Proceso de manejo del explorador contable Guía para administradores del sistema Visual Software. Enero de 2005 Revisión 1.1 Abril de 2008 Presentamos un guía detallada del manejo de documentos con el programa Contabilidad Visual.

Acceso al programa

Acceso a Contabilidad Visual Servidor Local Remoto Base de datos Crear Copiar Eliminar Explorador Terceros Productos Documentos Reportes

Acceso En el escritorio aparece un acceso directo al programa principal de Contabilidad Visual. Además en el menú de inicio de Windows, también se creó una carpeta que contiene los accesos a programa de contabilidad y a los asistentes adicionales. Cuando se ha instalado el programa de CV, en su escritorio aparecerá un ícono que le permite ejecutarlo

Administrador de bases de datos Al acceder al programa, aparecerá una ventana que contiene los servidores disponibles de bases de datos, en el caso de su equipo, el primer ícono que aparece será con el nombre de su equipo al cual se le ha añadido un sufijo \sqlexpress. Ese será el ícono que deberá seleccionar y dar enter para ingresar a sus servicios. Si es necesario, puede cambiar el nombre de algún servidor en especial. En el caso de necesitar acceder a un servidor remoto por internet puede hacerlos indicando el nombre del dominio o directamente con la dirección IP.

Selección de un servidor Al dar clic en un servidor, le solicitará que escriba su nombre y contraseña, si aún no ha creado usuarios o si es por primera vez que ingresa, deberá activar la casilla de seguridad integrada y presione siguiente para continuar. Recuerde que de aquí en adelante, todos los procesos funcionan con un solo clic.

Selección de una base de datos La selección de una empresa se puede realizar con el Mouse o utilizando las flechas de su teclado. Para entrar a alguna simplemente de clic o enter.

Búsqueda Búsqueda de documentos. Para buscar, dé clic en el icono de la lupa de la barra de herramientas. El documento aparecerá siempre y cuando esté dentro del periodo contable que está asignado. La búsqueda es intuitiva, es decir que si usted está dentro de la carpeta de facturas, el programa le solicitará el número de la factura; si está dentro de la carpeta de “c. egreso”, le solicitará el número del comprobante de egreso, y así sucesivamente.

Resultados de búsqueda

Bloqueo y desbloqueo Todos los objetos se pueden Bloquear y desbloquear siempre y cuando se tenga los permisos necesarios para hacerlo. En una lista los objetos bloqueados aparecen en negrita y cuando están desbloqueados aparecen con letra normal En el explorador contable, en la lista de documentos, puede señalar el documento y presionar F12, para desbloquear.

Activa / desactiva Es posible activar o desactivar documentos. Estos se presentarán en la lista con un icono mas transparente que uno que está activo se presentará en color normal. Para cambiar de estado presione F11.

Cambiar periodo fiscal

Periodo fiscal Un periodo fiscal es un rango de fechas que está delimitado por una fecha inicial y una fecha final. Dentro de ese rango podemos realizar consultas, grabar documentos y realizar búsquedas. No se podrá grabar un documento con una fecha fuera del rango del periodo fiscal.

Cambiar el periodo fiscal Es posible filtrar los movimientos dentro de un periodo de trabajo o de un periodo fiscal. Este período puede ser de un día, semana, mes trimestre o anual. Los movimientos anteriores aparecerán como Saldo anterior. Los movimientos dentro de periodo estarán detallados y los que está posteriores será ignorados.

Cambio de periodo fiscal Otra función del cambio del periodo fiscal, es el de totalizar los saldos tanto contables como de inventarios a las cuentas o grupos de nivel superior. Saldo anterior Débitos Créditos Nuevo Saldo Periodo fiscal Desde Hasta

Ayuda y configuración

Tipos de objetos Carpeta Descripción Establecimientos Manejo de centros de costo y/o sucursales Vendedores Grupos y detalle de vendedores Terceros Grupos y terceros (clientes, proveedores, empleados...) Productos Grupos y elementos de productos y servicios para la venta Activos fijos Grupos y elementos de muebles y enseres Documentos Grupo y documentos contables Reportes Grupos y formatos de informes Formas de pago Grupos y formas de pago Contratos Grupos y elementos de contratos Consultas Grupos y consultas financieras

Centros de costo

Establecimientos

Establecimientos Un establecimiento puede ser un centro de costo, una sucursal, una bodega o un departamento. También aquí puede definir el grupo de establecimientos y luego el establecimiento. Se podrá tener un grupo de bodegas y otro grupo de centros de costo. Es indiferente, estos grupos se pueden crear de acuerdo a los requerimientos de la empresa. Todos los elementos de CV, se podrán asignar a un establecimiento. El programa, al crear una empresa, crea automáticamente un centro de costo principal, el cual apunta a un tercero que es la misma empresa.

Establecimientos

Centro de costo principal Al crear una empresa, el programa crea automáticamente el primer centro de costo. El 0 = Principal, el cual contiene los datos de facturación, relaciona con un registro del tercero que contiene la identificación de la empresa. Generalmente la empresa queda identificado como 4 en la lista de terceros.

Ordenar Listas De clic en el encabezado de la columna

Configuración del explorador Líneas guía Copia de seguridad Puerto de comunicaciones

Configuración del explorador