3. Control Presupuestario y Costos Estándar 3.1 Formulación de Presupuestos 3.2 Análisis de Desviaciones 3.3 Costos Estándar

3.1. Formulación de Presupuestos a) Presupuesto y Ciclo Presupuestario Un presupuesto es la expresión en términos monetarios de los planes de acción que una empresa tiene previsto llevar a cabo a lo largo de un período determinado.

El Ciclo Presupuestario es el proceso por el cual una empresa elabora el presupuesto para un determinado período. En él se definen tres conceptos. Objetivos Planes de acción y sus respectivos programas Resultados previstos de los planes de acción.

b) Ventajas del Proceso Presupuestario Obliga a los ejecutivos o administradores a pensar en forma estructurada sobre el futuro. Permite establecer metas que posibiliten la evaluación del desempeño. Se obtiene una mayor coordinación y coherencia en el trabajo de las distintas unidades o centros de responsabilidad. Sirve como motivación. Permite comunicar los objetivos de la alta dirección a las divisiones operativas.

c) Tipos de Presupuestos Dependiendo del horizonte de planificación: 1. Presupuestos Maestros (1 año). Presupuesto Operacional Presupuesto Financieros 2. Presupuesto de Capital (más de 1 año).

} Presupuesto Maestro: a). Presupuesto Operacional: Presupuesto de Ventas. Presupuesto de Producción. Presupuesto de MPD. Presupuesto de MOD. Presupuesto de Gastos de Fabricación. Presupuesto de Existencias etc. b). Presupuestos Financieros: Presupuesto de Caja. B.G. presupuestado. EERR presupuestado. } Estado Financiero Proforma

Presupuesto Financiero Planificación Estratégica Presupuesto Operacional Ventas Producción Compras Personal Gastos Administrativos etc. B.G. EERR. Presupuesto de Caja Misión Análisis interno y externo Estrategias Planes de Acción Presupuesto Inversiones Nueva Tecnología Renovación-A.F. Nuevas Instalaciones Aumento

d) Características de los presupuestos operacionales 1. Deben compreder todas y cada una de las funciones que se desarrollan en la empresa, en situación de normalidad. Entonces habrán presupuestos de ventas, de compras, de remuneraciones, de producción, etc. Representan la actuación futura de la organización, por lo que la información que contienen se refiere a proyecciones y no a hechos históricos. 3. Suelen comprender el horizonte temporal correspondiente al ejercicio contable, generalmente un año.

Deben presentar información en términos cuantitativos. Ejemplo: La empresa Anfersa SA planea vender 9.500 computadores el próximo año. Su presupuesto de ventas es el siguiente:

Deben especificar tanto los objetivos concretos que se quieren alcanzar como los medios necesarios para conseguirlos. Ejemplo: Para poder alcanzar las ventas deseadas, Anfersa deberá incurrir en los siguientes gasto de ventas:

Las diferentes variables o conceptos que lo componen deben venir desagregadas por centros de responsabilidad. Esto facilita la evaluación en base a los objetivos asignados a cada unidad de la organización (control de gestión).

e) Presupuestos parciales e integración presupuestaria Las distintas actividades llevadas a cabo dentro de la organización dará lugar a la necesidad de elaborar presupuesto en cada centro de responsabilidad, que se conocen como presupuestos parciales. Por ejemplo: presupuesto de ventas, presupuestos de fabricación, presupuestos de compras, presupuestos financieros, etc. Sin embargo, la empresa debe ser vista como un todo unitario, coordinado y coherente, en busca de un objetivo común. La integración de los presupuestos parciales dará lugar al presupuesto maestro

Normalmente se usa el método de integración sucesiva, en donde el punto de partida es el presupuesto de ventas. La secuencia de la integración sucesiva es la siguiente: Presupuesto de ventas y gastos de ventas Presupuesto de existencias de productos en proceso y productos terminados. La empresa Anfersa tiene un stock de 1.200 computadores valorados en $60 millones. Desea mantener un stock de seguridad de 900 unidades. Luego, necesitará producir 9.200 computadores el próximo año.

Presupuestos de costos de producción por departamentos o centros de actividad. Con la información anterior es posible planificar la producción, señalando los recursos necesarios. Anfersa a determinado que para producir 9.200 computadores requerirá los siguientes recursos:

Presupuesto de existencias de materias primas Presupuesto de existencias de materias primas. En función del inventario actual y de las necesidades de producción, el responsable del almacén deberá determinar el volumen de existencias a mantener a lo largo del período. El responsable del almacén de Anfersa SA, ha estimado mantener siempre un stock de seguridad que le permitan atender la producción de 850 unidades.

Presupuestos de compras y gastos de compras Presupuestos de compras y gastos de compras. Con la información del punto anterior, el responsable de las compras determinará los volúmenes que deberá solicitar mensualmente a los proveedores, así como los precios, las fechas de pago y los demás costos asociados a las compras.

Presupuesto de inversiones Presupuesto de inversiones. Paralelamente, los ingenieros de producción determinarán las necesidades de nuevos equipos, para llevar a cabo la fabricación prevista. Presupuesto de gastos de administración. El responsable de administración calculará las necesidades de la empresa en estas funciones.

Presupuesto de caja y de gastos financiero Presupuesto de caja y de gastos financiero. El centro de administración financiera estimará los recursos líquidos necesarios para hacer frente a todos los pagos y las necesidades de financiamiento. Además, deberá presupuestar los costos del propio centro.

