SUBTOTALES Y ESQUEMAS Los subtotales en Excel nos pueden ayudar a comprender e interpretar mejor la información. Excel permite agregar subtotales de una manera muy sencilla. Lo primero que debo hacer es ordenar los datos por la columna sobre la cual se obtendrán los subtotales. Ruta: Ficha Datos> Grupo Ordenar y Filtrar> Ordenar Ficha Inicio> Grupo Modificar> Ordenar y filtrar

SUBTOTALES Para este ejemplo ordenaré los datos por la columna Mes. Para crear el subtotal: Ficha Datos> Grupo Esquema> Subtotal

SUBTOTALES Se debo asegurar de que la primera lista desplegable tenga seleccionada la opción Mes ya que indica que para cada cambio de mes se insertará un subtotal. Además utilizaré la función Suma y  la columna Ventas que aparecen seleccionadas. Al hacer clic en Aceptar se insertarán los subtotales.

SUBTOTALES Reemplaza los Subtotales actuales: Para evitar que se sobrescriban los subtotales existente, desactive la casilla de verificación Reemplazar subtotales actuales. Salto de página entre grupos: Si desea un salto de página automático después de cada subtotal, active la casilla de verificación Salto de página entre grupos. Resumen debajo de los datos: Para especificar una fila de resumen encima de la fila de detalles, desactive la casilla Resumen debajo de los datos. Para especificar una fila de resumen debajo de la fila de detalles, active la casilla Resumen debajo de los datos.

ESQUEMAS Un esquema es un resumen preciso que refleja los conceptos más importantes o de mayor trascendencia del documento esquematizado. Los esquemas permiten expandir o contraer la apariencia de una hoja de cálculo, de forma que la información se pueda ver con más o menos detalle. Los esquemas permiten agrupara o resumir hasta ocho niveles. Aspectos a tener en cuenta: Los datos deben tener una jerarquía o disponer de una estructura por niveles. Los datos deben estar ordenados de modo que las filas que deban agruparse estén juntas.  En una hoja solo podemos incluir un esquema, para tener más de un esquema sobre los mismos datos, debemos copiar los datos a otra hoja.

ESQUEMAS Existen dos formas de crear un esquema en Excel: 1.- Manual 2.- Automática Creación automática de esquemas Es la mejor opción, en cuanto a tiempo y dificultad. Ruta: Ficha Datos> Grupo Esquemas > Punta de Flecha Agrupar> Automática Si Excel te informa que no pudo crear un esquema automático, la razón es porque tu hoja de cálculo no contiene fórmulas

ESQUEMAS Observa la hoja de cálculo automáticamente agrupada,  notarás que las secciones de tu información se habrán agrupado y ahora están marcadas con barras a lo largo de la parte superior y/o el lado izquierdo de las celdas.  Haz clic en el botón de menos [-] para minimizar un grupo de información.

ESQUEMAS Observa la información que permanece visible: Esta usualmente es la información clave, la cual le da al lector la opción de si quiere o no investigar la información específica y hacer que la hoja de cálculo sea más fácil de diferir. Borra el esquema automático: Ficha Datos> Grupo Esquemas > Punta de Flecha Desagrupar> Borrar Esquema

ESQUEMAS Manualmente Agrupa la Información: Selecciona las celdas que quieras poder minimizar, NO SE SELECCIONA EL TOTAL QUE CONTIENE LA FÓRMULA. Ficha Datos> Grupo Esquemas > Punta de Flecha Agrupar> Agrupar Para nuestro ejemplo seleccionaremos filas

ESQUEMAS Observa la sección de la información que se ha agrupado. Ahora está marcada con una barra a lo largo del lado izquierdo o en la parte superior de las celdas. Para desagrupar una sección: Ficha Datos> Grupo Esquemas> Punta de Flecha Desagrupar> Desagrupar