Curso Excel Avanzado Facultad de Derecho - UNAM Por: Lic. Paulina Sánchez Aguilar paulina@derecho.unam.mx

Temario Repaso Filtrar y presentar información a través de las hojas de cálculo Trabajar con diferentes Hojas de trabajo Uso de funciones y operadores relacionales Listas ordenadas Uso de filtros en listas Remover registros duplicados Tablas y gráficos dinámicos Creación de una tabla dinámica Manipulación de datos Agrupaciones por fecha y tiempo Uso de gráficos dinámicos

Temario Seguridad Validación de datos Formularios Introducción a macros Definición Creación de un macro simple

Excel Es un programa de hojas de cálculo que nos permite registrar datos y realizar cálculos y operaciones de una manera sencilla para el soporte en la toma de decisiones. Nos permite realizar operaciones básicas hasta cálculos complejos. Para este curso utilizaremos la versión Excel 2013.

¿Para qué se ocupa Excel? Presupuestos Ventas Gastos Proyecciones Convertir los datos en atractivos gráficos Tablas dinámicas Herramientas visuales

Repaso Al iniciar Excel 2013 se abre la pantalla de bienvenida, desde la cuál podemos acceder a los archivos con los que hemos trabajado recientemente. También nos ofrece abrir un libro nuevo, y nos ofrece una serie de plantillas prediseñadas y listas para usar

Repaso Al aparecer en pantalla algún libro con el que trabajamos cotidianamente, Excel nos da la opción de anclarlo desde el botón que aparece a la derecha del nombre de archivo, con un ícono en forma de “chinche”. Al dar clic en él, podremos dejar siempre visible ese archivo cada vez que iniciemos Excel.

Elementos básicos Excel Barra de menús Cinta de opciones Barra de fórmulas Cuadro de nombres Ventana del libro Ctrl PageDown, Ctrl PageUp para cambiar entre hojas Barra de estado

Repaso Un archivo de Excel se le conoce como libro, por su similitud con los libros de papel que están conformados por Hojas Columnas, son las líneas verticales. Las líneas horizontales son filas La intersección entre una fila y una columna se le conoce como celda, y se les llama por la letra de la columna que pertenecen, seguida del numero de fila, ej. C6 Cuando seleccionamos un grupo de celdas se le conoce como rango.

01 - Ejercicio Tipos de Datos Indicar el tipo de dato: Función Numérico Fórmula Alfanumérico

“Alt” + “Shift” + “=“ Función SUMA() Fórmula =(B4+C4+D4) Realizar la suma de las Ventas y los Gastos en las celdas H4 y H5 respectivamente utilizando fórmula y función SUMA(). =PROMEDIO(B4:G4) =(B4+C4+D4+E4+F4+G4)/6 Promedio Menú Inicio -> Alineación -> Combinar celdas Agregar bordes Agregar color a las columnas “Ctrl” + “1” Formato Clic derecho sobre celda -> Insertar comentario Menú Revisar -> Comentarios -> Nuevo comentario Agregar comentarios Formato de celda (Clic derecho) -> Número -> Número negativo Números negativos 02 - Ejercicio repaso Para el porcentaje de cambio necesitamos primero sustraer dos y dividirlo por el punto de inicio, la diferencia de 20-30, dividido entre 20

03 - Ejercicio Filtro y Presentación de Datos Hoja1 Agregar función SI para comprobar si se cumplió el objetivo para: Agregar máximo de ventas =MAX(B4:G4) Agregar mínimo de ventas =MIN(B4:G4) Ventas =SI(I6>=C16,"Felicidades", "Podemos mejorar") Ganancias =SI(I4>=C17,"Felicidades", "Podemos mejorar")

03 - Ejercicio Filtro y Presentación de Datos Hoja2 Teléfono formato especial Seleccionar la columna Teléfono Formato de celda (Clic derecho ó Ctrl 1) -> Especial -> Tipo: Número de Telefono, Configuración regional: Español (España)

03 - Ejercicio Filtro y Presentación de Datos Formato condicional: Barras de datos, Escalas de Color, Conjunto de Iconos Seleccionar el rango de datos al que se desea aplicar el formato condicional Menú Inicio -> Estilos -> Formato Condicional

Tablas de datos Se pueden ver como un rango en Excel que permite una gran funcionalidad de forma sencilla Los datos están estructurados y es fácil agregar filas o columnas Permite ingresar una fórmula y reflejarla en las demás celdas del mismo tipo Cuando se crea una tabla Excel la nombra como Tabla1, o según sea el caso, pero desde Nombre de la tabla: podemos darle uno nuevo

03 - Ejercicio Filtro y Presentación de Datos Hoja 3 Convertir rango de datos en Tablas Agregar estilo de tablas Insertar segmentación de datos Agregar columna: Nuevo Salario: Suma +2000 Agregar Totales Ordenar Alfabéticamente Remover duplicados Dividir ventana Convertir Tabla en rango de datos

