TÉCNICAS DE ARCHIVO Reglas de clasificación alfabéticas

OBJETIVO ESPECIFICO Adquirir los conocimientos teóricos y prácticos de las reglas de clasificación alfabético a través de la práctica, para que se fortalezcan los conocimientos ya presentes.

EN ARCHIVONOMÍA para cumplir con la finalidad de localizar con rapidez expedientes y documentos, es importante que los títulos que se escriben como encabezamiento de los expedientes estén de acuerdo con las reglas de clasificación alfabética. Las reglas para clasificar utilizan dos términos con los que nos debemos familiarizar: ALFABETIZAR Y UNIDAD.

ALFABETIZAR Y UNIDAD ALFABETIZAR UNIDAD Es ordenar los nombres de acuerdo con la secuencia alfabética de sus letras: Ejemplo: López, Pérez, Vega. Roca, Rojas, Romero. Se denomina cada palabra que forma parte de un título: inicial, abreviatura, letra separada. El nombre: Jorge R. Suárez, Contiene tres unidades: 1-Jorge 2-R 3-Suárez.

Las reglas se dividen en tres grandes grupos: 1-Nombres de personas. Nombres de compañías institucionales, sociedades. Nombres de bancos, escuelas, instituciones gubernamentales.

REGLAS PARA CLASIFICAR NOMBRES DE INDIVIDUOS. 1-Los Nombres se clasifican alfabéticamente comparando la primera unidad de cada nombre, letra por letra. La segunda unidad se tiene en cuenta solamente cuando la primera unidad es idéntica a otra. La tercera unidad se considera cuando la primera como la segunda son idénticas. 2- El nombre de cada persona se divide en nombre de PILA Y APELLIDOS. Primero se escriben los apellidos y después el nombre, separándolos con una COMA. A esto se le llama TRANSPOSICIÒN. Cada parte del nombre de una persona se le llama: UNIDAD DE ARCHIVO.

3-Si antes del apellido aparece una inicial, se toma como parte del nombre. Ejemplo: José L. Martínez Adame. Martínez Adame, José L. 4- Si el apellido es igual en varios nombres, la siguiente letra o palabras nos servirá de base para ordenar. Ejemplo: Guadalupe Ma. Corona D. Hilda Corona Díaz Manuela Corona Ramos. ORDENÁNDOLOS Corona D., Guadalupe Ma. Corona Díaz, Hilda Corona Ramos, Manuela.

Cedeño, Pedro A. Cedeño, J. Cedeño. Cedeño Rojas, Pedro. 5-Si antes del apellido aparecen las partículas: de, del, de la, de los, etc., se principia la inversión desde el primer apellido, aun cuando las partículas aparezcan en mayúsculas. Ejemplo: Ma. Del Carmen de la Peña Peña, Ma. Del Carmen de la. 6-Si el nombre de pila y el apellido son los mismos, la letra o nombre diferente nos servirá de clave para ordenar. Ejemplo: Pedro A. Cedeño. Pedro J. Cedeño. Pedro Cedeño Rojas. Cedeño, Pedro A. Cedeño, J. Cedeño. Cedeño Rojas, Pedro.

Ejemplo: M. E, Cedeño. M. Elsa Cedeño. María E. Cedeño. 6ª- La unidad representada por una inicial va antes de un nombre o apellido que comienza con la misma letra de esa inicial. Ejemplo: M. E, Cedeño. M. Elsa Cedeño. María E. Cedeño. María Eugenia Cedeño. Cedeño, M.E. Cedeño, M. Elsa Cedeño, María E. Cedeño, María Eugenia.

6b-Una unidad más corta precede a una más larga, si su raíz es igual. José Amad. Ángel Amado. Raúl F. Amador. Julia R. Franco. Julián N. Franco. Juliana Z. Franco. Amad, José. Amado, Ángel. Amador, Raúl F. Franco, Julia R. Franco ,Julián N. Franco, Juliana Z.

