LA DOCUMENTACIÓN EN LA EMPRESA

DOCUMENTOS DE COMPRAVENTA El pedido. El albarán. La nota de portes. La factura. Documentos de pago. El recibo. Operaciones asociadas a los documentos de compraventa.

LOS CONTRATOS Elementos del contrato de compraventa. Obligaciones del contrato de compraventa.

DOCUMENTOS DE COMPRAVENTA Todas las empresas necesitan realizar compras para ofrecer unos servicios o productos. Esto debe quedar reflejado documentalmente.

EL PEDIDO Inicia el proceso de compraventa. Es un documento en el que se detallan los artículos que demanda el cliente y las condiciones en las que se efectuará la compra.

EL PEDIDO Puede realizarlo la empresa compradora o la vendedora (por medio de representante). Este documento va al departamento de contabilidad para que realicen el albarán y la factura.

EL ALBARÁN Documento que detalla y justifica la entrega de mercancías que se efectúa al cliente. La firma permite emitir la factura y servir de prueba en caso de desacuerdo y falta de pago.

EL ALBARÁN Cuatro copias: Archivo en el almacén para acreditar el envío. Departamento de ventas: formalización de la factura. Firmada por el cliente y devuelta al proveedor (se entrega junto a la mercancía) Archivada por la empresa compradora (se entrega junto a la mercancía)

LOS PORTES Empresa de transportes. La nota de portes refleja el servicio y el coste: Sin coste para el comprador: sólo se firma la nota de portes. Con coste para el comprador: se firma, se paga y se recibe el recibo correspondiente.

LA FACTURA La hace el vendedor. Documento que acredita legalmente la prestación del servicio o la compraventa de mercancías. Es obligatoria su entrega y que el vendedor se quede con copia para acreditar la operación.

LA FACTURA Debe contener la siguiente información: Identificación de la empresa que efectúa la venta. Identificación del comprador. Número de la factura, fecha, localidad, referencia del albarán y número de cliente. Descripción y referencia de los artículos vendidos o de los servicios prestados (cantidad, precio unitario y el importe total y los gastos ligados a la operación) Descuento aplicado. La base imponible. Impuesto aplicable y tipo impositivo. El total de la factura.

DOCUMENTOS DE PAGO Existen diversas maneras: Dinero en efectivo. Transferencia bancaria. El cheque. La letra de cambio.

EL CHEQUE Documento que da una orden de pago a una entidad bancaria para que abone una determinada cantidad de dinero a la persona a la cual va destinado o que lo presente al cobro.

Librado: el que paga el cheque Número de cuenta corriente Quién lo cobra Importe en números Importe en letras Serie y número de cheque Lugar y fecha Firma del titular de la cuenta

TIPOS DE CHEQUE Cheque al portador: se paga al que lo presente al cobro. Cheque nominativo: nombre de quien lo tiene que cobrar. Cheque barrado o cruzado: dos líneas paralelas cruzan el cheque (banco y compañía) Cheque conformado: la entidad certifica que los datos son conformes. La cantidad queda bloqueada hasta que se cobre.

EL CHEQUE Plazos: Emitido y pagadero en España: 15 días. Emitido en extranjero y pagadero en España: 20 ó 60 días si es país europeo o no. Si sólo se dispone de una provisión parcial, se pagará ésta. Si no tiene fondos: se pagará además el 10% del importe no cubierto e indemnización de daños y perjuicios.

LA LETRA DE CAMBIO Es un documento mediante el cual una persona (librador) ordena pagar a otra (librado) en una determinada fecha (vencimiento), una cantidad de dinero, normalmente por medio de una tercera persona (tenedor o tomador)

Anverso Reverso

EL RECIBO Es un documento que acredita el pago de la cantidad adeudada.

LOS CONTRATOS Es un acuerdo entre dos o más personas o empresas mediante el cual, pactan dar, hacer o no hacer alguna cosa, o prestar algún servicio.

LOS CONTRATOS Tipos: Compraventa: sobre un bien o derecho. Se especifican personas, bienes o derechos, el precio y las condiciones de pago. Prestación de servicios: para obtener servicios de otras empresas, como la publicidad. Suministro: de agua, luz, etc. Suelen ser contratos de adhesión (condiciones prefijadas por la empresa suministradora) Seguros: para prevenir los posibles riesgos derivados de la empresa. El documento es la póliza y la cantidad de dinero la prima.

ELEMENTOS DEL CONTRATO DE COMPRAVENTA Personales: personas mayores de 18 años o de 16 años si están emancipados. Materiales: Cosa: posible, lícita, dentro del comercio y determinada. Precio: en dinero o cosa. Determinado y cierto.

OBLIGACIONES DEL CONTRATO DE COMPRAVENTA El vendedor debe... El comprador ha de... Entregar la cosa vendida según las condiciones estipuladas, en el plazo y lugar acordados. Conservar la cosa hasta la entrega. Mantener en perfecto estado la cosa y repararla en caso necesario. Correr con los gastos de la venta, salvo pacto en contrario. Responder de los vicios o defectos ocultos que tenga la cosa. Pagar la cosa en los términos especificados. En caso de demora, pagar los correspondientes intereses. Recibir la cosa.