EJEMPLO DE ELABORACIÓN DE PRESUPUESTOS Una empresa comercial se encuentra en el proceso de elaboración del presupuesto maestro para los primeros cuatro meses de 2004, para lo cual dispone de la siguiente información: I. Operaciones 1. Pronóstico de ventas: Se proyecta vender las siguientes cantidades de mercadería: Las ventas en diciembre pasado alcanzaron a las 4.000 unidades. El precio de venta es de $10 por unidad y se espera que no cambie en el futuro. Las ventas se efectúan 60% al contado y el resto pagadero al mes siguiente.

2. Costo de ventas y niveles de existencias La empresa vende con un margen de explotación del 30% Se desea mantener existencias de $20.000 como base más un 80% del costo de venta del mes siguiente. Las mercaderías se compran pagando un 50% al contado y el resto al mes siguiente 3. Gastos de administración y ventas Remuneraciones: Se pagan cada 15 días, en el período siguiente al que son ganadas, ascendiendo a $2.500 por mes. Comisiones sobre ventas: Ascienden al 15% de las ventas y se pagan de la misma forma que las remuneraciones fijas. Otros gastos variables: Alcanzan al 5% de las ventas y se pagan al contado. Otros gastos de administración y ventas fijos: Debe pagarse $2.000 al mes por concepto de arriendo, se consumen seguros por $200 y la depreciación se calcula en $400 al mes.

II. Inversiones Se proyecta realizar una inversión de $3.000, al contado, durante el primer mes, en un vehículo que se destinará al transporte de mercadería. Este se deprecia en 30 meses. III. Caja y financiamiento: Se desea mantener, por motivos de seguridad, un saldo de caja mínimo de $10.000 a fines de cada mes. En casos de déficit de caja, la empresa dispone de una línea de crédito, cuya tasa de interés es del 2% mensual. Las amortizaciones y el pago de intereses pueden efectuarse cuando la empresa lo desee.

IV. Balance general al 31 de diciembre de 2003.

f) Otros tipos de presupuestos De acuerdo al período temporal que comprenden: Presupuesto estancado: se efectua una vez al año. Presupuesto progresivo: una vez transcurrido un subperiodo (mes, trimestre o cuatrimestre) se agrega el siguiente. De acuerdo a la posibilidad de introducir modificaciones: Presupuesto único: se mantiene pase lo que pase Presupuesto revisado: se actualiza, para reflejar los cambios en las condiciones que sirvieron de base para su elaboración.

De acuerdo a la adaptación de los valores presupuestados a los volúmenes realmente alcanzados: Presupuesto fijo Presupuesto flexible: se ajusta o se rehace con los valores reales de cantidades vendidas y producidas.

3.2. Control Presupuestario y Análisis de Desviaciones Control presupuestario: Proceso permanente de comparación entre lo planificado (plasmado en los presupuestos) y lo acontecido en la realidad. Desviación: Diferencia entre el resultado real y el proyectado (puede ser favorable o desfavorable).

El análisis de las desviaciones es importante porque: Son indicadores de gran utilidad para saber si los responsables están cumpliendo o no con los objetivos especificados Permite el feed-back o proceso de retroalimentación, mediante el cual la empresa tomará las medidas correctivas para ajustarse a lo planeado.

3.3 Costos Estándar Técnica de la contabilidad de costos que compara el costo considerado normal de cada producto, servicio o elemento con su costo real. Son una herramienta del control presupuestario. Permite evaluar la eficiencia de la gestión y tomar inmediatamente las acciones correctivas que se estimen pertinentes. Son costos preestablecidos, se calculan antes de comenzar las operaciones.

Al igual que con los costos históricos, se pueden conbinar con los métodos de costeo variable y absobente, y con los sistemas de costos por procesos y por órdenes de trabajo. A medida que se conocen los costos e ingresos reales, se van registrando en la contabilidad de costos Estos datos reales se comparan con los estándar, y las desviaciones entre unos y otros se ponen de manifiesto por el propio sistema contable.

Ventajas de los costos estándar: Facilitan la “dirección por excepción”, que consiste en centrar la atención de la dirección en aquellas situaciones que se apartan de la normalidad. Facilitan la valoración de los stocks y la fijación de precios, entre otros. Exigen una definición de responsabilidades por centros de costos.

Tipos de estándar: A partir de datos de la empresa en ejercicios anteriores A partir de datos de la empresa en ejercicios anteriores, pero corregidos A partir de estudios técnicos. En este caso el estándar puede representar: La mejor actuación posible Una actuación eficiente

Ejemplo:

Desviaciones en Materias Primas: Desviación Global = Qs Ps – Qr Pr = 500 x 800 x 6 – 550 x 800 x 5 = 2.400.000 – 2.200.000 = 200.000 Desviación por causa de las cantidades (técnica): Qs Ps – Qr Ps = (Qs – Qr) Ps = (500x800 – 550x800) x 6 = - 240.000 Desviación por causa de los precios (económica): Qr Ps – Qr Pr = (Ps – Pr) Qr = (6 - 5) x 550 x 800 = + 440.000

Desviaciones en Mano de Obra: Desviación Global = Hs Ps – Hr Pr = 25 x 800 x 40 – 26,25 x 800 x 45 = 800.000 – 945.000 = - 145.000 Desviación por causa de las cantidades (técnica): Hs Ps – Hr Ps = (Hs – Hr) Ps = (25x800 – 26,25x800) x 40 = - 40.000 Desviación por causa de los precios (económica): Hr Ps – Hr Pr = (Ps – Pr) Hr = (40 - 45) x 26,25 x 800 = - 105.000