Documentación de PROCEDIMIENTOS Gestión de la Calidad e Inocuidad Ingeniería en Industrias Alimentarias

Encabezado Logotipo: Logotipo oficial de la empresa Título: Nombre del documento. Clave: Asignar claves a los documentos. Área: Nombre deL área responsable de la elaboración del documento. Fecha: Día-Mes-Año (01-Ene-2006 ó 01-03-06). En que se autorizó el documento. Revisión: Número de ocasiones en las cuales el documento ha sido revisado, la primera vez que se elabora debe escribirse 00. Ejem: Rev 00 ó Ver 00. Página X de Y: X = Número de la página actual. Y = Cantidad total de páginas.  Nota: El número de página también puede estar en la parte inferior.

Nombre y firma del responsable del proceso Pie de Página Pie de página (espacio para firmas) El espacio para firmas solamente se incluye en la página primera. Nota: El número de página también puede estar en la parte inferior, esto lo decide cada organización. Elaboró Revisó Autorizó   Puesto   Nombre y firma del responsable del proceso  Puesto Nombre y firma del que revisa el documento (generalmente es el puesto del jefe inmediato) Puesto  Responsables de autorizar el proceso (generalmente es el gerente o director de área)

Contenido Estándar del Procedimiento 1. Objetivo 2. Alcance 3. Políticas de operación 4. Responsables 5. Diagrama de flujo 6. Descripción del procedimiento 7. Registros aplicables 8. Control de Cambios 9. Definiciones 10. Anexos

Contenido Estándar del Procedimiento 1. Objetivo Describirá para qué es el proceso, es decir, cuál es el fin último del mismo. En esta sección no se describe el propósito inmediato del documento, por ejemplo: “Garantizar el abastecimiento oportuno de insumos al proceso de elaboración de lácteos”. Utilizar verbos en infinitivo para describir las acciones. 2. Alcance Describirá los productos, materiales y equipos a los que aplica el documento, se pueden mencionar Divisiones o Centros de Trabajo específicos cuando apliquen exclusivamente a éstos, entendiendo que todas las demás son excepción. En caso que el alcance no sea para algo en específico, se escribe “Aplica a todos los procesos”. Ó “Aplica a todas las áreas”, dependiendo el contenido del procedimiento.

Contenido Estándar del Procedimiento 3. Políticas de operación Describirán políticas o criterios de observancia general que no deben incluirse en las Responsabilidades, en el Diagrama de flujo o en el Desarrollo.

Contenido de un procedimiento 4. Responsables Deben identificarse todos los involucrados en las actividades descritas en el procedimiento o instrucción de trabajo, las responsabilidades se redactarán de la siguiente manera: El (nombre del puesto) es responsable de: (Verbo en infinitivo describiendo la responsabilidad). Ejem: El Jefe de Producción es responsable de: Asegurar la capacitación a los responsables del proceso de embutidos, así como les sea provisto de su equipo de seguridad. El Supervisor de Calidad es responsable de: a) Asegurar que los parámetros de control de calidad de la operación bajo su supervisión sean cumplidos. b) Verificar que los registros de cada operación bajo su supervisión se encuentren en los formatos correspondientes.   El Operadores de los equipos empleados en este procedimiento: Realizar la operación que les corresponde y, en caso de indicarse, seguir la Instrucción de trabajo correspondiente. Realizar todos los registros de la operación que ejecutan y notificar a su supervisor si se presenta una desviación al procedimiento o no se cumplen los parámetros de control del proceso.

