LA CORRECTA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS: UN APORTE A NUESTRA FELICIDAD DIRECCIÓN DE CERTIFICACIÓN Y GESTIÓN DOCUMENTAL

La adecuada gestión de los documentos de archivo, nos facilita nuestro trabajo y contribuye a nuestra felicidad”. “El archivo constituye la memoria viva de un país” “El cuidado de los documentos de archivo es obligación de TODOS los funcionarios públicos, incluidos los jefes.(Acuerdo 038 de 2002)” (Acuerdo 042 de 2002.)

PRINCIPIOS ARCHIVÍSTICOS PRINCIPIO DE PROCEDENCIA Los documentos producidos de un productor (dependencia) nunca deben mezclarse con los de otro productor (dependencia). PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL La disposición física de los documentos debe respetar la secuencia natural del trámite de producción.

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS “Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final” (Archivo General de la Nación ).

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS ARCHIVO GESTIÓN ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO HISTÓRICO VALORES SEGUNDOS VALORES SEGUNDOS VALORES PRIMEROS VALORES PRIMEROS 12 de noviembre de 2018

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL ORGANIZACIÓN=CLASIFICACIÓN+ORDENACIÓN+DESCRIPCIÓN CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL Labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subserie), de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad (AGN).

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL ORDENACIÓN DOCUMENTAL Proceso mediante el cual se da disposición física a los documentos en forma ordenada. Determina qué documento va primero y cuáles van después, es decir, es el proceso mediante el cual se unen y relacionan las unidades documentales de una serie, así como los tipos documentales al interior de los expedientes, según un criterio predeterminado .

SISTEMAS DE ORDENACIÓN 12 de noviembre de 2018

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL Cada UAA hace apertura e identificación de carpetas con base en las Tablas de Retención Documental de la Universidad. Para ello cuentan con la asesoría prestada por la DCGD. Se debe abrir una carpeta para cada serie. Las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar, para permitir su ubicación.

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL 12 de noviembre de 2018

IDENTIFICACIÓN DE CARPETAS 12 de noviembre de 2018

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL FOLIO: Un folio tiene dos caras y es distinto de una hoja que se numera por las dos caras FOLIAR: Acción de numerar los folios FOLIACIÓN: Acto de numerar los folios solo por su cara recta.

FOLIACIÓN Para foliar se utiliza lápiz de mina negra y blanda, tipo HB ó B. No se debe foliar con lápiz de mina roja. Se debe numerar de manera consecutiva sin omitir ni repetir números. Si existen errores en la foliación, no se borran, sino que se anulan con una línea oblicua. Se debe escribir el número en la esquina superior derecha de la cara recta del folio. Se debe escribir el número de manera legible. 12 de noviembre de 2018

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL UNIDAD DOCUMENTAL SIMPLE constituida por un solo tipo documental. UNIDAD DOCUMENTAL COMPLEJA Constituida por documentos de diversos tipos documentales que agrupados forman un expediente.

ORGANIZACIÓN DE EXPEDIENTES Los expedientes se conformarán con la totalidad de los documentos producidos en desarrollo de un mismo trámite, actuación o procedimiento, y deben agruparse formando series o subseries documentales. Cada uno de los expedientes tendrá una sola foliación de manera continua independientemente de si se conserva en una o más unidades de conservación. Los documentos que conforman un expediente se deben organizar siguiendo la secuencia de la actuación o trámite (orden natural). Una vez finalizadas las actuaciones y resuelto el trámite o procedimiento administrativo se procederá al cierre del expediente. 12 de noviembre de 2018

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Listado de Series, con sus correspondientes sub-series y tipos documentales, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos y se determina su disposición final. Serie Documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos emanados por el mismo órgano. Sub-serie Documental: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie. Tipo Documental: Unidad documental más simple que reúne todas las características necesarias para ser considerada documento. DOS RUTAS DE ACCESO A LAS TRD: 1. TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA Universidad Industrial de Santander - UIS 2. GESTIÓN ADMINISTRATIVA

Serie Documental Sub-serie Documental Tipos Documentales 12 de noviembre de 2018

¿CÓMO SE ACTUALIZA LA TRD? Propuesta de creación de nuevas Series de acuerdo a las funciones de la Unidad Se envía Formato FGD.38 a la DCGD. Asesoría por parte de la DCGD Aprobación del Comité de Archivo Propuesta de eliminación de tipos documentales, subseries o series 12 de noviembre de 2018

TRANSFERENCIA DOCUMENTAL Este proceso consiste en la remisión de los documentos del Archivo de Gestión, al Archivo Central y de éste, al Archivo Histórico, de conformidad con las Tablas de Retención Documental. Transferencia Primaria Remisión de documentos de los Archivos de Gestión al Central. Transferencia Secundaria Remisión de documentos del Archivo Central al Archivo Histórico. Algunos documentos nacen históricos, son de conservación permanente y por ello pasan directamente al archivo histórico 12 de noviembre de 2018

TRANSFERENCIA DOCUMENTAL Preparación Física antes de la transferencia: organizar, foliar y rotular. Revisar que la organización sea correcta Limpieza de la documentación Eliminación de material metálico Foliación Rotulación de carpetas Amarre de carpetas Embalaje en cajas Rotulación de cajas Inventario Documental Amarre de los documentos en una carpeta cuatro aletas 12 de noviembre de 2018

TRANSFERENCIA DOCUMENTAL Formato Único de Inventario Documental FGD.15 Realizado en soporte papel y digital Tablas de Retención Documental Remisión para Archivo Central e Histórico 12 de noviembre de 2018

FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL Instrumento que describe de manera sistemática y detallada las unidades de un fondo (archivo de una entidad), siguiendo la organización de las series documentales, con el fin de asegurar el control de los documentos en las diferentes fases del ciclo vital. 12 de noviembre de 2018

Gestor de Solicitudes Sirve para atender sus demandas de aclaración o formación 12 de noviembre de 2018

GRACIAS 12 de noviembre de 2018