LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA UNIDAD 11

ÍNDICE 1. DOCUMENTOS RELACIONADOS CON LA COMPRAVENTA 2. DOCUMENTOS RELACIONADOS CON EL PAGO Y EL COBRO PEDIDO ALBARÁN FACTURA RECIBO LETRA DE CAMBIO CHEQUE PAGARÉ

PROCESO ADMINISTRATIVO 1º PEDIDO 2º ALBARÁN CLIENTE 3º FACTURA PROVEEDOR 4º PAGO 5º RECIBO

DOCUMENTOS DE LA COMPRAVENTA PEDIDO ALBARÁN FACTURA

PEDIDO Definición Encargo de un producto o servicio del cliente al proveedor para que se lo proporcione en un plazo, precio y condiciones convenidas. Formas A través de un Representante Directamente por teléfono Impreso

ALBARÁN Definición Documento que acompaña siempre a la mercancía. Finalidad Justificar la salida del almacén del proveedor. Acreditar la entrega al cliente. Tipos Valorado (precio, descuentos, impuestos) Sin valorar (sólo cantidad y descripción)

Cuatro Copias 1 justificante de salida del almacén 1 departamento de ventas para preparar factura 2 cliente: 1 para acreditar la entrega 1 que devuelve firmado aceptando la entrega

FACTURA Definición Documento que acredita legalmente la compraventa. Dos copias 1 se queda el proveedor 1 se entrega al cliente

Tipos de facturas F. COMPLETA Cuando el destinatario es un empresario o profesional. F. Simplificada Cuando el destinatario no es empresario o profesional y no supera los 90 €. Ticket Sustituye a la factura cuando no excede de 3006 €, en algunas actividades (minorista, ambulancia, discoteca, transporte, peluquería, parking, restaurante…)

DOCUMENTOS DE PAGO Y COBRO RECIBO LETRA DE CAMBIO CHEQUE PAGARÉ

EL PROCESO DE COMPRAVENTA TERMINA CON EL PAGO. MOMENTO de PAGO Al contado: cuando se recibe. Aplazado: después de la entrega.

EL RECIBO

Definición La persona que lo da reconoce haber recibido una cantidad de dinero de la persona que lo recibe. Talonario de recibos 2 partes: el recibo que se da como justificante y la matriz que queda en el talonario ** Sellar una factura tiene la misma validez que un recibo **

LA LETRA DE CAMBIO

Definición Documento que acredita unos derechos a su tenedor y unas obligaciones al emisor del mismo. Contiene un mandato de pagar y, de haber sido aceptado, una obligación de pago o promesa.

El LIBRADOR manda a otra (LIBRADO) el pago de unos € en el lugar y fecha determinado, a la orden de un tercero (TOMADOR).

ELEMENTOS DE LA LETRA DE CAMBIO LIBRADOR El que crea y manda pagar la letra. LIBRADO Al que se le ordena hacer el pago pero, para que nazca la obligación de pagar, debe de aceptarla. TOMADOR Al que se le hace el pago.

LA LETRA DE CAMBIO

1- Lugar de emisión 2- Denominación de la moneda en la que se ha emitido  3- Cuantía de la Letra 4- Fecha de libramiento, esto es, el momento en que se ha emitido la letra de cambio 5- Fecha de vencimiento, fecha en la que el librado, quién tiene que pagar ha de hacer efectivo el pago 6- Librador, datos del emisor de la letra de cambio 7- Cuantía de la letra de cambio expresada en cifra 8- Domicilio de pago, si bien no es un requisito indispensable cuando se especifica se dice que la letra de cambio se encuentra domiciliada, suele corresponderse con la dirección de la entidad bancaria donde habrá de hacerse efectivo el pago. 9- Datos del librado, identificación y dirección de la persona, física o jurídica, que ha de realizar el pago 10- Aceptación por parte del librado del pago, en ocasiones la letra se presenta al librado para que con su firma acepte de el visto bueno al pago. 11- Firma autógrafa del librador, esto es, del emisor de la letra de cambio. 12- Tasa de timbres - Actos Jurídicos Documentados- que se tendrán que liquidar para poner en circulación la letra. En este sentido cabe destacar que la cuantía de dicha tasa depende de la cuantía del documento. 13- Identificación del documento utilizado para su cumplimentación

Reverso

Endoso de la letra de cambio El Endoso consiste en la transmisión a un tercero de los derechos de cobro derivados de la letra de cambio.

El aval en la letra de cambio Es la declaración contenida en la letra que tiene como finalidad garantizar el pago de la letra de cambio, de tal modo que el avalista asume junto al librado la responsabilidad del pago.

EL CHEQUE

DEFINICIÓN Orden de pagar de una persona (LIBRADOR) a una entidad de crédito (LIBRADO) el pago de una cantidad previamente situada en su poder (los fondos del librador), a la orden de un tercero (TOMADOR).

Formas de emisión Al portador Nominativos A la orden A la persona que lo presente al cobro. Nominativos A una persona determinada. A la orden A una persona determinada pero que puede endosarlo.

Nombre y domicilio del librado. Nº cuenta del librador. Nombre del tomador (portador). Cantidad en cifras. Cantidad en letras. Nº de serie Firma del librador (imprescindible).

Cheque cruzado Si un cheque está cruzado diagonalmente en el anverso por dos líneas paralelas, el dinero no se podrá retirar en efectivo, sino que tendrá que ser ingresado en una cuenta bancaria.

Cheque para abonar en cuenta Insertando la cláusula “para abono en cuenta” produce la consecuencia de que no puede ser cobrado en efectivo, sino que deberá ser abonado en la cuenta del portador.

Cheque conformado El librado (BANCO) declara que hay fondos para el pago en el reverso del cheque. El Banco retiene el dinero de la cuenta del librador para pagarlo a su presentación.

EL PAGARÉ

Definición Una persona física (FIRMANTE) se obliga a pagar a otra (BENEFICIARIO) una cantidad en la fecha y lugar indicado.

Nombre de “PAGARÉ” Promesa de pagar Vencimiento (no imprescindible) Lugar de pago Nombre del beneficiario Fecha y lugar donde se firma Firma del que emite el pagaré (firmante)