Contenido de un Procedimiento 5. Diagrama de flujo Con el fin de facilitar la comprensión de la documentación, todo procedimiento operativo incluirá un Diagrama de flujo en el cual se indicarán responsables y actividades. Las actividades se redactarán comenzando con un verbo en tercer persona del singular o plural según corresponda,

Ejemplo de diagrama de flujo Sí No PUESTO 2 PUESTO 1 Inicio 1. Actividad 1 6. Actividad 6 2. Actividad 2 ¿Decisión 1? 3. Actividad 3 4. Actividad 4 5. Actividad 5 Fin PUESTO 4 PUESTO 3

Contenido de un Procedimiento 6. Desarrollo del procedimiento En esta sección se describirán con mayor profundidad las actividades a realizar por cada uno de los responsables, manteniendo siempre una secuencia lógica. Se utilizan columnas: -una indica al Responsable (el puesto y de ser necesario el área), otra columna indica la Actividad y su Especificación haciendo uso de las referencias que se consideren necesarias, puede incluir lo siguiente: El detalle del Qué, Cómo, Dónde, Cuándo, Cuánto y el Por qué. Especificación técnica del resultado de esa actividad. Factores a considerar para realizar el proceso. Referencias a otros documentos o anexos como dibujos, esquemas croquis, tablas, gráficas, ayudas visuales u otros diagramas de flujo, indicado la clave de los mismos. Registros: Indicar los nombres y claves de los documentos que se utilizan para evidenciar la actividad Las actividades se redactarán comenzando con un verbo en tercera persona del singular o plural según corresponda. Ejem: Supervisor Verifica que los registros de la elaboración del lote se hayan realizado.

Contenido de un Procedimiento El siguiente Formato es sugerido para el Desarrollo de Procedimiento 6. Desarrollo del procedimiento SECUENCIA DE ETAPAS RESPONSABLE ACTIVIDAD Y ESPECIFICACIÓN 1. Actividad 1 Puesto 1, Puesto 2, Puesto 3 [Escribir actividad 1, considerando]. El detalle del Qué, Cómo, Dónde, Cuándo, Cuánto y el Por qué. Especificación técnica del resultado de esa actividad. Factores a considerar para realizar el proceso. Referencias a otros documentos o anexos como dibujos, esquemas croquis, tablas, gráficas, ayudas visuales u otros diagramas de flujo, indicado la clave de los mismos. Las actividades se redactarán comenzando con un verbo en tercera persona del singular o plural según corresponda.   2. Actividad 2 Puesto 2 2. Actividad 2. 3. Actividad 3 3. Actividad 3. 4. Actividad 4 4. Actividad 4. 5. Actividad 5 Puesto 3 5. Actividad 5. 6. Actividad 6 Puesto 4 6. Actividad 6. Fin del procedimiento o instructivo de trabajo

Contenido del Procedimiento 7. Registros aplicables Mencionará aquellos registros en los cuales se hace evidencia de la realización de las actividades. Por ejemplo, formatos, bitácoras, vales de recepción. La forma en que se redactará será: la clave correspondiente al documento y su título en el encabezado. Cada registro se diseña conforme a la información que se necesita registrar como evidencia. Debe incluir quien realiza el registro y quien verifica que se haga el registro. Nombre del formato Código del Formato 1. Hoja de Inspección de la Verificación de materiales a usar en la producción HI-PO-25-002 2. Formato para Registrar Desviaciones en materiales a usar en producción FO-PO-25-003

Contenido del Procedimiento 8. Control de Cambios En una tabla se hace referencia a los cambios que ha sufrido el documento, es necesario indicar: -el motivo del cambio -fecha en que fue realizado el cambio y -el Número de revisión correspondiente. Descripción del cambio Fecha del cambio No. De Revisión 1. Documento original. 25-FEB-2013 00 2. Fueron asignadas nuevas responsabilidades al supervisor de producción de acuerdo al cambio realizado en el perfil del puesto por el área de Recursos Humanos. 12-JUN-2014 01

Contenido del procedimiento 9. Definiciones (también llamado Glosario) Explicará el conjunto de términos técnicos, abreviaturas o la interpretación de algunas palabras que así lo requieran. La palabra a definir se escribirá en negritas, seguida de su definición en texto normal y preferentemente con viñeta alineada al párrafo. 10. Anexos Serán dibujos, esquemas, croquis, tablas, gráficas, ayudas visuales, descripciones con mayor detalle, etc. Éstos se utilizarán como guía para el usuario o lector e irán numerados al final del documento o haciendo referencia a otros documentos indicado la clave de los mismos.