de clasificación. Recuerda que a mayor clasificación, mayor agilidad.

Realizar: una clasificación previa, en tu escrito, para dividir los expedientes por gavetas. Definir: qué tipo de carpeta usarás para guardar los documentos y cómo colocarás los broches si se necesitan. Elegir: folders de diferentes colores, facilitaran la clasificación de las gavetas. Si no se tiene folders de diferentes colores, se puede marcar con un marcador en la cejilla. Archivar: siempre a la misma hora, de preferencia temprano, antes de que llegue el ejecutivo o de que haya demasiado trabajo.

Utilizar: los folders vacíos a las guías deterioradas con el título en la cejilla de ‘’fuera’’ para señalar que se ha sacado un expediente Depurar: el archivador cuando menos una vez al año. Hacer un guía: de todos los expedientes que se tienen. Puede hacerse en libretas o en tarjetas, describiendo en qué gavetas se encuentran. Reflexionar: en que un expediente no se localiza en menos de tres minutos es que el sistema implantado no funciona.

CONCEPTOS BÁSICOS PARA ARCHIVAR Cuando se busca un nombre y un número en el directorio telefónico, se está seleccionando información de un libro organizado. Al clasificar los nombres y ordenarlos con la secuencia de las letras del abecedario, se está utilizando el sistema alfabético.

En el sistema alfabético, los títulos son nombres de personas y empresas ordenados de acuerdo con la primera del nombre principal del cliente. En el sistema geográfico, la base principal para su ordenación será la geografía o el lugar donde se originaron o enviaron. En el sistema por asuntos, la primera pauta que deberá tenerse en cuenta esta clasificación será el asunto o los nombres de categorías.

Colores diferentes en la cejilla de identificación. Expedientes de diferentes colores. Guías o separadores de colores.

GRACIAS POR SU ATENCION PRESTADA A ESTA EXPOCICIÓN