CICLO VITAL DEL DOCUMENTO Y OTROS CONCEPTOS

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final.

VALOR PRIMARIO DE LOS DOCUMENTOS Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se producen o se reciben hasta que cumplen sus fines administrativo, fiscales, legales y/o contables.

VALORES PRIMARIOS DE LOS DOCUMENTOS Documentos de valor administrativo: Cualidad que para la administración posee un documento como testimonio de sus procedimientos y actividades. Ej. Un contrato de servicios Documentos de valor legal o jurídico: Valor del que se derivan derechos y obligaciones legales, regulados por el derecho común y que sirven de testimonio ante la ley. (leyes, decretos, resoluciones). Documentos de valor fiscal o contable: Existe en los documentos que expresan movimientos de carácter monetario. Ej. Las nóminas, las conciliaciones bancarias. Documentos de valor técnico: El que se presenta en documentos específicos de la actividad de una empresa como los planos, las historias clínicas, entre otros.

VALORES SECUNDARIOS DE LOS DOCUMENTOS Valor permanente o secundario: Valor mediato o futuro. Cualidad atribuida a aquellos documentos que, por su importancia histórica, científica y cultural, deben conservarse en un archivo.

TRAMITE DOCUMENTAL Recorrido del documento desde su producción o recepción, hasta el cumplimiento de su función administrativa.

VIGENCIA DOCUMENTAL Se define como la fuerza interna que tiene un documento de archivo para obligar, testimoniar o informar. La vigencia termina por: 1. Vencimiento del plazo establecido en un documento (Cert. Libertad y Tradición) 2. Por disposición legal. 3. Porque se produce un documento que modifica al anterior 4. Por desaparecer el objeto físico que dio razón de ser al documento. Ej. Los planos de una obra demolida. 5. Por enterarse del contenido, como en el caso de los documentos informativos: Circular.

PLAZO PRECAUCIONAL Cuando se termina la vigencia, se da un lapso de tiempo antes de decidir sobre su destino final. Es decir, el tiempo que se conserva el documento una vez terminada su vigencia para prevenir posibles reclamaciones, para servir de antecedente o para prevenir reclamaciones, servir de soporte administrativo y legal. El plazo precaucional inicia al final de la vigencia y ser termina así: - Por prescripción del derecho, o sea, u tiempo determinado en una norma jurídica. - Por la tabla de retención documental, o sea, el tiempo establecido por la entidad productora para su conservación o destino final.

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

DIPLOMATICA DOCUMENTAL Disciplina que estudia las características internas y externas de los documentos conforme a las reglas formales que rigen su elaboración, con el objeto de evidenciar la evolución de los tipos documentales y determinar su valor como fuentes para la historia.

CARACTERÍSTICAS EXTERNAS E INTERNAS DE UN DOCUMENTO

CLASES DE DOCUMENTOS PÚBLICO Y PRIVADO: Dentro de ellos podemos decir que se producen: FACILITATIVOS O COMUNES: Los que la entidad produce como apoyo a la gestión. Hojas de Vida, la correspondencia, los documentos dispositivos (resoluciones, decretos actas, etc.) ESPECIFICOS O SUSTANTIVOS: Los que produce la entidad para las actividades específicas de las áreas de su gestión. Ej. Una iglesia: los certificados de bautizo, en un colegio: los certificados de estudio, en una clínica: las historias clínicas. De estos documentos se establece el valor documental y se determina su conservación o destrucción.

SERIE DOCUMENTAL Conjunto de unidades documentales (documentos), de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.

SERIE DOCUMENTAL SIMPLE Y COMPUESTA

¡¡¡¡¡¡FIN!!!!!!