03 - Ejercicio Filtro y Presentación de Datos Hoja 1 Cambiar imagen de logo de la empresa Agregar rombo: Agregar título “Reporte 1er. Semestre 2017” Agregar Smart Art (F4) Modificar Nombre y color a las hojas

Gráficos Facilita la lectura de los datos Ayudan a comparar los valores de una hoja de cálculo Los gráficos están ligados a tablas de datos, si se actualizan los datos en ésta, el gráfico se actualizará automáticamente A partir de Excel 2013 existe la opción de Gráficos recomendados, de manera que el programa analiza los datos y nos ofrece una opción de gráfico

04 - Ejercicio Gráficos Seleccionar Datos para insertar tablas Recomendadas Alt + F1 F11 Revisar tipos de gráficos Insertar gráfico de tipo Circular en tabla Venta de Muebles por Región Insertar gráfico de tipo Circular para tabla de Venta de Producto

04 - Ejercicio Gráficos Estilos de gráficos Diseño rápido Titulo de la gráfica como título de la tabla: Clic en título de gráfico, barra de fórmula el signo de igual “=“, clic en D2, ó donde se encuentre el título y enter

04 - Ejercicio Gráficos Hoja 2 Insertar minigráfico horizontal Minigráficos: color del minigráfico, punto alto, punto bajo Insertar minigráfico vertical: ir a menú Insertar, insertar línea Insertar minigráfico de tipo ganancia - pérdida

05 - Ejercicio Consolidación Datos Abrir archivo 05 – Ejercicio Vista: Nueva Ventana, Vista: Organizar: Mosaico Mover hojas, copiar una hoja (Ctrl + Arrastrar) Seleccionar varias hojas, insertar fila, revisar hojas, desagrupar Nueva Hoja: renombrar “Totales Regionales”

Tablas dinámicas Están separadas de la tabla de datos, por lo regular en otra hoja No sólo nos sirven para sumar datos, sino también para ordenar, filtrar

06 - Ejercicio Tablas dinámicas Abrir archivo 06 – Ejercicio Insertar – Tabla dinámica Encabezados de campos para quitar leyendas Diseño – Diseño de Informe para mostrar diferentes diseños Cliente en columnas, Producto en Filas, Sum Artículos en Valores Quitar Producto Agregar en Filasproducto y cliente Agregar en Fila, vendedor, cliente, en columnas producto Mover vendedor a filtros Modificar valores de la tabla original, Ctrl F5 para refrescar la tabla dinámica Doble clic en una celda de la tabla dinámica

06 - Ejercicio Tablas dinámicas Hoja 2 Revisar la tabla y ver que hay muchas fechas Clic derecho sobre fecha y agrupar, escoger una opción – meses Agrupar por meses, trimestres y años Agrupar por trimestres y años Por Años y meses Por meses y años, quitar de diseño subtotales Diseño de formato esquema Experimentar con los diferentes diseños Agrupar por días – 14 Agrupar dos columnas (Regiones) Zona 1 Segmentación de Datos

06 - Ejercicio Tablas dinámicas Agregar nueva tabla dinámica Producto, No Artículos, Clientes Agregar gráfico – Alt F1 Modificar columnas Así como se puede agregar la tabla dinámica, se puede agregar el gráfico dinámico Vendedor AXIS, Product Lengend, Total Cost Values Formato de número

06 - Ejercicio Tablas dinámicas Vinculación de Tablas dinámicas Generar dos tablas dinámicas para la Hoja 1 Agregar segmentación de datos Seleccionar Conexiones de informe Seleccionar las dos tablas dinámicas existentes

Seguridad Proteger libros y hojas de cálculo A veces se requiere proteger celdas solo una vez, por ejemplo, para evitar modificar alguna fórmula accidentalmente. Marca libro como final Cifrar con contraseña Seguridad

07 - Protección Datos Proteger columna Años Por defecto todas las celdas están marcadas como protegidas, esto se activa cuando protegemos la hoja. Para comprobarlo, vamos al menú Revisar, elegir opción Proteger hoja. Desproteger hoja Fecha_inicial    Una fecha que representa la primera fecha del período o la fecha inicial. Las fechas pueden escribirse como cadenas de texto entre comillas (por ejemplo, "30/01/2001") como números de serie (por ejemplo, 36921, que representa el 30 de junio de 2001, si usa el sistema de fechas de 1900), o bien como resultado de otras fórmulas o funciones (por ejemplo FECHANUMERO("30/01/2001")).

07 - Protección Datos Proteger columna Años Seleccionar el rango que se va a desproteger Dar clic derecho sobre el rango Seleccionar Formato de celda Seleccionar pestaña Proteger -> Desbloquear Ir a menú Revisar y seleccionar opción Proteger Hoja Fecha_inicial    Una fecha que representa la primera fecha del período o la fecha inicial. Las fechas pueden escribirse como cadenas de texto entre comillas (por ejemplo, "30/01/2001") como números de serie (por ejemplo, 36921, que representa el 30 de junio de 2001, si usa el sistema de fechas de 1900), o bien como resultado de otras fórmulas o funciones (por ejemplo FECHANUMERO("30/01/2001")).

