Taller Centroamericano La Vida más Simple con una Ventanilla Empresa Simplificando la Vida de Nuestros Empresarios (Un caso de éxito en Chile) Cristian Ocaña Alvarado Consultor de Modernización del Estado y Gobierno Electrónico Ex Director de Tecnologías de Gobierno Asesor de Ventanilla Empresa Octubre, 2004

Agenda de la Presentación Venga ¡No queremos molestarlo! Cambiando el Paradigma: ¡No Venga! No queremos molestarlo La Llave: “El Empresario es el Rey” ¿Cómo hacer mucho con poco? ¿Y el marco jurídico para hacer esto? Encadenamiento de trámites ¿Y cómo se hace el pago? Impactos / Casos Beneficios Directos a Empresarios Testimonios Resultados

Venga ¡No queremos molestarlo! Largas colas de espera Horarios reducidos Puntos de atención limitados Poca claridad del qué y cómo hacerlo Papeles que llenar Tiempo precioso e improductivo perdido Es caro hacer trámites Los trámites lentos retrasan el negocio Baja la calidad de atención a clientes El inversionista evalúa esas variables

Cambiando el Paradigma: ¡No Venga! No queremos molestarlo Modelo basado en Servicios en Línea: No hay espera por atención El horario es 7 x 24 Puntos de atención: depende de cobertura y acceso a Internet Claridad de cómo se hace el trámite Se llenan formularios sin error: se hacen cálculos y cuadraturas automáticamente El tiempo del trámite equivale al tiempo en completar los formularios

Cambiando el Paradigma: ¡No Venga! No queremos molestarlo Modelo basado en Servicios en Línea: Hay menores costos en hacer el trámite El trámite electrónico permite un negocio más ágil Mejora la atención al cliente El inversionista evalúa positivamente las facilidades que dispone un país

Cambiando el Paradigma: ¡No Venga! No queremos molestarlo Hay Requerimientos de Diseño Básicos: Un e-trámite por si solo no garantiza nada Un e-trámite requiere sintonizarse con el proceso completo en la entidad pública El proceso requiere simplificarse y adaptarse a un modelo de información computacional El e-trámite requiere a los mismos funcionarios públicos para que funcione El e-trámite requiere un soporte tecnológico que garantice seguridad y disponibilidad

Cambiando el Paradigma: ¡No Venga! No queremos molestarlo Se Aplica También a Ventanilla Presencial: La mejora de los procesos de un trámite generan un mejor servicio y atención La ventanilla presencial debe dar resultados similares a la ventanilla Internet Al interior del trámite, el proceso es el mismo (son los mismos funcionarios) Un trámite presencial también requiere de un soporte tecnológico que garantice seguridad y disponibilidad de los datos

Una Llave del Exito: “El Empresario es el Rey, siempre” El problema clásico de la oferta y la demanda Ofertamos cosas que creemos tendrán demanda En trámites públicos, el riesgo es alto Es mejor pararse en la misma demanda Solución: Saber lo que necesita el empresario La estrategia fue preguntarle al empresario ¿Cómo? Consultándole directamente ¿Quién? Por un experto que sabía hacerlo El rol del Estado: establecer el QUE

La Llave: “El Empresario es el Rey” ¿Cómo se determinaron los trámites? Encuesta nacional por un tercero experto (1,200 empresarios a nivel nacional) Segmentación por áreas productivas Selección por importancia y globalidad Identificación de procesos de trámites seleccionados (17 instituciones públicas) ¿Cómo se validaron los trámites? Presentación del programa a las Cámaras, Asociaciones y Agrupaciones de Empresarios Selección final de trámites por ellos mismos Apoyo político permantente

¿Cómo se hizo mucho con poco? Liderazgo del programa centralizado y con US$ (préstamo BID y presupuesto propio) Máximo impacto: Modelo 20/80 de las necesidades (Manitoba y US$ 400 millones) Máximo RRHH: Proyectos descentralizados en entidades públicas con supervisión global Máximo Interés: Financiamiento 50/50 Máximo compromiso institucional: ¡Esto es parte de su mandato, señor Director! Máxima garantía: Compromiso institucional, empeñando bono de funcionarios contra metas

¿Y el marco jurídico para hacer esto? Premisa 1: Todos queremos avanzar rápido Premisa 2: El bienestar no puede esperar (más economía, más ahorro, más tiempo, más desarrollo, más tranquilidad) Premisa 3: Hay voluntad y compromiso institucional e individual para avanzar

