Documentos a utilizarse para la adquisición de hardware y/o software REDES 439

Origen Usualmente cada Proyecto que requiera de algún cambio en equipo (hardware) o en la programación del Sistema existente (software) se debe iniciar con una solicitud de propuesta (RFP). Una solicitud de propuesta es un documento de adquisición que se utiliza para solicitar propuestas de posibles vendedores de productos o servicios para el proyecto. Si se decide en el proyecto comprar una parte del trabajo, se convoca a proveedores a través de este documento. Una solicitud de información, o RFI por sus siglas en inglés (Request For Information), es un proceso empresarial estándar cuyo propósito es recoger información por escrito acerca de las capacidades de varios proveedores. Normalmente sigue un formato que puede ser usado para efectos comparativos.

Solicitud de Propuesta

Cotización Documento o información que el departamento de compras usa en una negociación. Es un documento informativo que no genera registro contable.

Cotización - Solicitud

Cotización

Cotización

Selección del Proveedor Una vez se obtienen todas las cotizaciones de los diferentes proveedores, estas se deben someter a un proceso de selección. Existen varios métodos, pero uno de los más utilizados es el llamado METODO DE FACTORES PONDERADOS. Este método no es uno completamente objetivo, pero al menos permite hacer comparaciones directas entre las diferentes propuestas recibidas. Se recomienda que este proceso de selección se realice en un grupo para tener varios puntos de vista diferentes.

Método de Factores Ponderados

Ejemplo

Método de Factores Ponderados Una vez se obtenga el proveedor con el total mayor, esta propuesta se recomienda para selección. Tener en cuenta que un proveedor puede obtener números altos en algunos factores que tal vez no sean considerados muy importantes según la naturaleza del Proyecto.

Orden de Compra Una orden de compra o nota de pedido es un documento que un comprador entrega a un vendedor para solicitar ciertas mercancías, luego de éste haber sido seleccionado. En él se detalla la cantidad a comprar, el tipo de producto, el precio, las condiciones de pago y otros datos importantes para la operación comercial.

Componentes de una orden de compra Nombre impreso y dirección de la compañía que hace el pedido Número de orden de compra Nombre y dirección del proveedor Fecha del pedido y fecha de entrega requerida Términos de entrega y de pago Cantidad de artículos solicitados Número de catálogo Descripción Precio unitario y total Costo de envío, de manejo, de seguro y relacionados. Costo total de la orden Firma autorizada

Orden de Compra El original se envía al proveedor y las copias usualmente van al departamento de contabilidad para ser registrados en la cuenta por pagar y otra copia para el departamento de compras.