Intendencia Departamental La ventaja competitiva de la información: Costeo de obras como valor agregado a la gestión en la Intendencia de Flores Cr. Raúl Estrade Gustavo Begerez Intendencia Departamental De Flores

Intendencia Departamental De Flores SISTEMA ABC – COSTEO DE ACTIVIDADES ¿Desde cuándo lo utilizamos? En el año 2004 usamos el Costeo ABC por primera vez: Costeamos el año 2003 con motivo de la Rendición de Cuentas ¿Por qué lo usamos? Para determinar el costo de cada obra que realizamos; Para conocer cuánto nos cuesta cada servicio que prestamos; ¿Para qué necesitamos esa información? Para la Rendición de Cuentas; Para la toma de decisiones: por ejemplo: en materia de presupuesto, fijar una tasa. Intendencia Departamental De Flores

Intendencia Departamental DIFICULTADES QUE HEMOS TENIDO QUE SUPERAR DEL PROCESO SISTEMA ABC Del Sistema: El Idioma del sistema está en Ingles Los reportes no son parametrizables y no se pueden exportar a Excel Internas: No hemos logrado una mayor automatización en el procesamiento de los datos La implementación del llenado del Parte Diario por parte de los capataces Intendencia Departamental De Flores

Intendencia Departamental De Flores Primer Paso - DEFINICIONES DENTRO DEL SISTEMA ABC PROGRAMAS Iguales al Sistema Contable Programas de Funcionamiento Programas de Inversión 700- Iluminación 707- Vialidad Rural 708- Vialidad Urbana 709- Obras de Arquitectura ACTIVIDADES Nivel1 Nivel2 Nivel3 Nivel4 Todas las que realiza la Institución u Organismo ACTIVIDADES QUE SE COSTEAN: SERVICIOS, MANTENIMIENTOS, OBRAS, ETC Costos Indirectos Costos Directos OBJETO DE COSTOS ACTIVIDADES DE NIVEL4 CON EL FIN DE COSTEAR UNA OBRA, UN SERVICIO O UN MANTENIMIENTO EN GENERAL Intendencia Departamental De Flores

Intendencia Departamental Segundo Paso – OBTENCIÓN DE DATOS Obtención de Datos Sistema RRHH Se Obtienen total de empleados con sus haberes PARTES DIARIOS Se Obtienen las actividades de los funcionarios de: Carpintería Electricidad Herrería Pinturas Vialidad Urbana Vialidad Rural XXXXXXXXXXX Sistema Contable Se Obtienen todos los gastos efectuados (rubros 1,2,3,4,5,etc) Intendencia Departamental De Flores

Intendencia Departamental Tercer Paso – PROCESO DE DATOS CUATO Proceso de Datos Rubro 0 Ej: Se divide el sueldo según las actividades que realizó un empleado durante el año, según el tiempo que intervino en cada una Funcionario x: Actividad 1 – 10% Actividad 2 – 40% Actividad 3 – 50% Dicho gasto nace desde una P0 (solicitud de compra) , en el cual se detalla lo que se va a comprar y el destino del mismo. Estos mismos son detallados en el sistema contable. Rubro 1,2,3,4,etc Se revisa cada gasto dentro del sistema contable, en el cual se le atribuyó una actividad que lo identifica para luego ser costeada. Ej. Rubro 111000 Actividad 1 – 5% Actividad 2 – 25% Actividad 3 – 30% Actividad 4 – 40% Intendencia Departamental De Flores

ESQUEMA DEL PROCESO DE LA INFORMACIÓN EN EL SISTEMA ABC 2 ETAPAS DIFERENTES RUBRO 0 RUBRO 1-2-3-4-5-6-7-… Información del Sistema RRHH Información del Sistema Contable Total Haberes de Cada Empleado EMPLEADOS Se direccionan en Actividades (ya sean estas de diferentes niveles) Cada Empleado puede tener una o varias actividades Se re direccionan a los Objetos de Costos VEHICULOS U OFICINAS Información del Parte Diario del Vehículo

