ORGANIZACIÓN TÉCNICA DE ARCHIVOS DEL SECTOR PÚBLICO: CASO CONSEJO DE LA JUDICATURA La presentación busca posicionar tres elementos: 1.- La experiencia en la organización del Archivo General 2.- La validez de la teoría archivística 3.- que es posible transformar los archivos del país. 18/09/2018

1.- Marco legal referencial Contenido: 1.- Marco legal referencial 2.- Breve historia de la Secretaría General del Consejo de la Judicatura 3.- Situación inicial de los archivos del Consejo de la Judicatura 4.- Organización del Archivo General 5.- Situación actual- Experiencias del Archivo General 6.- Perspectivas.- Organización de los archivos judiciales. 18/09/2018

1.- MARCO LEGAL REFERENCIAL Dos elementos básicos: Derecho a la información requiere archivos organizados Que es el Consejo de la Judicatura 18/09/2018

Marco legal referencial Derecho a la información Constitución de la República Art. 18 Todas las personas, en forma individual o colectiva, tienen derecho a: Buscar, recibir, intercambiar, producir y difundir información veraz, verificada, oportuna, contextualizada, plural, sin censura previa acerca de los hechos, acontecimientos y procesos de interés general, y con responsabilidad ulterior. Acceder libremente a la información generada en entidades públicas, o en las privadas que manejen fondos del Estado o realicen funciones públicas. No existirá reserva de información excepto en los casos expresamente establecidos en la ley. En caso de violación a los derechos humanos, ninguna entidad pública negará la información. 18/09/2018

Marco legal referencial Función Judicial- Consejo Judicatura Constitución de la República Art. 177.- La Función Judicial se compone de órganos jurisdiccionales, órganos administrativos, órganos auxiliares y órganos autónomos... Art. 178.- El Consejo de la Judicatura es el órgano de gobierno, administración, vigilancia y disciplina de la Función Judicial. La Función Judicial tendrá como órganos auxiliares el servicio notarial, los martilladores judiciales, los depositarios judiciales y los demás que determine la ley. La Defensoría Pública y la Fiscalía General del Estado son órganos autónomos de la Función Judicial. 18/09/2018

Marco referencial CORTE NACIONAL DE JUSTICIA CORTES PROVINCIALES UNIDADES JUDICIALES Órganos jurisdiccionales FISCALÍA DEFENSORÍA PUBLICA Órganos autónomos NOTARÍAS MARTILLADORES JUDICIALES DEPOSITARIOS JUDICIALES Órganos auxiliares CONSEJO DE LA JUDICATURA Órgano de administración Explica el rol del CJ 18/09/2018

2.- BREVE HISTORIA DE LA SECRETARÍA DEL CONSEJO DE LA JUDICATURA Tres etapas como recurso didáctico 18/09/2018

BREVE HISTORIA DE LA SECRETARÍA GENERAL DEL CJ Creación: 1998 Congreso Nacional 1998 - julio 2011 Consulta popular y período de transición Creación Secretaría General Período de Transición Agosto 2011- Enero 2013 Inicio organización Archivo General Plan estratégico de la Función Judicial El Consejo de la Judicatura fue creado por resolución del Congreso Nacional en 1998 El 7 de mayo del año 2011 se realizó la consulta popular. Por decisión mayoritaria se inició un proceso de reestructuración de la Función Judicial. Se creó el Consejo de La Judicatura de Transición que en un plazo de 18 meses debía tomar acciones tendientes a modernizar y transparentar la administración de justicia. El actual Pleno de Consejo de la Judicatura es el primero con carácter definitivo, de acuerdo a las normas constitucionales vigentes. Se posesionó el 23 de enero del 2013. En abril del 2013 se presentó el Plan Estratégico de la función Judicial 2013-2019. El Objetivo 3.3. impulsa la mejora permanente y la modernización de los servicios. Resolución 100 del 4 de julio 2014- Mapa de procesos, estructura orgánica del CJ- Secretaría General – subdirección Nacional de Archivo y Gestión Documental Consejo de la Judicatura (período actual) Actual Consejo de la Judicatura 23 enero 2013……… Fortalecimiento Secretaría General 18/09/2018

Estructura Secretaría General BREVE HISTORIA DE LA SECRETARÍA GENERAL DEL CJ RESOLUCIÓN 100 CJ (4 JUNIO 2014) EL ESTATUTO INTEGRAL DE GESTIÓN ORGANIZACIONAL POR PROCESOS QUE INCLUYE LA CADENA DE VALOR, SU DESCRIPCIÓN, EL MAPA DE PROCESOS, LA ESTRUCTURA ORGÁNICA Y LA ESTRUCTURA DESCRIPTIVA DEL CONSEJO DE LA JUDICATURA DE NIVEL CENTRAL Y DESCONCENTRADO Estructura Secretaría General SUBDIRECCIÓN NACIONAL DE GESTIÓN DE PROCESOS DEL PLENO SUBDIRECCIÓN NACIONAL CERTIFICACIÓN Y REGISTRO SUBDIRECCIÓN NACIONAL DE ARCHIVO Y GESTIÓN DOCUMENTAL La explicación hará referencia a la Subdirección Nacional de Archivo y Gestión documental Atribuciones y responsabilidades, entre otras: a) Custodiar, manejar y asegurar la integridad del patrimonio documental; c) Elaborar proyectos de instructivos, manuales, normas técnicas archivísticas y de gestión documental, para los archivos jurisdiccionales, administrativos y notariales; d) Organizar y administrar el sistema de archivos físico y digital; g) Coordinar el Sistema de Gestión Integral de Archivos de la Función Judicial (SGIAF) y supervisar el funcionamiento de los archivos de la Institución a nivel nacional (…) 18/09/2018

