Cuestiones prácticas sobre organización y celebración de eventos Pablo Dorronsoro Martin David Fernández Dorado Abogados del Departamento de Derecho Público 30 de Septiembre de 2014

1.- ¿Quién es responsable del cumplimiento de los aforos en establecimientos alquilados para el evento concreto? - En caso de problemas, el titular del establecimiento y el organizador-promotor responden solidariamente (art. 34 Ley 17/97). Ahora bien, las circunstancias particulares pueden aclarar la responsabilidad, de tal forma que un único interviniente. - A nuestro juicio, el organizador, como encargado de la celebración del evento, tiene un papel protagonista en el control del aforo, lo que le responsabiliza en caso de incidencia. - Posible aplicación analógica de la regulación detallada contenida en el Decreto 163/08 (referido a conciertos, café-espectáculos, salas de fiestas, discotecas, salas de fiestas, etc). 2.- ¿Qué obligaciones tiene el organizador en materia de licencias y/o autorizaciones para el desarrollo de un evento? - Con carácter general, el propietario del establecimiento (p. ej. IFEMA) debe disponer de las licencias necesarias (actividad y/o funcionamiento) para el desarrollo de actividades en dicho establecimiento. - Ahora bien, es necesario y conveniente que el organizador “audite” la situación del establecimiento, por un lado, (i) para asegurar que el evento puede celebrarse en el establecimiento seleccionado; y, por otro lado, para impedir la eventual aplicación de la responsabilidad solidaria. - Posible pacto entre titular del establecimiento y organizador para obtención de licencias por este último.

3.- ¿Qué documentación esencial debe exigir un organizador al titular del establecimiento donde se vaya a celebrar el evento? Las licencias municipales de actividad y apertura o funcionamiento, dado que sirven para acreditar que el establecimiento reune las condiciones básicas para el desarrollo de una determinada actividad. En su caso, la autorización de la Comunidad de Madrid (art. 19 Ley 17/97), si se trata, por ejemplo, de un “evento extraordinario” (no habitual en el establecimiento y no previsto en las licencias). Adicionalmente conviene solicitar el seguro en vigor (daños por incendio y responsabilidad civil), el plan de emergencia (según normas de autoprotección) y los libros-registro de las inspecciones y tareas de mantenimiento realizadas para garantizar seguridad, salubridad, etc. 4.- ¿Qué pasa cuando el cliente quiere ampliar el número de asistentes y pretende que se acepte "bajo su responsabilidad”? Desde el punto de vista administrativo, no constituiría una incidencia, a no ser que la “ampliación” conllevara la superación del aforo máximo permitido por la licencia de funcionamiento del establecimiento. En caso de superación del aforo permitido, la Administración podría considerar al organizador como responsable solidario, con independencia de un eventual pacto privado para trasladar las consecuencias de una posible incidencia al cliente final.

5.- El arrendador de un espacio de reuniones, ¿tiene potestad para impedir el desarrollo de un evento si el organizador no cumple con la normativa administrativa? - En principio, el procedimiento adecuado, una vez detectada la incidencia, comenzaría por advertir al organizador sobre la situación de incumplimiento (p. ej. al responsable de seguridad designado), dejando constancia de la gestión. - En caso de que la respuesta del organizador no fuera adecuada, el arrendador podría comunicar la incidencia a la Policía Municipal y recabar su intervención. - Las aludidas gestiones servirían para tratar de evitar la aplicación de la responsabilidad solidaria (art. 34 Ley 17/97). 6.- ¿Qué medidas de control tiene la Administración para el cumplimiento de la normativa en los eventos privados? Actuaciones principales: (i) inspección y control con ocasión del otorgamiento de licencias y autorizaciones; (ii) prohibición de la organización de ciertos eventos, con carácter previo a su celebración; (iii) inspección in situ del evento y, en su caso, suspensión del mismo, en caso de incidencias; (iv) incoación de expedientes sancionadores a los intervinientes presuntamente responsables.