07 - Protección Datos Agregar el 2% de comisión a todos los vendedores Bloquear todas las columnas, excepto la de % Evaluar fórmula Modificar valores de %

Esta herramienta es útil para tener control sobre nuestros registros Para realizar la validación de datos de una lista determinada, lo haremos desde el menú Datos, en el grupo Herramienta de datos Validación de Datos

08 – Ejercicio Validación de Datos Ejemplos En menú Datos, Validación de Datos – Validación de Datos Configuración: Longitud de texto, Igual a 6, Mensaje de entrada= Título: “Recuerda”, Mensaje de entrada: “Debes ingresar exactamente 6 caracteres” Mensaje de error= Título: “Error”, Mensaje de error: libre

08 - Ejercicio Validación de datos Hoja 1 Agregar comisión entre el 5% y 20% con solo mensaje de entrada Agregar Estatus con lista Agregar un elemento Becario a la lista de Estatus Se pueden mover los elementos de la lista para incluir Becario o se vuelve a configuración la validación de datos de tipo lista Ordenar alfabética a fuente de datos Esconder la lista Mover la lista de valores a otra hoja En Revisar, proteger libro, proteger estructura

Validación de datos Hoja 2 Clasificación y Artículo Crear validación de datos de la clasificación Seleccionar todo el texto desde la clasificación hasta los tipos de mueble En menú Formula, grupo Nombres definidos, Crear desde la selección

08 - Ejercicio Validación de datos Crear validación de listo, pero ahora usando la función INDIRECTO En la sección de Origen escribimos la función =INDIRECTO(D1) INDIRECTO. Devuelve la referencia especificada por una cadena de texto. Las referencias se evalúan de inmediato para presentar su contenido. Use INDIRECTO cuando desee cambiar la referencia a una celda en una fórmula sin cambiar la propia fórmula.

08 - Ejercicio Validación de datos Para quitar de la lista las celdas en blanco, seleccionar la sección de los datos, ir al menú Inicio, después en el grupo de Edición “Buscar y seleccionar”, ir a Especial, Celdas en Blanco. Posteriormente, eliminar estas celdas en blanco, desplazando hacia la izquierda.

08 - Ejercicio Validación de datos Validar duplicados Agregar una validación de datos Personalizada En fórmula =CONTAR.SI(B:B;B1)=1

Formularios El menú desarrollador nos permite agregar controles necesarios para trabajar con formularios, macros y otras tareas similares, para crear documentos inteligentes. Para habilitar el menú Programador vamos a Archivo -> Opciones -> Personalizar cinta de Opciones marcar menú Programador Para formatos no es necesario crear una macro, se utilizarán solo Controles de formulario

09 – Ejercicio Formularios Hoja 1 Agregar tres casillas (Control de Formulario) Dar clic derecho y seleccionar Formato de control Vincular con la celda al lado derecho de donde se encuentra la casilla Seleccionar la opción Sombreado 3D

09 – Ejercicio Formularios Agregar color a la casilla, seleccionándola con clic derecho y después en menú Formato Modificar el texto

09 – Ejercicio Formularios Seleccionar todas las columnas que abarca la tabla Del menú Inicio, grupo Estilo, Formato Condicional, seleccionar Nueva regla

09 – Ejercicio Formularios Escoger la opción “Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato” Escribir la siguiente condicionar para aplicar como verdadera la fórmula: =Y($D1="B&B Spaces“;$K$3) $D1 es la referencia absoluta En Formato, escoger en Relleno, el color con el que resaltaremos los registros que cumplan con la regla.

Así luce nuestra regla

Macros Nos ayudan cuando estamos realizando tareas repetitivas Excel cuenta con la opción “Grabar Macro”, lo cual permite ingresar una serie de pasos sin necesidad de programar en Visual Basic Programación avanzada de Macros y de funciones personalizadas no serán temas de este curso. Para guardar un archivo con macro se debe hacer con la opción .xlsm

10 - Ejercicio Macros Si se desean tener una lista de los empleados, y mantener aquellos que ya se han ido de la empresa, pero identificarlos con formato “tachado”, se puede hacer desde formato de celda, ó con “Ctrl” + 5, esto es una macro

10 - Ejercicio Macros Desde el menú Vista, ó desde el menú Desarrollador, dar clic sobre la opción Macros y seleccionar Grabar Macro Asignar un nombre En método abreviado pondremos H Aceptar

10 - Ejercicio Macros Realizar las acciones que queremos guardar: Resaltar celda en negrita, agregar color a la celda, cambiar color a la fuente, agregar borde Detener la macro Validar No hay opción de deshacer

10 - Ejercicio Macros En el menú Inicio, ir a Buscar y seleccionar, escoger la opción Fórmulas, modificar el color del texto a naranja, resaltado en negritas, bordes naranjas por celda Guardar macro en Libro Personal de Macros Abrir otro libro

10 - Ejercicio Macros Insertar una forma y darle formato Dar clic derecho y seleccionar la opción Asignar macro Escoger la macro que acabamos de guardar Modificar formato de celdas guardadas con macro Dar clic en figura