Jorge Alejandro Largo Rojas Astrid Carolina Martínez Beltrán Cristian Camilo Acosta Pulgarin Ana María Espitia López

ACTA Documento escrito que contiene lo sucedido, tratado y acordado en una reunión o situación especifica. Son documentos que adquieren valor administrativo, legal, jurídico e histórico desde el momento de su creación.

De acuerdo con la importancia o características especificas del acta, cada organización debe cumplir con lo ordenado en la legislación vigente y en algunos casos se debe registrar o presentar; en este caso el acta se debe elaborar en papel con membrete.

ELEMENTOS NECESARIOS PARA LA ELABORACIÓN DE UN ACTA La elaboración de un acta debe cumplir los requisitos mínimos exigidos por la ley que impliquen su validez, existencia y eficacia sobre temas y decisiones tratadas, que son plasmadas en las mismas.

1.    Nombre de la sociedad o grupo que se reúne. Número del Acta (este número siempre es consecutivo).

3. Órgano que se reúne (Junta Directiva, Junta de Socios, Consejos de Administración, Juntas de Vigilancia, Asamblea de Accionistas, etc.). 4. Clase de la reunión, es decir, determinación de su carácter ordinario o extraordinario.

5. Ciudad, lugar, fecha y hora de la reunión. 6. Persona que convocó la reunión y en qué calidad, haciendo relación de la fecha y el medio utilizado para convocar.

7. Nombre de las personas designadas para presidir la reunión (Presidente y Secretario). 8. Verificar el quórum para el desarrollo de la reunión y el decisorio para cada uno de los temas aprobados en la misma.

9. Las decisiones tomadas durante la reunión se harán constar en el acta correspondiente de forma clara y concisa. 10. La constancia de aprobación del acta, debe quedar firmada por parte del órgano que actuó o de la comisión designada en la reunión para el efecto.

11. Fecha y hora de cierre de la reunión. 12. El original del acta debe quedar firmada, por quienes actuaron en calidad de PRESIDENTE Y SECRETARIO

Las actas se redactan en tiempo pasado, excepto las de descargo. Ningún párrafo debe iniciarse con gerundio. Se recomienda no redactarlas con lenguaje telegráfico. No deben presentarse errores técnicos, ortográficos, gramaticales, ni de puntuación.

Su presentación debe ser impecable sin borrones, ni repisados.

PARTES DEL ACTA

CLASES DE ACTAS Actas de comités. Actas del consejo municipal. Actas de consejos. Actas de junta directiva. Actas de asamblea. Actas de reuniones administrativas. Actas de levantamiento de cadáveres. Actas de baja de inventarios. Actas de eliminación de documentos. Actas de sociedad. Actas de entrega.

informes Documento que describe o da a conocer datos precisos sobre el estado de cualquier actividad, estudio o proyecto, relativo a un caso completo para conocer resultados de procesos administrativos.

características Tratar un solo tema por informe. Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa. Usar tratamiento respetuoso y cortes. Redactar en forma impersonal ( se proyecta, se estudio.). Utilizar los formatos normalizados, de acuerdo con los manuales de cada organización. Disponer el orden en que se van a describir y contar las actividades realizadas. Elegir el lenguaje técnico adecuado, así como el tono para presentar los hechos.

UTILIZACIÓN DEL INFORME De acuerdo con los objetivos del informe, se recomienda que el remitente tenga en cuenta los siguientes usos: Regular o aclarar una situación. Informar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer requerimientos. Tramitar, desarrollar o agilizar un asunto. Reiterar una información, un requerimiento o solicitud urgente. Impugnar o corregir una situación. Presentar detalles sobre un aspecto determinado.

CLASES DE INFORMES Resumen Ejecutivo: Que tiene de una a tres páginas. Este es un breve análisis de los aspectos más importantes del proyecto, va antes de la presentación y es lo primero o a veces lo único que lee el receptor del proyecto. Se usa para: Informar sobre el desarrollo de un evento organizacional. Reportar eventos extraordinarios ocurridos durante una reunión. Presentar resumen de un proceso de evaluación y certificación. Elaborar resumen sobre el comportamiento inadecuado de un equipo (maquinaria), grupo de personas o de un individuo.

Se recomienda que el resumen ejecutivo: Encabezamiento. Razón social. Dependencia. Código. Titulo. Lugar de origen y fecha de elaboración. Autoría del resumen ejecutivo Objetivo. Temas o numerales. Páginas subsiguientes. Conclusiones. Nombres, cargos y firmas Rúbrica. Líneas especiales y otros elementos esenciales para la documentación organizacional

Se entiende que si hay autor y coautor, aparecen en este orden. Informe Corto: Consta de una a 10 páginas. Se recomienda que este informe no tenga portada sino encabezamiento y que contenga los siguientes elementos: - Encabezamiento, razón social, dependencia, código, título, lugar de origen y fecha de elaboración, autoría del informe, objetivo, capítulo, páginas subsiguientes, conclusiones, firmas, nombres y cargos, rúbrica, líneas especiales. Autoría del informe: Las palabras preparado por o responsable, según sea el caso, se escriben a dos interlíneas libres de la fecha de elaboración. Se entiende que si hay autor y coautor, aparecen en este orden.

Rúbrica Líneas especiales. Informe Extenso: Constituye la parte formal del documento. El informe extenso lleva una introducción que plantea brevemente el alcance, los objetivos del trabajo y el enfoque general. Como no hace parte del texto principal no tiene numeración sino titulo. Generalidades: El esquema de portada de este tipo de informe es propio porque identifica la organización o el área que lo genera. Elementos finales del informe administrativo extenso: Estos elementos son propios de este tipo de informe, porque dentro de la organización es necesario identificar los responsables. Firmas, nombres y cargos: Al finalizar el cuerpo del informe , el autor o los autores lo firman. El nombre se escribe en mayúscula sostenida, a continuación se escribe el cargo.