Capacitación Medios Magnéticos 2012

Temario Protocolo FTP Actualización Ciudades Actualización datos afiliado Resoluciones Extracto anual Medios acumulados Medios contables

Protocolo FTP FTP: Es un protocolo que proporciona para la transferencia de archivos entre un servidor FTP (carpeta en servidor remoto) y una herramienta cliente. Como seguridad utiliza usuario y contraseña para acceder al espacio asignado, uso que se le dará con Fondago: La base de datos de la aplicación Fondago podrá ser colocada (o descargada) en el servidor FTP para efectos de continuidad del fondo o dicho de otra forma para tener un backup de ésta en un sitio alterno y remoto. Cliente FTP: Se sugiere el uso del Filezilla pues una aplicación tipo Windows de fácil manejo y de licenciamiento GNU y por la cual no hay que pagar.

Empresa Patrocinadora Servidor Fondago Subir copia Cd’s en Custodia FMI

Actualización de Ciudades

Es necesario que validamos la veracidad de los tipos y descripciones que encontramos en la tabla de ciudades

Para los afiliados debemos validar que la ciudad que se encuentra registrada sea exactamente igual a la tabla de ciudades en Contabilidad

Actualización de Datos

Para empezar es necesario por seguridad sacar un backup a Datos. Luego ingresamos a esta pantalla y damos clic en el botón de especiales.

Al dar clic en el botón de especiales se desplegara esta botonera en la cual podemos encontrar el botón de Novedades de Nomina, al cual debemos dar clic.

Al ingresar por novedades damos clic en el botón nuevo para generar un registro con todos los campos que necesitamos que lleve la novedad, luego damos clic al botón exportar

Exportamos todos los campos en formato DBF para no presentar inconvenientes con las fechas. Abrimos el archivo desde Excel y agregamos la información tomando como ejemplo el registro que fue creado antes de la exportación, al finalizar guardamos en formato Excel 5.0 o 95

Cuando ya tenemos el archivo con toda la información de las novedades lo importamos con formato Excel y reemplazamos los datos existentes.

En este momento recomendamos hacer una validación de la información importada. Para terminar damos clic en actualizar novedades

Extracto anual

El primer paso es verificar las utilidades y retenciones aplicadas en el 2011 AL ingresar a la opción de distribución de utilidades damos clic en el botón de histórico.

Verificamos que la descripción de las distribuciones cuenten con el AP2011MM. En caso de no tener la descripción completa agregamos el campo dando clic sobre la casilla como se muestra en la imagen Seleccionamos el registro que deseamos observar y damos clic en Ver Detalle para generar el listado.

Al dar clic en ver detalle aparecerá esta pantalla en la cual si damos clic en la impresora de la botonera aparecerá un listado detallado de la aplicación de las utilidades en el periodo que fue seleccionado previamente, con el fin de validar que las utilidades y las retenciones cuadren con respecto a la Contabilidad

El siguiente paso es generar los extractos anuales Es necesario que verifiquemos que el campo señalado en el recuadro rojo se encuentre la unidad de Diciembre del 2011

Para procesar los medios es necesario dar clic en el botón de Procesar Certificados y Medios Luego damos clic en resumen para imprimir el reporte y validar que la información sea correcta, para proceder ubicamos una cedula e imprimimos uno solo.

Al finalizar el proceso ingresamos a sisval y encontramos en este, el formato m1021.xls y el m1002.xls

El formato m1002 cuenta con los siguientes campos: medio cedula tipo nombre ape1 ape2 nom1 nom2 dir1 dpto muni base rte Código Cedula Tipo de identificación Nombre Apellido 1 Apellido 2 Nombre 1 Nombre 2 Dirección Departamento Municipio Base de retención Retención en la fuente

El formato m1021 cuenta con los siguientes campos: medio cedula tipo nombre ape1 ape2 nom1 nom2 dir1 dpto muni inicial abonos rend final inival finval Código Cedula Tipo de identificación Nombre Apellido 1 Apellido 2 Nombre 1 Nombre 2 Dirección Departamento Municipio Saldo inicial de histórico Entrada de aportes Rendimientos Saldo final histórico Saldo inicial valorizado Saldo final valorizado

Para terminar el proceso debemos grabar el factor inflacionario en cuanto sea publicado para el 2012. Para grabar el factor inflacionario ingresamos por la siguiente ruta:

Medios Acumulados

Al ingresar por esta opción damos clic en el botón de Utilidades

Al dar clic en la opción de utilidades aparecerán los siguientes botones, continuamos dando clic en el botón de Acumulados Medios

En cuanto el recuadro indique un numero de cedula el programa esta generando el archivo. Al finalizar el proceso ingresamos a sisval y encontramos en este, el formato m1026.xls

El formato m1026 cuenta con los siguientes campos: nid dv nomb apl1 apl2 nom1 Nom2 Dire Dpto Muni Interes Prestamo Libre Vivienda Cedula Digito de Verificación Nombre Apellido 1 Apellido 2 Nombre 1 Nombre 2 Dirección Departamento Municipio Interés Préstamo Libre Vivienda

Medios Contabilidad

Para empezar damos clic en el botón de Definición

Al dar clic en la opción de definición aparecerá la siguiente pantalla

El formato m1002 cuenta con los siguientes campos: medio cuenta cedula nombre valor fecha compro numero base Código Cuenta contable Cedula Nombre Valor de movimiento Fecha de mvto Comprobante Numero de comprobante Base de retención

El formato m1002 cuenta con los siguientes campos: medio cedula dv concepto tipo nombre ape1 ape2 nom1 nom2 dir1 dpto muni base valor Código Cedula Digito de Verificación Interés Tipo de identificación Nombre Apellido 1 Apellido 2 Nombre 1 Nombre 2 Dirección Departamento Municipio Base Valor