Gestión del proyecto Equity-LA II III Taller Internacional, Recife 10 de noviembre de 2014

Contenido Informes técnico y financiero entregados Control de gastos y de capacity building Informe final del primer periodo Cronograma Mensajes principales

1. Informe técnico y financiero Se agradece la buena colaboración y rapidez de algunos socios Sugerencias de mejora Puntualidad en el envío (algunos socios); importante para el tercer informe! Coherencia en la descripción en los dos informes Informe técnico: ajustar la extensión (1-2 páginas por WP) Coherencia en la descripción: por ejemplo respecto a p/m o gastos descritos según el WP

1. Informe técnico y financiero Sugerencias de mejora Informe financiero Informe acumulado (6, 12 y 18 meses) Mejorar la descripción de los gastos (ser concreto y consistente) Imputar solo gastos elegibles (contactarnos si hay dudas) Imputar capacitación al WP correspondiente (WP2 o WP6, depende del tipo de la capacitación) La capacitación debe reflejar la realidad por tanto puede desviarse de lo presupuestado Gastos elegibles: Gastos reflejados en el Anexo I (negociado antes) Según guía financiera

1. Informe financiero: recordatorio Para justificar los gastos de los viajes se deben guardar las tarjetas de embarque y los comprobantes de los gastos realizados (hotel, restaurante, billetes aéreos, tickets taxis, etc) Los gastos del trabajo de campo deben justificarse mediante facturas bien diferenciadas que incluyan únicamente los gastos del proyecto Guardar los comprobantes de cada uno de los gastos realizados dentro del proyecto (durante los 5 años posteriores a la finalización del proyecto), para su justificación en caso de auditoria de la C.E. No se aceptan los tickets de la tarjeta de crédito, ni los gastos del minibar del hotel 5

2. Control de gastos y de capacity building

3. Informe final del periodo (18 meses) Fechas Periodo: 1 agosto 2013 – 31 enero 2015 (18 meses) Entrega informes al CSC: máx. 15 febrero 2015 Envío a la CE: máx. 31 marzo 2015 Pago de la CE: máx. 30 junio 2015 (90 días), ¡depende de la entrega! Informe técnico Actualizar el informe de los 12 meses con las actividades de los últimos 6 meses (WP2 y WP6) y envío al CSC Envió del informe recopilado a la C.E. por el CSC Informe financiero Añadir gastos de los últimos 6 meses al informe de los 12 meses (WP2 y WP6)  informe acumulado Envío al CSC y realizar ajustes Introducir gastos en el Participant Portal (PP), firmar por el PFSIGN electrónicamente y enviar al coordinador (CSC) mediante el PP 7

Descripción de los pagos durante el proyecto Contribución financiera máxima: 5.926.937 € Cantidad Fecha pago Prefinanciación 1.629.908 € Prefinanciación neta + 296.347 € Fondo de Garantía (= 32,5 % del la contribución máxima o un 130% de la financiación media por periodo) Recibida en julio 2013 Liquidación del fondo de garantía al final del proyecto (último pago) Pagos intermedios primer pago segundo pago tercer pago Depende de los costes imputados y aceptados La prefinanciación y los pagos intermedios no pueden superar el 85 % de la contribución financiera total (< 4.000.682 €) Hasta 90 días después del envío del informe (entre abril – junio 2015; entre sept. – nov. 2016; entre marzo – mayo 2018) Pago final Contribución financiera total – pago realizado (incluye fondo de garantía) Hasta 90 días después del envío del informe (entre sept. – nov. 2018) El 5 % del Fondo de Garantía ya se ha pagado a los beneficiarios pero está en una libreta y se devuelve con el pago final; se devuelve por lo menos un 80%, o sea un 4% del Fondo de Garantía Un 10% de la contribución financiera máxima es la retención El importe máx. CE durante la vida del proyecto se calcula: Contribución financiera máxima - Prefinanción neta (recibida) - Fondo de garantía 5% - Retención del 10%

