SISTEMA DE CODIFICACIÓN CARACTERÍSTICAS BÁSICAS DE UN SISTEMA DE CODIFICACIÓN

CARACTERÍSTICAS BÁSICAS DE UN SISTEMA DE CODIFICACIÓN La automatización de las operaciones contables, requiere que el contador de una empresa, defina previamente el método de codificación a utilizar por cada uno de los sistemas administrativos y contables que se pondrán en funcionamiento en la empresa. El funcionamiento efectivo de un sistema contable sería imposible si todas las transacciones contables no fuesen identificadas y codificadas de alguna forma.

Dentro de esas características podemos encontrar: Todo sistema de codificación debe poseer una serie de características mínimas, a fin de que sea adoptado como método de procesamiento para la información. Dentro de esas características podemos encontrar: PRECISIÒN DEL CÒDIGO Significa que un sistema de codificación debe aceptar una sola codificación correcta para cada elemento de un conjunto. Por ejemplo, a cada persona que abra una cuenta corriente en un banco, debe asignársele un solo código y este debe ser único para esta cuenta. Correcto 013-22481-R Juan Garcìa 013-22482-T Carlos Hernàndez 013-22484-W Juan Garcìa Incorrecto 013-22481-R Juan Garcìa 013-22482-T Carlos Hernàndez 013-22484-W Juan Garcìa 013-22481-R Pedro Pèrez

FLEXIBILIDAD Significa que la estructura del código debe aceptar más elementos en caso que se necesite agregarlos. Uno de los problemas más comunes que se presentan en los códigos contables, es la falta de flexibilidad, al no tomar en cuenta las operaciones futuras de la empresa. CORRECTO 1-01-01-001 Cuentas por Cobrar Banco Provincial 1-01-01-002 Cuentas por Cobrar Banco Venezuela 1-01-01-003 Cuentas por Cobrar Banco Mercantil INCORRECTO 1-01-01-1 Cuentas por Cobrar Banco Provincial 1-01-01-2 Cuentas por Cobrar Banco Venezuela 1-01-01-3 Cuentas por Cobrar Banco Mercantil

FC-45849-X Factura Proveedor B FC-96479-W Factura Proveedor C CONCISO Establece que no se deben adicionar códigos que no tengan relevancia al momento de identificar un elemento dado, es decir, cada elemento del código debe ser identificado claramente y que no se preste a confusión. CORRECTO FC-32458 Factura Proveedor A FC-45849 Factura Proveedor B FC-96479 Factura Proveedor C INCORRECTO FC-32458 Factura Proveedor A FC-45849-X Factura Proveedor B FC-96479-W Factura Proveedor C

SIGNIFICATIVO Para que un código sea significativo, el mismo debe indicar alguna característica diferencial de los elementos que se están codificando. De esta forma se podrá distinguir o identificar por el código, la transacción que se está procesando. CORRECTO EP-83412 Efectos por Pagar Proveedor A EP-89536 Efectos por Pagar Proveedor B EP-95689 Efectos por Pagar Proveedor C INCORRECTO 83412 Efectos por Pagar Proveedor A 89536 Efectos por Pagar Proveedor B 95689 Efectos por Pagar Proveedor C NOTA: La simple numeración no señala alguna característica importante de los elementos

OPERABILIDAD La operabilidad de un sistema de codificación implica que los códigos definidos, puedan ser manejados fácilmente por un sistema mecanizado de cómputo. Debe tomarse en cuenta que una computadora entiende principalmente códigos que sean de fácil operabilidad. CORRECTO 1-01-01-001 Cuentas por Cobrar Provincial 1-01-01-002 Cuentas por Cobrar Venezuela 1-01-01-003 Cuentas por Cobrar Mercantil INCORRECTO 1-01-01-A235 Cuentas por Cobrar Provincial 1-01-01-X380 Cuentas por Cobrar Venezuela 1-01-01-X510 Cuentas por Cobrar Mercantil Nota: Aún cuando un computador pudiera operar con estos códigos, los mismo no representan características significativas en sus elementos