Albert Fitz Maurice Kelly. Fitz Maurice Kelly, Albert. 7-Si el nombre propio tiene, además, la abreviatura de su profesión, grado militar o eclesiástico, o la expresión padre, hijo, junior (Jr.), se escribe esta abreviatura después de la inversión correcta y entre paréntesis, ejemplo: Lic. Manuel Romero Gómez. Gral. Manuel Ávila Camacho Romero Gómez, Manuel (Lic.) Ávila Camacho, Manuel (Gral.) 8-Si antes del primer apellido aparecen vocablos extranjeros como: Vo, Van, Der, Fitz, D´, Da, O´, se hace la inversión a partir de dicho vocablo. Albert Fitz Maurice Kelly. Fitz Maurice Kelly, Albert. Joseph R. D´Amil. D´Amil, Joseph R. Jorge O´Neil del Cid. O´Neil del Cid, Jorge.

Lourdes de Silva viuda de Domínguez. -En los países de habla hispana, el nombre de la mujer casada o viuda está compuesto por su nombre de pila, su apellido de soltera, seguido de la preposición “de·” o de la palabra viuda, (Vda.), y por último el apellido del esposo. 9-Para archivarlos se invierte el nombre, tomando como base el apellido de soltera, porque éste es el que legalmente se reconoce. Solo en caso en que el apellido de soltera esté indicado con una letra, se tomará en cuenta el apellido del esposo. Lourdes de Silva viuda de Domínguez. Silva viuda de Domínguez, Lourdes de. Aurora Carrillo de De los Monteros. Carrillo de De los monteros, Aurora.

Ríos Álvarez, Pedro (Cuscatlán ). Ríos Álvarez, Pedro (San Salvador). 10-Cuando los nombres de individuos son totalmente iguales se considerará entonces la dirección como base para su ordenación en el siguiente orden, ejemplo: Ríos Álvarez, Pedro (Cuscatlán ). Ríos Álvarez, Pedro (San Salvador). Pedro Ríos Álvarez. Calle Juan Pablo 2do. San Salvador. Pedro Ríos Álvarez. Kilometro23 carretera panamericana , Cuscatlán.

REFERENCIAS PARA NOMBRES DE INDIVIDUOS Los documentos pertenecientes a un individuo pueden ser solicitados de manera distinta a como están archivados. Hay que elaborar referencias. se ordena el nombre de manera diferente a la indicada en las reglas.

La referencia se hace en tarjeta y formará parte de un catálogo auxiliar. Ejemplo: Monseñor Alfredo Muñoz. Sor Consuelo Vega. Se archiva: Muñoz, Alfredo (Monseñor) REFERENCIA Monseñor Muñoz x Véase: Ana Quinteros de Olmedo Quinteros de Olmedo, Ana.( Se archiva). REFERENCIA Olmedo, Ana Quintero. Véase: Quinteros de Olmedo Ana.

Reglas para clasificar nombres de empresas, instituciones, compañías o sociedades. Reglas generales 1-Cuando en el título aparece una coma, el nombre permanece igual. No sufre ninguna alteración ni trasposición. Ejemplo: -Electricidad, S.A. -Agrupación Tropical, S.A. 2-Cuando el título es el nombre completo de un individuo(nombre de pila y apellido), se invierte el nombre y el resto de la razón social se escribe a continuación. -Debe hacerse tarjeta de referencia. Ejemplos :

María B. Martínez, S. A. Filemón Martínez, Acabados. Se archiva: Martínez, María B.,S.A. Martínez, Filemón Acabados. -REFERENCIA María B. Martínez, S.A. Véase: Martínez, María B. , S. A. Filemón Martínez, Acabados Martínez, Filemón, Acabados 3-Si en el título aparecen las conjunciones Y o E o el símbolo, &; o bien preposiciones como: DE, SOBRE, POR, CONTRA, o bien artículos como: LAS, EL, LA, etc., permanece igual, no sufre ninguna trasposición. Ejemplo:

Almacén de ropa. Casa de los ancianos. 4-Si aparece un artículo al inicio del título(the en inglés y EL, LA, LOS, LAS en español), o también la expresión compañía o su abreviatura(Cía. En español, Co. En inglés), se coloca al final del nombre entre paréntesis. Ejemplos: La Suiza. Suiza (La) The Start White Start White (The) Cía. Nacional de Fianzas. Nacional de Fianzas(Cía.)

