MANUAL DE INGRESO Y SALIDA DE COMUNICACIONES Anuar Hernan Peña Díaz Líder de programa Archivo General del Municipio

MANUAL DE INGRESO Y SALIDA DE COMUNICACIONES OFICIALES Atender, gestionar y dar tratamiento de manera eficaz y eficiente a las comunicaciones oficiales presentadas por personas naturales o jurídicas ante la Alcaldía de Yopal o producidas por ésta y que requieran ser enviadas a sus interesados. OBJETIVO GENERAL

OBJETIVOS ESPECÍFICOS Implementar un procedimiento que permita a la ciudadanía en general presentar comunicaciones oficiales, a través de medios electrónicos o físicos Implementar un procedimiento que garantice la respuesta oportuna de las peticiones presentadas por la ciudadanía Disponer mecanismos de seguimiento y control con el propósito de impulsar acciones de mejoramiento en la oportunidad, eficiencia y eficacia de respuesta a las Peticiones de los ciudadanos.

“Yopal empresarial. Ciudad región con rio: Joven, Justa y Todos Trabajando.” ALCANCE Inicia con la recepción de las comunicaciones oficiales a través de los diferentes canales como son: Buzón de quejas y reclamos, correo electrónico, ventanilla única de correspondencia; hasta el seguimiento y control de las respuestas dadas al ciudadano y evaluación de satisfacción

“Yopal empresarial. Ciudad región con rio: Joven, Justa y Todos Trabajando.” DEFINICIONES Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado Petición: es el derecho fundamental que tiene toda persona a presentar solicitudes respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener su pronta resolución Queja: Expresión de insatisfacción hecha a un Servidor Público con respecto a la prestación del servicio. Es la protesta, censura o descontento, realizada contra la Conducta irregular de uno o varios Servidores Públicos en desarrollo de sus funciones

Reclamo: Cualquier expresión verbal o escrita, mediante la cual el ciudadano presenta una declaración formal por el incumplimiento de un derecho por la deficiente prestación o suspensión injustificada del servicio. Radicación de comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de ley. DEFINICIONES

INGRESO DE COMUNICACIONES Política de procedimiento Cualquier tipo de solicitud, quejas, reclamos y sugerencias se podrán presentar por cualquier persona natural o jurídica. Lo pueden hacer por escrito (medio electrónico o soporte papel), verbal o telefónicamente. Todo documento que llegue a la entidad debe ser radicado, atendiendo su orden de llegada, independientemente del canal utilizado.

Cuando una comunicación se direccione o asigne de manera incorrecta a una dependencia que no es competente para dar trámite o respuesta, se debe direccionar al área competente. Esta prohibido separar o apartar números de radicado para generar ingresos posteriores al orden que se lleve en el consecutivo de radicación. Política de procedimiento Si la entidad no es competente para dar respuesta, deberá informar de inmediato al peticionario si se hizo de manera verbal, o dentro de los diez (10) días siguientes al de la recepción, si fue por escrito. En el mismo termino se deberá remitir la petición a la entidad competente y enviar copia del oficio remisorio al peticionario. (art. 21 ley 1755 de 2015)

Constituye una falta disciplinaria, cuando intencionalmente el reparto, asignación, reasignación o enrutamiento de radicados o correspondencia en general, se efectúe en forma irregular. Política de procedimiento No dar traslado inmediato de comunicaciones que no son de competencia de la dependencia a la cual fue asignada. El rebote de un radicado entre varias dependencias o funcionarios. Se deben evitar las siguientes conductas:

ACTIVIDADES AL INGRESO DE COMUNICACIONES Los funcionarios de la unidad de correspondencia deberán recibir las comunicaciones que ingresen a la entidad por los diferentes canales, respetando el orden de llegada. Verificar y/o solicitar la información necesaria para poder hacer la radicación: Destinatario (autoridad a quien se dirige el ciudadano) Nombre y apellido del solicitante y/o apoderado, numero de identidad y dirección (física y electrónica) para enviar respuesta Objeto o asunto de la petición Requisitos exigidos y documentos que desee presentar para iniciar el trámite. Firma del peticionario (cuando se requiera)

ACTIVIDADES AL INGRESO DE COMUNICACIONES Las comunicaciones que se depositan en los buzones, cada inicio de semana, el profesional asignado por la Secretaría General con acompañamiento de la Oficina de Control Interno de Gestión abrirán el buzón.

“JEHOVÁ es mi Dios, y no habrá otro dios sobre mí” Recibido y aprobado la recepción de la comunicación (física o electrónica), se hace el registro en el sistema de información. Cuando se generen errores en la radicación y se anulen los números, se debe dejar constancia por escrito, con la respectiva justificación y firma del coordinador de la unidad de correspondencia. Se asigna el número consecutivo de radicación (lo arroja el sistema de información QfDocument), hora y fecha de recibido

En la unidad de correspondencia se hará la clasificación de la documentación radicada, de acuerdo a los asuntos que cada una de las dependencias, teniendo en cuenta sus funciones; para luego enviarla (física y electrónica) a cada una de ellas.

ACTIVIDADES AL INGRESO DE COMUNICACIONES Recibidas las comunicaciones en cada dependencia (electrónico y físico), se hace la clasificación de acuerdo al tipo de comunicación (tiempo de respuesta) y se clasifica de acuerdo a la serie destino de la TRD

Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

ARCHIVO DE GESTIÓN ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO HISTORICO VALORESPRIMARIOS ADMINISTRATIVOS LEGALES FISCALES CONTABLES TECNICOS VALORESSECUNDARIOS HISTÓRICOS CIENTÍFICOS CULTURALES

Organización de archivos Según la TRD CODIGOSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCIO N DISPOSICION FINALPROCEDIMIENTO AGACCTESM CONVENCIONES AG = Archivo de GestiónM= Microfilmación AC = Archivo CentralS= Selección CT = Conservación Total RESPONSABLE : ______________________________________ E = Eliminacion ACTAS Actas de Comité PLANES Plan de Acción

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO ARCHIVO DE GESTION ARCHIVO CENTRAL CTEMS DISPOSICION FINAL? RESOLUCIONES 2 4 X ACTAS 2 18 X BOLETINES 2 3 X CONTRATOS 2 18 X

ACTIVIDADES PARA EL ENVIÓ DE COMUNICACIONES La comunicación debe tener diligenciado todos campos del formato Producida una comunicación sin importar el soporte y que requiera ser enviada por la entidad a un destinatario, se debe radicar en el sistema de información

ACTIVIDADES PARA EL ENVIÓ DE COMUNICACIONES Las comunicaciones enviadas, una vez radicadas y firmadas, se envían a la unidad de correspondencia y de allí a su destino.