Organización y Archivo

Presentación del tema: "Organización y Archivo"— Transcripción de la presentación:

1 Organización y Archivo
Andrea Rivas Anta Aitziber Anguera Anta Clínica Veterinaria Anta Organización y Archivo

2 INDICE SISTEMA DE CLASIFICACIÓN DE INFORMACIÓN SOFTWARE FICHA CLÍNICA
CLIENTES Facturas Presupuestos PROVEEDORES Albaranes / Pedidos / Facturas 6. CORRESPONDENCIA 7. DOCUMENTOS DE CAJA Y BANCOS 8. ASESORÍA Fiscal: impuestos, seguridad social Laboral: nóminas, contratos, etc.

3 SISTEMA DE CLASIFICACIÓN DE INFORMACIÓN
Sistemas de clasificación exactos Agrupan los contenidos en secciones Perfectamente definidas Diferenciadas del resto Útiles para realizar una búsqueda concreta Por "elementos conocidos". Clasificación Alfabética y Alfanumérica En este sistema, los elementos de información son organizados a través de la clasificación en orden alfabético de algún atributo (nombre, título, formato...).

4 SOFTWARE ARK Gestión Veterinaria OPTIMIZAR SIMPLIFICAR
CONTROLAR LA GESTIÓN ÍNTEGRA *INCLUYENDO LA TIENDA DE MASCOTAS FUNCIONES ESPECÍFICAS Presupuestos o reservas. Llevar de forma separada las ventas realizadas en cada sección. Control de stock tradicional. Permite ver, de forma simple y gráfica, toda la información de un determinado producto, datos de existencia y caducidades.

5 FICHA CLÍNICA FICHA DE CLIENTE Datos del cliente.
A fin de poderlo localizar y ponernos en contacto con él. DATOS DEL PACIENTE Cada animal tiene su ficha clínica Consta todo lo referente a su estado desde la última visita. HISTORIAL CLÍNICO Documento donde se recoge la información procedente de la práctica clínica relativa al animal enfermo. Se resumen todos los procesos a que ha sido sometido.

6

7 Archivada en habitación bajo llave.
TODA LA DOCUMENTACIÓN Archivada en habitación bajo llave. AUTORIZACIÓN El cirujano Recepción El equipo de laboratorio Se ordenará de manera Alfabética por nombre de cliente EVOLUTIVO AUTORIZACIÓN FICHA CLICICA DATOS CLIENTE

8 CLIENTES Organizaremos en dos secciones CLIENTES Y PROVEEDORES
En archivadores de colores Rotulados con su correspondiente nombre. Ordenados de manera alfabética o alfanumérica cada documento. Se guardará correlativamente. En el archivador NEGRO de facturas de clientes. FACTURAS Tendremos un archivador ROSA para guardar los presupuestos que damos a los clientes, Ordenados de manera Alfanumérica. Guardaremos tanto los aceptados y no aceptados en el mismo archivador. PRESUPUESTOS

9 PROVEEDORES En archivadores de colores.
Rotulados con su correspondiente nombre. Ordenados de manera alfabética o alfanumérica. ALBARANES / PEDIDOS / FACTURAS: Archivador VERDE para guardar los pedidos y los albaranes juntos, donde habrá que buscar y grapar el albarán con su hoja de pedido correspondiente una vez de recibirlo. Para las facturas que hemos realizado a nuestros proveedores de color ROJO. PRESUPUESTOS : Archivador AZUL para guardar los presupuestos que nos han dado nuestros proveedores.

10 CORRESPONDENCIA La recepcionista, recogerá toda la correspondencia
Clasificándola Archivándola en cada archivador correspondiente. Eliminar publicidad La documentación no relacionada a los anteriores puntos, deberá archivarse en una carpeta a parte y pasarla a DIRECCIÓN

11 DOCUMENTOS DE CAJA Y BANCOS
Gestionado Contabilizado Archivado POR LAS DIRECTORAS ARCHIVADOR EN CAJA FUERTE

12 ASESORIA TODA LA DOCUMENTACIÓN LA GESTIONA LA ASESORIA
Nóminas firmadas y ordenadas por meses y trabajador. Los seguros sociales TC-1 y TC-2 por meses. Los contratos de los trabajadores y fichas del personal con todos los datos de los mismos, por orden alfabético. La prevención de seguridad y riesgos laborales. ORDENADAS EN CARPETAS ALFABETICAMENTE EN DIRECCIÓN TODA LA DOCUMENTACIÓN LA GESTIONA LA ASESORIA

13 ARK Gestión Veterinaria Copia de Seguridad
Toda la documentación, iremos guardándola en discos duros. Realizaremos copias de seguridad y las guardaremos bajo llave. Los distribuiremos por Trimestre.

14 BIBLIOGRAFIA http://www.distritok.com/