Cuando en el título aparece una palabra genérica como: Zapatería, farmacia, restaurante, etc., No sufre ninguna transposición, siempre y cuando se tengan uno o dos expedientes dentro de la gaveta; pero si el número de expedientes excede de los cinco, la palabra genérica se escribe al final del nombre. En esta caso se recomienda establecer una guía secundaria con el título de la palabra genérica para localizar con mayor rapidez la documentación. También se recomienda en estos casos hacer una tarjeta de referencia. EJEMPLO:

Zapatería La Rivera. Zapatería Señorial. Zapatería Troya Zapatería La Rivera. Zapatería Señorial. Zapatería Troya. Zapatería El Encanto. Zapatería La Súper Barata. Troya Súper Barata (La) Señorial Rivera (La) Encanto (El) Zapatería Z SE ARCHIVA: Rivera (La) REFERENCIA: Zapatería La Rivera X Véase: Zapaterías

La Petite France. II Faro Italiano, S.A. La Picola Casa. 6-El nombre de sociedades, corporaciones e instituciones o cualquier nombre raro o extranjero que no sea inglés se escribe tal como aparece y así se archiva. Ejemplos: La Petite France. II Faro Italiano, S.A. La Picola Casa. 7-Cuando una palabra termina en S seguida o precedida de apóstrofe (S´o ´S, posesivo en inglés ) permanece tal como está la razón social. EJEMPLO: -Boy´s Club -Byers´ Rug Cleaners

Av. Independencia San Salvador. 8-Cuando hay títulos de empresas o instituciones con nombres iguales, se considera la dirección para decidir el orden alfabético, en la forma siguiente: Ejemplos: Bital, S.A. Av. Independencia San Salvador. Av. Los Próceres San Salvador. SE ARCHIVA: Bital, S.A. Av. Independencia San Salvador. Av. Los Próceres San Salvador

9-Cuando una firma o institución utiliza siglas, éstas se consideran palabras escritas completas. Cuando no son muy usuales, para mayor claridad se recomienda escribir el nombre completo debajo de la sigla entre paréntesis. Se deben hacer tarjetas de referencia. CEPAL (Comisión Económica para la América Latina). REFERENCIA: Comisión Económica para la América Latina. Véase:

10-Cuando en el nombre de una firma o razón social aparecen dos o más letras, cada una se considera como unidad de archivo. Se recomienda hacer tarjeta de referencia. EJEMPLOS: Radiodifusora XEW. Almacenes S. y R., S.A. SE ARCHIVA: XEW, Radiodifusora. REFERENCIA: Radiodifusora XEW Vease:

Continuación, regla No.10 SE ARCHIVA: S. Y R., S. A., Almacenes. REFERENCIA: Almacenes S. y R.,S. A. Véase: S. Y R. , S. A. , Almacenes.

REFERENCIAS NECESARIAS EN SASOS NO MENCIONADOS. 1-Cuando en una razón social o masa elocutiva la palabra importante, la que distingue a ese negocio de los demás (apellido o nombre geográfico) no aparece al inicio del nombre. SE ARCHIVA: Farmacia Góngora. REFERENCIA: Góngora ,Farmacia x Véase: Farmacia Góngora.

REFERENCIA: Almacenes Nacionales x Véase: Almacenes El Nuevo Estilo. 2-Cuando una empresa cambia de nombre, se archiva bajo el nuevo y se establece una referencia con el nombre anterior. NOMBRE ANTERIOR: Almacenes Nacionales. NOMBRE ACTUAL: Almacenes El Nuevo Estilo. SE ARCHIVA: REFERENCIA: Almacenes Nacionales x Véase: Almacenes El Nuevo Estilo.