3. Informe final del periodo (18 meses) - Participant Contact or task manager prepares Form C (as today) - If applicable, Participant Contact or Task Manager uploads scanned copy of certificate on financial statement (signed by the auditor), original to be kept in the files of the beneficiary - When ready, Participant Contact identifies Form C as “ready for signature”, triggering a notification to the FSIGN - FSIGN electronically signs & submits Form C to the coordinator - After submission by the coordinator of the Forms C package to the Commission, a digitally signed eReceipt is issued for each Form C and another one is issued for the whole package  No more paper signature of Forms C, no more paper sending of certificates on financial statements 9

3. Informe final del periodo (18 meses) Preparación del informe financiero Imprescindible - Asignar o revalidar el LEAR (revalidación necesaria para asignar el rol del Legal Signatory (LSIGN) autorizado para firmar enmiendas) Asignar uno o más Financial Signatory (FSIGN) para la firma electrónica del Form C  dado de alto por el LEAR Asignar el Project Financial Signatory (PFSIGN) para el proyecto  dado de alto por el participant coordinator (IP) LEAR: legal entity appointed representative Participant Contact assigns a FSIGN to the project = PFSIGN (from the list nominated by the LEAR) in the "My Projects" tab "The consortium shall transmit the reports and other deliverables through the coordinator to the Commission using the electronic exchange system set up by the Commission. In particular: - Form C must be transmitted and electronically signed through the electronic exchange system by the authorised person(s) within the beneficiary's organisation. - The certificates on the financial statements and on the methodology must be hand-signed by an authorised person of the auditing entity on paper and the beneficiary shall keep the originals according to Article II.22.3. A scanned copy of the certificates shall be transmitted through the electronic exchange system". Roles and access rights: http://ec.europa.eu/research/participants/docs/h2020-funding-guide/user-account-and-roles/roles-and-access-rights_en.htm 10

3. Informe final del periodo (18 meses) Preparación del informe financiero Recomendado Contratación empresa auditora para - recibir apoyo (sobre gastos elegibles, presentación de gastos, etc.) - realizar auditoria interna antes del envío del informe (evita modificación de informes ya enviados) Recordatorio: El Certificate on the Financial Statements (CFS) es obligatorio cuando los gastos superen € 375.000; Importante: uso del Annexo VII – Form D y Form E Facturación: cuando se haya superado el límite; para que sean gastos elegibles 11

4. Cronograma: Deliverables Producto / deliverable WP Líder Fecha entrega D1.1 Plan de investigación y marco de análisis 1 6 D1.2 Aprobación ética por los comités de los países participantes D2.1 Plan de análisis final del estudio cualitativo 2 14 D2.2 Resultados del estudio de base cualitativo (feb. 2015) 19 D2.3 Resultados del estudio de base cuantitativo (julio 2015) 24 D3.1 Diseño de las intervenciones y plan de implementación (mayo 2015) 3 22 D3.2 Informe sobre el proceso de las intervenciones 31 D4.1 Plan comparativo por países 4 38 D4.2 Resultados finales sobre la evaluación de las intervenciones por países 45 D5.1 Plan analítico comparativo entre países 5 50 D5.2 Resultados de los análisis entre países 57 D6.1 Página web del proyecto D6.2 Estrategias de capacity building D6.3 Informe sobre las actividades de capacity building 27 D6.4 Guía para formuladores de políticas nacionales e internacionales 58 D6.5 Informe de buenas prácticas D6.6 Artículos en publicaciones revisadas por pares 60 12

4. Cronograma: Deliverables Los productos se encuentran en: - Intranet - Participant Portal (en RD – Reporting and Deliverables) 13

4. Cronograma 14

5. Mensajes principales Puntualidad en el envío de los informes Mejorar la descripción de los gastos (ser concreto y consistente) Imputar solo gastos elegibles (contactarnos si hay dudas) Asignar o revalidar el LEAR Asignar uno o más Financial Signatory (FSIGN) y el Project Financial Signatory (PFSIGN) para la firma electrónica del Form C (por el LEAR y el IP)

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