SISTEMAS DE CODIFICACIÒN Hasta ahora se han visto las características que deberían tener los diferentes métodos de codificación y sus correspondientes códigos. Veamos ahora cuáles son estos métodos y en qué casos resulta beneficioso su aplicación. Los métodos que se estudiaran son los siguientes: Secuencial Por bloques Por Grupos Alfabético – Numérico Nemotécnico Con dígito verificador De Barras

SECUENCIAL El método de codificación secuencial consiste en la asignación consecutiva de un número a una lista de elementos, a partir de un número predeterminado Ventajas: útil en listas cortas Desventajas: No se pueden formar grupos para clasificar los elementos Código Nombre del Elemento 0001 Cuentas por cobrar Eduardo Díaz 0002 Cuentas por cobrar Raúl Castro 0003 Cuentas por cobrar Adriana García

Ventaja: Útil en el procesamiento de listas cortas POR BLOQUES Este método representa una derivación del secuencial, ya que bajo este método, los códigos se asignan secuencialmente, pero en bloques de dígitos consecutivos, que identifiquen alguna característica del elemento a codificar. Por ejemplo, tipo de artículo, localización geográfica Ventaja: Útil en el procesamiento de listas cortas Desventaja: Pueden presentarse problemas de flexibilidad Código Nombre del Elemento Explicación 01 Televisor 22” 01 al 06 Televisores 02 Televisor 25” 01 al 06 Televisores - - 06 Televisor 32” 01 al 06 Televisores 07 Licuadora 2 Velocidades 07 al 10 Licuadoras 10 Licuadora 4 Velocidades 07 al 10 Licuadoras

Ventajas: Facilidad de expansión POR GRUPO El método de codificación por grupos, es otra variante del método secuencial y consiste en la asignación de un código subdividido en clasificaciones sucesivas que abarcan cada vez un mayor número de posiciones, y que sirven para identificar un grupo de funciones o características homogéneas. Ventajas: Facilidad de expansión Rapidez en el procesamiento de los datos Desventajas: Si no es definida adecuadamente la estructura del código, pueden presentarse problemas de expandibilidad y confusión en su uso. Código Nombre del elemento 2-000-000-000 Pasivo 2-001-000-000 Pasivo Circulante 2-001-001-000 Cuentas por pagar Proveedores 2-001-001-001 Cuentas por pagar Ferretería el Clavo

ALFABÉTICO - NUMÉRICO Bajo este método, se asigna un código alfabético tomando en cuenta el nombre del elemento de la lista y una codificación numérica, que tiene en cuenta las demás características de los elementos de la lista. Ventaja: Útil en el procesamiento de listas cortas Desventajas: Pueden presentarse problemas de expandibilidad si la estructura del código no es adecuadamente definida. Un ejemplo de este método, lo representan la codificación de las placas de los carros XML-241 AOS-763 AB20041

DE BARRAS Este método consiste en la asignación de unas líneas y espacios de distintos anchos que son impreso a un producto. La aplicación práctica más evidente, está representada por el control que puede tenerse sobre los inventarios, lo cual permite controlar mejor tales activos, a través de la identificación óptica del producto. Por ejemplo, un Supermercado, puede implantar sus ventas a través de la codificación de barras aplicada a cada uno de los productos.

10 PASOS PARA IMPLEMENTAR EL CÓDIGO DE BARRAS EN VENEZUELA Paso 1: Obtener Prefijo de Compañía Paso 2: Asignación de Números Paso 3: Seleccionar Sistema de Impresión Paso 4: Seleccionar el Escenario de Escaneo para el Código de Barras Paso 5: Seleccionar la Simbología adecuada del Código de Barras Paso 6: Seleccionar las dimensiones del Código de Barras Paso 7: Generar texto del Código de Barras Paso 8: Seleccionar Combinaciones legibles para el Código de Barras Paso 9: Considerar la Ubicación y Posición del Código de Barras Paso 10:Verificar la Calidad del Código de Barras Fuente: http://www.gs1ve.org/

GS1 Venezuela es una organización líder dedicada al desarrollo e implementación de estándares globales y soluciones, para mejorar la eficiencia y la visibilidad en la cadena de demanda y suministros en todos los sectores del país.