Libro mayor SAP Best Practices

Objetivo, ventajas y etapas clave del proceso Este escenario proporciona una imagen exhaustiva de la contabilidad y las cuentas externas. Ventajas El registro de todas las operaciones empresariales garantiza que los datos de contabilidad sean íntegros y exactos. Flujos de proceso clave cubiertos Contabilización de documentos de cuenta de mayor Visualización del diario de documentos Visualización de los saldos de la cuenta de mayor (lista) Realización de contabilizaciones periódicas Actualización de la cuenta: Compensación manual y automática

Aplicaciones y roles de usuario requeridos Obligatorias Enhancement package 6 for SAP ERP 6.0 Roles de la empresa implicados en los flujos de proceso Contable de libro mayor Gerente financiero

Descripción detallada del proceso Libro mayor La tarea central de la contabilidad principal es ofrecer una imagen global de las cuentas y contabilidad externa. Al registrar todas las operaciones empresariales (contabilizaciones de referencia y liquidaciones de contabilidad interna) en un sistema de software completamente integrado con el resto de áreas operativas de la empresa, se garantiza que los datos de contabilidad son íntegros y exactos. El libro mayor SAP FI tiene las siguientes características: Libre elección del nivel: grupo de empresas o sociedad GL Contabilización automática y simultánea de todas las posiciones del libro auxiliar en las cuentas de mayor adecuadas (cuentas asociadas) Actualización simultánea del libro mayor y las áreas de la contabilidad de costes Evaluación en tiempo real y gestión de informes de los datos de contabilidad actuales, en forma de visualización de cuentas, balances contables con diferentes estructuras de balance/PyG, y análisis adicionales. Básicamente, el libro mayor cumple la función de registro exhaustivo de todas las operaciones contables. Es la referencia central y actualizada para la presentación de cuentas. Las transacciones individuales reales se pueden verificar en cualquier momento durante el procesamiento en tiempo real visualizando los documentos originales, las partidas individuales y las cifras de movimiento en diversos niveles como: La información sobre cuentas Diarios Totales/cifras de movimiento Balance/Evaluación de pérdidas y ganancias

Diagrama del flujo de procesos Libro mayor Evento Contabilización (FI) Visualización Visualización y modificación Anulación Compensación Contable de libro mayor Decisión del proceso Decisión del proceso Decisión del proceso Visualización de documentos Visualización del diario de documentos compacto Visualización y modificación de partidas individuales Anulación de documentos Contabilización de documentos de cuenta mayor Visualización de saldos Visualización del diario de documentos Anulación de documentos– Anulación individual Visualización de los saldos de la cuenta de mayor (lista) Actualización de cuentas: automática Actualización de cuentas: compensación manual Gerente financiero Procesamiento de documentos periódicos Anulación de documentos– Anulación en masa Lista de documentos periódicos originales Realización de contabilizaciones periódicas G/L = Libro mayor

Leyenda Símbolo Descripción Comentarios Símbolo Descripción Banda: identifica un rol de usuario, como comprador o gerente de ventas. También puede identificar una unidad o un grupo organizativo, más que un rol específico. El resto de símbolos del flujo de procesos de esta tabla van en estas filas. Dispone de todas las filas necesarias para cubrir todos los roles del escenario. La banda de roles contiene tareas comunes de ese rol. Eventos externos: contiene eventos que comienzan o terminan el escenario, o que tienen una influencia en la sucesión de eventos del escenario. Línea de flujo (sólida): indica la secuencia normal de etapas y la dirección del flujo en el escenario. Línea de flujo (punteada): indica el flujo de tareas utilizadas con poca frecuencia o condicionales en un escenario. Esta línea también puede llevar a documentos que forman parte del flujo de procesos. Conecta dos tareas en un proceso de escenario o un evento sin etapas. Actividad empresarial/Evento: identifica una acción que lleva hacia o fuera del escenario, o bien un proceso externo que tiene lugar durante el escenario. No corresponde a una etapa de tarea del documento. Proceso de unidades: identifica una tarea que se cubre por etapas en el escenario. Corresponde a una etapa de tarea del documento. Referencia de proceso: si el escenario hace referencia a otro escenario en su totalidad, escriba el número y nombre en este nivel. Referencia de subproceso: si el escenario hace referencia a otro escenario en parte, escriba el número y nombre del escenario, así como los números de etapas en este nivel. Decisión del proceso: identifica una decisión/punto de inflexión, que supone una elección que debe realizar el usuario. Las líneas representan varias opciones que surgen de distintas partes del diamante. No suele cor-responder a la etapa de tarea del documento, sino que refleja una elección que debe tomarse tras la ejecución de una etapa. Símbolo Descripción Comentarios de utilización Al siguiente/Desde el último diagrama lleva a la página siguiente/anterior del diagrama. El diagrama de flujo continúa hasta la página siguiente/anterior. Impresión/Documento: identifica un documento, informe o formulario impreso. No corresponde a la etapa de tarea en un documento, sino que se utiliza para reflejar un documento generado por una etapa de tarea; esta forma no tiene líneas de flujo hacia fuera. Resultados financieros reales: indica un documento contable financiero. Planificación de presupuesto: indica un documento de planificación de presupuesto. Proceso manual: cubre una tarea realizada de forma manual. No suele corresponder a una etapa de tarea de un documento, sino que se utiliza para representar una tarea realizada de forma manual, como la descarga de un camión en el almacén, que afecta al flujo del proceso. Versión/Datos existentes: este bloque cubre datos facilitados desde un proceso externo. No suele corresponder a una etapa de tarea en un documento, sino que esta forma representa datos que provienen de una fuente externa; este paso no tiene líneas de flujo entrantes. Decisión de aprobado/no aprobado del sistema: este bloque cubre una decisión automática tomada por el software. No suele corresponder a una etapa de tarea del documento, sino que se utiliza para representar una decisión automática realizada por el sistema y que se realiza tras la ejecución de una etapa. <Función> Conexión de diagrama Impresión/ Documento Externo al sistema SAP Resultados financieros reales Actividad empresarial/ Evento Planificación de presupuesto Proceso de unidades Proceso manual Referencia de proceso Versión/ Datos existentes Referencia de subproceso Decisión del proceso Decisión aprobado/no aprobado