¿Y el marco jurídico para hacer esto? Todos los trámites no requirieron ajustes de ley Varias entidades tenían atribuciones por ley En muchos casos lo que se creía legal era un simple “mito urbano” de años y años Hubo ajustes en los reglamentos internos operativos, manuales, instructivos Los abogados eran los más entusiastas: “karma del entorpecimiento o la obstaculación” Ningún trámite usa firma electrónica

Encadenamiento de los Trámites Para darle valor y contexto a un trámite se lo ligó a una cadena de trámites relacionados La unión de trámites relacionados elevó el resultado final mucho más que el trámite solo Por ejemplo, los trámites de: Creación de Empresas Proceso de Exportación, Pesca y Agrícola Recurrencia en su realización

Encadenamiento de los Trámites Cadena del proceso de creación de empresas Sector Privado 1. Inscripción de Escritura en Notaría 2. Inscripción en Registro de Comercio 3. Publicar extractos en Diario Oficial Sector Público 4.1. Iniciación de Actividades ante SII 4.2. Resoluciones Sanitarias del SESMA (según la actividad) 5. Solicitud de Patente Comercial en Municipios 6. Timbraje de documentos en Servicio de Impuestos Internos Instituciones Públicas Involucradas Servicio Salud Medioambiente Servicio Impuestos Internos Subsecretaría de Economía

Encadenamiento de los Trámites Cadena del proceso de creación de empresas Iniciación de actividades para contribuyentes de 2ª Categoría (SII) Trámite obligatorio a todas las personas naturales que inician y realizan sus operaciones económicas o comerciales. Son 123.000 solicitudes anuales. Antes: Las personas concurrían a las oficinas del SII, a llenar la solicitud. Ahora: los contribuyentes de 2a categoría (profesionales) ingresan el Formulario 4415 y consultan su estado vía Internet.

Encadenamiento de los Trámites Cadena del proceso de creación de empresas Autorización sanitaria para establecimiento de alimentos (SESMA) 8.800 solicitudes anuales tramitan los establecimientos que producen, elaboran, preservan, envasan, almacenan, distribuyen, expenden y consumen alimentos y aditivos alimentarios. Antes: solicitud tramitada y pagada completamente presencial ante el SESMA, para presentarla luego en el municipio.   Ahora: Se ingresa la solicitud, paga y consulta su estado por Internet. Obtiene un certificado con firma digital. Los municipios pueden consultar el certificado electrónicamente por Internet. Si la autorización requiere visita a terreno, se agenda vía el sistema.

¿Y cómo se hace el pago? Agenda Digital de Chile: “se dará un nuevo impulso al Portal de Pagos del Estado, incorporando a la totalidad de la banca disponible, así como otros medios de pago de uso de la población no bancarizada.” Hoy opera para pagar: Aduanas, Contribuciones, Deudas Fiscales, Declaraciones, Convenios. Propiedad Industrial (del Ministerio de Economía) opera desde el año 2001 con el Portal de Pagos. Todas las iniciativas que incluyan pago, utilizarán este Portal de Pago.

Impactos / Casos Desvinculación del trabajador (Dirección del Trabajo) Constancias (Dirección del Trabajo) Timbraje de rollos y boletas (Servicio de Impuestos Internos) Visaciones de cuotas pesqueras (Servicio Nacional de Pesca)

Impactos / Casos Desvinculación del trabajador 646,000 solicitudes/año Usuarios e instituciones ahorran 3 horas por trámite (1 hr. empleador, 1 hr. trabajador y 1 hr. funcionario público) Si el uso del trámite por Internet es del: 20%: se liberan 387,600 hrs/año = US$ 1 millones 35%: se liberan 678,300 hrs/año = US$ 1,8 millones 80%: se liberan 1,550,400 hrs/año = US$ 4 millones

Impactos / Casos Constancias 400,000 solicitudes/año Los usuarios ahorran 1. 5 hrs. por trámite (1 hr. X traslado y 1/2 hr. X trámite) y la institución 12 minutos por trámite Si el uso del trámite por Internet es del: 20%: se liberan 136.000 hr/año = US$ 0,4 millones 35%: se liberan 238.000 hr/año = US$ 0,6 millones 80%: se liberan 544.000 hr/año = US$ 1.4 millones

