CONTROL

El Proceso Administrativo Planificación Metas Objetivos Estrategias Planes Organización Estructura Administración de recursos humanos Dirección Motivación Liderazgo Comunicación Comportamiento Individual de grupo Control Normas Medidas Comparaciones Acción

El Proceso Administrativo

Control Proceso para determinar lo que se esta llevando a cabo, valorizándolo y si es necesario, aplicando medidas correctivas, de manera que la ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado. George R. Terry

CONTROL El control es un mecanismo que permite corregir desviaciones a través de indicadores cualitativos y cuantitativos dentro de un contexto social amplio, a fin de lograr el cumplimiento de los objetivos claves para el éxito organizacional, es decir, el control se entiende no como un proceso netamente técnico de seguimiento, sino también como un proceso informal donde se evalúan factores culturales, organizativos, humanos y grupales.

Principios De los objetivos. El control es un medio para alcanzar los objetivos De la oportunidad. El control para que sea eficaz necesita ser oportuno. De las desviaciones. Todas las variaciones o desviaciones debe ser analizadas, para conocer sus causas y evitar que se repita.

Principios De los estándares. El control necesita de “estándares” De principio de excepción. El control debe aplicarse a las actividades excepcionales o representativas. De la función controlada. la persona o la función que realiza el control no debe estar involucrada con la actividad a controlar.

IMPORTANCIA DEL CONTROL Una de las razones más evidentes de la importancia del control es porque hasta el mejor de los planes se puede desviar. El control se emplea para: Crear mejor calidad Enfrentar el cambio Producir ciclos más rápidos Agregar valor Facilitar la delegación y el trabajo en equipo

BASES DEL CONTROL Podríamos decir que el control se basa en la consecución de las siguientes actividades: Planear y organizar. Hacer. Evaluar. Mejorar. Los objetivos son los programas que desea lograr la empresa, los que facilitarán alcanzar la meta de esta. Lo que hace necesaria la planificación y organización para fijar qué debe hacerse y cómo. El hacer es poner en práctica el cómo se planificó y organizó la consecución de los objetivos.

El evaluar que no es más que la interpretación y comparación de la información La mejora es la puesta en práctica de las medidas que resolverán las desviaciones que hacen perder el equilibrio al sistema.

Ciclo de mejora continua de Deming Descubrir el problema, asumirlo Investigar las causas del problema Estudiar el proceso Establecer los puntos críticos del proceso Obtener datos fiables Emplear herramientas de calidad para su análisis Establecer los procedimientos de control Evaluar Proponer soluciones para eliminarlos ¿Qué, cómo y cuándo hacerlo? Establecer los objetivos y método para alcanzarlo

Instrumentos para medir la mejora Ciclo de mejora continua de Deming Implementar la mejora Instrumentos para medir la mejora Generación de Productos/servicios Capacitación Realizar lo planeado

Análisis del desempeño Ciclo de mejora continua de Deming Comprobar los resultados Análisis del desempeño Toma de decisiones Evaluación del desempeño Comportamiento Conformidad

Identificar nuevos problemas Ciclo de mejora continua de Deming Implantar la solución al proceso Comunicar la mejora Identificar nuevos problemas ¿ Cómo mejorar la próxima vez? Acciones correctivas y preventivas

Medición de Resultados Etapas de control Corrección Medición de Resultados Retroalimentación Establecer estándares

Etapas de control Establecimiento de Estándares Una unidad de medida que sirve de modelo. Los estándares son criterios establecidos contra los cuales pueden medirse los resultados. Medición de resultados El control debe ser claro y adecuado a la actividad para que su comparación con los resultados sea valida.

Etapas de control Corrección Si como resultado de la medición se detectan desviaciones, corregir inmediatamente esas desviaciones y establecer acciones para que no se vuelvan a presentar. Retroalimentación Una vez corregidas las desviaciones, reprogramar el proceso de control con la información obtenida.

Factores de control Cantidad Presupuestos Estimaciones Productos terminados Unidades vendidas Unidades rechazadas Inventarios de personal Medición del trabajo Pronósticos Control de inventarios

Factores de control Costo Tiempo Presupuestos Costos Pronósticos Estudios de tiempos Fechas límite Programas Tiempo - máquina Medición del trabajo Procedimientos Estándares Costo Presupuestos Costos Pronósticos Contabilidad Productividad Rendimiento /inversión

Factores de control Calidad Establecimiento de Estándares. Evaluación de la actuación Pruebas psicológicas Inspecciones visuales Rendimiento del personal Informes Procedimientos Establecimiento de Estándares. Medición de resultados. Corrección. Retroalimentación. Estándares Calificación de méritos

Proceso de Control 1) Establecimiento de normas. 2) Medición del desempeño con base en esas normas y 3) Corrección de las variaciones respecto de normas y planes.

Feedback del Proceso de Control Desempeño Deseado Real Aplicar Correcciones Programar Acciones Correctivas Analizar Causas de Desviaciones Identificar Comparar Real vs. Normas Medición del

Control concurrente, este tipo de control tiene lugar durante la fase de la acción de ejecutar los planes e incluye la dirección, vigilancia y sincronización de las actividades según ocurran, en otras palabras, pueden ayudar a garantizar que el plan será llevado a cabo en el tiempo específico y bajo las condiciones requeridas. La forma mejor conocida del control concurrente es la supervisión directa.

Control de retroalimentación, este tipo de control se enfoca sobre el uso de la información de los resultados anteriores para corregir posibles desviaciones futuras de estándar aceptable. Control de retroalimentación, este tipo de control se enfoca sobre el uso de la información de los resultados anteriores para corregir posibles desviaciones futuras de estándar aceptable.

Áreas del control Las principales áreas de control en la empresa son: Áreas de producción: Si la empresa es industrial, el área de producción es aquella donde se fabrican los productos; si la empresa fuera prestadora de servicios, el área de producción es aquella donde se prestan los servicios; los principales controles existentes en el área de producción son los siguientes:

Control de producción Control de calidad Control de costos Control de los tiempos de producción Control de inventarios Control de operaciones Productivos Control de mantenimiento y conservación Control de desperdicios

Área comercial: Es el área de la empresa que se encarga de vender o comercializar los productos o servicios producidos. Control de ventas Control de propaganda Control de Costos Área financiera: Es el área de la empresa que se encarga de los recursos financieros, como el capital, la facturación, los pagos, el flujo de caja, entre otros. Los principales controles en el área financiera se presentan a continuación:

Control presupuestario Control de costos Área de recursos humanos: Es el área que administra al personal, los principales controles que se aplican son los que siguen: Controles de asistencia y retrasos Control de vacaciones Control de salarios

Técnicas para el control Entre las diferentes técnicas de control se pueden mencionar las siguientes: Contabilidad Auditoria Presupuestos Reportes, informes Formas Archivos (memorias de expedientes) Computarizados Mecanizados Gráficas y diagramas Proceso, procedimientos, Gannt, etc.

Procedimiento hombre maquina, mano izquierda, mano derecha etc.  Estudio de métodos, tiempos y movimientos, etc.  Métodos cuantitativos Redes Modelos matemáticos Investigación de operaciones Estadística Cálculos probabilísticas