3.- Situación inicial de los archivos del Consejo de la Judicatura 18/09/2018

Situación inicial de los archivos del Consejo de la Judicatura Consecuencias del estado de los archivos: Inaccesibilidad, Pérdida de documentos, (favorece a la corrupción) Malestar en los ciudadanos, en operadores de justicia y en los propios servidores judiciales Demora en trámites administrativos Indefensión de los ciudadanos y de la institución Patrimonio documental en riesgo, expuesto a todos los factores potencialmente destructivos (físicos, químicos, biológicos, humanos). Consecuencias del inadecuado manejo documental 18/09/2018

4.- Organización del Archivo General. 18/09/2018

Medidas adoptadas Organización técnica del archivo general Tiempo de ejecución: Tres meses (período de Transición) Componentes del proyecto: Organización documental: 1100 metros lineales limpieza, clasificación, ordenamiento, instalación, conservación y normalización 2. Digitalización (selectiva) 5% del volumen documental total aprox. 550 mil hojas 3. Prototipo de un sistema de gestión documental. Un punto de partida para la organización del Archivo General 18/09/2018

Primeros resultados Mejorar la autoestima del servidor judicial. Logros: Recuperación de la información y mejorar la accesibilidad Mejorar la calidad del servicio prestado a los usuarios internos y externos Establecimiento de directrices para la adecuada conservación de los documentos del CJ. Mejorar la autoestima del servidor judicial. Como se mostraron los cambios. 18/09/2018

5.- Situación actual - Experiencias en el Archivo General 18/09/2018

Servicios que presta el Archivo General Referencia Consultas Préstamos Reprografía Asesorías Inspecciones Capacitación técnica archivística Los recursos que se ponen a disposición de los usuarios son, entre otros: fotocopiadora, escáner, internet, correo electrónico. Que hacemos en el AG 18/09/2018

Datos actuales del Archivo General Solicitudes atendidas 640% de incremento. Más usuarios Soporte procesos de auditoría interna Fuente: estadísticas AG-CJ Elaboración: AG-CJ 18/09/2018

Tiempo máximo de respuesta a solicitudes (minutos): Servicios Tiempo máximo de respuesta a solicitudes (minutos): Datos referenciales. Fuente: estadísticas del Archivo General Fuente: estadísticas AG-CJ Elaboración: AG-CJ 18/09/2018

Administración topográfica Datos referenciales. Fuente: estadísticas del Archivo General 18/09/2018

Digitalización-estándares ADECUACIÓN ESCANEADO (CAPTURA) IDENTIFICACIÓN (CODIFICACIÓN) OPTIMIZACIÓN USABILIDAD Una de nuestras fortalezas: Digitalización con un concepto integral Documentos digitalizados: 1,300,000 (12% v. total) METODOLOGÍA PROPUESTA POR IMAGINAR 18/09/2018

Digitalización – almacenamiento -usabilidad El repositorio utiliza la plataforma Alfresco. En julio se cambió la versión Community por la Enterprisse El proceso de migración respetó interfaces, imágenes, metadatos, usuarios, roles, etc. 18/09/2018

Digitalización - metadatos La digitalización concluye cuando se registran los metadatos. Cada tipo documental tiene un número específico de metadatos que facilitan el acceso a la información. En el ejemplo:10 metadatos. 18/09/2018

Organización de los archivos judiciales 6.- Perspectivas Organización de los archivos judiciales Propuesta: mostrar lo que se viene haciendo 18/09/2018

Transformación de los archivos judiciales - El trabajo no se detiene - 2014 año de los archivos - Nueva normativa - Cambios en la forma, organización, procedimientos, gestión de los archivos - Se han mejorado los tiempos de recuperación de la información (bajo los 5 minutos) - 20 archivos intervenidos a nivel nacional - Nuevo rostro de los archivos judiciales. - Precisar Liderazgo, visión y respaldo del Presidente CJ (Dr. Jalk) , Vocales, Secretario General (Dr. Andrés Segovia), Subdirectora Nacional de Archivo y Gestión Documental( Esp. Karina Logroño) 18/09/2018

Un archivo organizado garantiza el respeto a los derechos de los ciudadanos 18/09/2018

La organización del Archivo General del Consejo de la Judicatura demuestra que es posible aplicar la teoría archivística a la práctica cotidiana Propuesta: mostrar lo que se viene haciendo 18/09/2018

¡Cambiar los archivos ecuatorianos sí es posible! Propuesta: mostrar lo que se viene haciendo 18/09/2018