Impactos / Casos Timbraje de rollos y boletas de honorarios 241,619 solicitudes/año Los usuarios ahorran 7 hrs. por trámite (confección de talonarios, timbraje de talonarios, etc.) y la institución 35 minutos por trámite Si el uso del trámite por Internet es del: 20%: se liberan 366,455 hr/año = US$ 1 millón 35%: se liberan 641,297 hr/año = US$$ 1,7 millones 80%: se liberan 1,465,822 hr/año = US$ 3.8 millones

Impactos / Casos Visaciones de cuotas pesqueras 300,000 solicitudes/año Por trámite los usuarios ahorran 1. 5 hrs. (1 hr. de viaje y 1/2 hr. de atención) y la institución 1 hr. Si el uso del trámite por Internet es del: 20%: se liberan 150.000 hr/año = US$ 0,4 35%: se liberan 262.500 hr/año = US$ 0,7 80%: se liberan 600.000 hr/año = US$ 1,6

Beneficios Directos a Empresarios Solicitud y obtención del registro de marcas y patentes (Dpto. Propiedad Industrial) 33,000 solicitudes anuales Antes: Los usuarios tenían un solo punto de atención en la Capital (Santiago), en día y hora hábil y el proceso demandaba cerca de 6-10 visitas presenciales al Dpto. Propiedad Industrial. Ahora: Se puede realizar a través de Internet, a cualquier hora (7x24) desde cualquier parte del país y utilizar el pago electrónico. Además, el usuario conoce en todo momento el estado de su trámite.

Beneficios Directos a Empresarios Certificados de Vigencia y Obtención de información de Cooperativas (Depto. Cooperativas) 4,500 solicitudes anuales Son certificados de vigencia de la cooperativa, o solicitudes de actualización de su información. Antes: Este trámite se realizaba principalmente en la Capital, día hábil Ahora: a través de Internet el trámite se puede realizar desde cualquier parte del país, cualquier día (7x24), además puede consultar información pública de la Cooperativa en línea.

Beneficios Directos a Empresarios Timbraje de documentos tributarios (Servicio de Impuestos Internos) ¡No venga a la Institución! Antes: sólo en las oficinas del Servicio de Impuestos Internos podía averiguar la cantidad de documentos que tenía permitido timbrar, y en qué situación se encontraba. Ahora: el interesado puede consultar la información de máximo timbraje por documento en el sitio web del SII (7x24) y revisar sus antecedentes, para llevarlos al SII y subsanar los problemas existentes.

Testimonios - José Omar Bueno (comerciante). Desde su minimarket "OMBU", ubicado en un populoso sector de la comuna de Santiago, este comerciante ya no gasta tiempo en escribir las tradicionales boletas "5x1", sino que utiliza una máquina registradora, cuyos rollos deben ser autorizados por el Servicio de Impuestos Internos. Hasta hace poco, debía concurrir hasta la oficina metropolitana del SII para que le aprobaran los rollos. Pero ahora ya no se mueve de su local, puesto que se acogió a la modalidad de "timbraje electrónico". "Me meto a internet y en tres minutos la solicitud está enviada y puedo seguir funcionando sin problemas", señaló.

Testimonios -Arturo Nicoletti (empresario de las comunicaciones). Arturo Nicoletti señala que el prestigio empresarial va asociado a un nombre, lo que el mercado conoce como "la marca". Por eso decidió iniciar los trámites de inscripción de la marca de una emisora de frecuencia modulada, para lo cual se comunicó con el Departamento de Propiedad Industrial (DPI) de la subsecretaría de Economía para iniciar el trámite. Le señalaron que había dos modalidades: apersonarse en las oficinas del DPI o ingresar a la remozada página web. Nicoletti prefirió internet. "Completé todos los datos, realicé el pago electrónico y listo. Este tipo de avances son los que le dan dinamismo a los países", opinó

Resultados Trámites Disponibles Al 25 Noviembre 2003: 25 Al 31 Diciembre 2003: 34 Al 31 Enero de 2004: 37 Al 31 Marzo de 2004: 43 Al 31 Diciembre de 2004: 52 Al 31 Marzo de 2006: 80

Resultados Recursos públicos invertidos en el programa 2002-2003

Resultados Ahorro estimado país anual ¡¡¡ US$ 1,000 millones !!!

Cristian Ocaña Alvarado Consultas.... Cristian Ocaña Alvarado cocana@mi.cl