Intendencia Departamental Proceso de Datos TODOS LOS DATOS SE CARGAN MANUAL YA SEA DENTRO DEL SISTEMA O POR PLANILLAS, LAS CUALES SON SUBIDAS EN UN DETERMINADO FORMATO PARA SER PROCESADAS DICHO COSTEO ESTA COMPUESTO POR: - CENTROS DE COSTOS( Programas iguales al del presupuesto) - ATRIBUTOS( niveles de actividades) - MASTER DE EMPLEADOS( Empleados con total de haberes) - MASTER DE GASTOS (Total de egresos de la contabilidad sin el rubro 0 , definidos por programa.) - MASTER DE ACTIVIDADES ( Todas las actividades que se realizaron) - MASTER DE OBJETOS DE COSTOS (Obras, servicios o lugares a costear) - DIRECCIONADORES 1 ( Hacen el proceso de direccionar una actividad nivel 4 a un objeto de costo) - DIRECCIONADORES 2 (Hacen el proceso de enganchar las actividades de diferentes niveles – FTE) - PLANILLA DE GASTO A GASTO ( Rubros que van direccionado a un equipo u oficina, ej: gasto de luz a una oficina) - PLANILLA DE GASTO A EMPLEADO (Rubros que van direccionado a empleados, ej: vestimenta a un funcionario) - PLANILLA DE GASTO A ACTIVIDAD (Rubros que van direccionado a actividades, ej: un gasto de una obra) - PLANILLA DE EMPLEADO A ACTIVIDAD (Total de empleados con sus respectivas actividades según lo trabajado en cada una) - PLANILLA DE ACTIVIDAD A ACTIVIAD (Se distribuyen las actividades según su nivel, ej: actividad nivel 1 se distribuye en actividades nivel 2,3 y 4) EL IMPORTE TOTAL DE LAS ACTIVIDADES DE NIVEL 4 QUE SON LAS QUE SE REEDIRECIONAN A LOS OBJETOS DE COSTOS, COINCIDE CON EL TOTAL DE EGRESOS SACADO DEL SISTEMA CONTABLE. Intendencia Departamental De Flores

Intendencia Departamental EJEMPLO Cuadro de Total de Egresos Resumido por Rubro y por Programa – Año 2016 Reporte que surge de la Contabilidad Presupuestal Fecha de Emisión antes del proceso ABC Programa Obras 71.837.606,35 Rubro 3 (Prog. Mant.) 3.879.805,67 75.717.412,02 TOTAL 10,74 % INVERSIÓN SIN ABC Intendencia Departamental De Flores

Intendencia Departamental Cuadro de Total de Egresos Resumido por Rubro y por Programa – Año 2016 Reporte que surge de la Contabilidad Presupuestal Fecha de Emisión después del proceso ABC Programa Obras 113.057.066,72 Rubro 3 (Prog. Mant.) 3.879.805,67 116.936.872,39 TOTAL 16,58 % INVERSIÓN CON ABC Intendencia Departamental De Flores

Intendencia Departamental OBTENCIÓN DE DATOS – EJEMPLO PROGRAMA VIALIDAD RURAL (707) RUBRO 0 - Se distribuye según las actividades registradas en los partes diarios Nombre y Detalle de la Actividad Horas Trabajadas en Cada Actividad Número de Equipo o Matrícula del Vehículo Numero y Nombre del Funcionario Intendencia Departamental De Flores

Intendencia Departamental PANTALLA SISTEMA ABC – COMO SE VE EL PARTE DIARIO PROCESADO DEL FUNCIONARIO N°1452 Intendencia Departamental De Flores

Pantalla del Sistema ABC Objeto de Costo Tramo 51 con sus respectivas actividades relacionadas RUBRO 0 – Actividad T.51 Realizar Sustitución Caños Objeto de Costo Actividades Nivel 4 Relacionadas al Objeto de Costo Datos extraídos del Sistema ABC – Vialidad Rural con sus Respectivos Tramos Caminería Rural Mantenimiento Caminería Rural Reparación de Calzadas en Caminos Rurales

CUADRO 707- VIALIDAD RURAL SEGÚN DATOS ABC CUADROS ABC - RENDICION DE CUENTAS 2016 CUADRO 707- VIALIDAD RURAL SEGÚN DATOS ABC CUADRO 707- VIALIDAD RURAL RENDICIÓN DE CUENTAS 63,235,238.00

Oficio Rendición de Cuentas 2016 PANTALLAS RENDICION DE CUENTAS 2016 Oficio Rendición de Cuentas 2016 Cuadro detalle de Obras – Vialidad Rural Rendición de Cuentas 2016

Intendencia Departamental de Flores – Sistema ABC Muchas Gracias por su Atención Contactos Cr. Raúl Estrade Tel. 4364-2210 (int.167) Mail: direccionhacienda@flores.gub.uy Gustavo Begerez Tel. 4364-2210 (int.139) Mail: gbegerez@flores.gub.uy Intendencia Departamental de Flores – Sistema ABC