-3-Cuando una empresa representa a otra en negocios o bienes, bajo poder, síndico o apoderado. Nombre: Agencia Asociada, S.A Representante de: Materiales mundiales, S.A. Se archiva: Agencia Asociada, S.A. (Materiales Mundiales, S.A.) REFERENCIA: x Materiales mundiales, S.A. Véase: Agencia Asociada, S.A.

4-Si en los nombres de empresas aparecen nombres con números, Éstos se ordenan y archivan como si los números estuviesen escritos con letra, y el número completo se considera como una unidad. 8th. Avenue Store. SE ARCHIVA: 8TH. AVENUE STORE. (Eight). Refresquería 300. Refresquería 300 (Trescientos).

Reglas para clasificación de instituciones gubernamentales, bancos, escuelas, otros. REGLAS GENERALES 1-En los nombres de institucio. Gubernamentales se toma como base para archivar la palabra más importante. Se recomienda hacer tarjeta de referencia. Ejemplo: Secretaría de Hacienda y Crédito Público. REFERENCIA: Secretaría de x Hacienda y Crédito Público. Véase: Hacienda y Crédito Público,Sría. de

2-En las instituciones gubernamentales, dentro de los títulos se pueden encontrar términos como: Ministro de Sección de Comisión de Junta de Dirección de Subdirección de Director de También frases en otro idioma, como: Bureau of Board of Commission of Service of Sectión of

En estos casos las expresiones mencionadas deben escribirse al final y entre paréntesis. Ejemplo: Gobernador del Estado de Jalisco. SE ARCHIVA: Jalisco, Estado de (Gobernador del). REFERENCIA: Gobernador del Estado de X Jalisco. Véase: Jalisco, Estado de (Gobernador del).

INSTITUCIONES BANCARIAS 1-Los nombres de los bancos se archivan tal como aparecen, de acuerdo con las reglas de empresas comerciales, agregando el nombre del lugar en el cual funcionan, pues la mayor parte tiene sucursales en diferentes ciudades. Ejemplo: Banco Agrícola Comercial. Sucursal Soyapango. Plaza Se Archiva: Agrícola Comercial (Banco) Soyapango Plaza Sucursal.

Cuando la palabra Banco no aparece al inicio de la razón social, es necesario hacer un tarjeta de referencia. Se archiva: CityBank, S.A. Referencia: Banco CityBank,S.A Véase: 3-Cuando en la gaveta hay un número considerable de expedientes con títulos de bancos con sucursales en diferentes lugares, es recomendable tomar en cuenta el nombre importante de la institución o el nombre de la ciudad, de la provincia o país, según sea el caso.

Puede ponerse también una guía secundaria que se rotule con la expresión bancos y colocar las expedientes por orden alfabético. Nombres de escuelas, colegios y universidades. 1-El nombre de escuela, colegio o universidad privada, se archiva como aparece, siguiendo las reglas establecidas para empresas comerciales; se recomienda hacer tarjeta de referencia si el nombre principal no aparece al inicio. SE ARCHIVA: Universidad Tecnológica. Instituto Nacional San Bartolo. Escuela de niñas Gustavo Marroquín. Referencias: Tecnológica, Universidad. x Véase:

NOMBRE DE ASUNTOS En algunas ocasiones es necesario archivar los documentos por el asunto tratado en éstos, debido a la importancia del mismo, o porque da idea muy clara de lo tratado en el documento cuando la información sobre un asunto o tema debe conservarse reunida en un mismo sitio en la gavetas, (solicitudes de empleo, citatorios, renuncia, compras, etc.). Se recomienda establecer una referencia bajo el nombre de la empresa o individuo. Ejemplos: Carmen López Figueroa, mecanógrafa, solicita empleo.

Se archiva: Solicitud de empleo Mecanógrafa López Figueroa, Carmen. Referencia: López Figueroa, Carmen x Véase: Mecanógrafa.