Gestión del proyecto Equity-LA II VI Taller internacional, Rosario 21 de noviembre de 2016

Contenido Informe técnico y financiero Análisis del cash flow (liquidez) Amendment (prórroga y salida UPE) Calendario de entregas (informes y productos) Mensajes principales

1. Informe técnico y financiero Buena noticia ¡Hemos terminado el segundo periodo con éxito! … y para seguir con éxito debemos tener en cuenta …

1. Informe técnico Puntualidad en la entrega Resumir la información a lo más importante Redactar el informe en un buen inglés Documentar bien las dificultades que se han ido encontrando y las estrategias y búsqueda de soluciones para abordarlas ( clave para justificar los posibles retrasos en relación al cronograma)

1. Informe financiero (1/3) IP debe revisar adecuación de los gastos declarados Ser consistente en la descripción de los gastos (por ejemplo: Travel and subsistence allowance: V International Workshop in Spain; name (principal investigator); date; of that capacity building: €) Instrucción nueva de la CE: declarar gasto de personal en una sola línea por WP (cuando se suba el Form C en el Portal) Evitar declarar gastos menores y resumirlos en un concepto global Declarar capacity building en los gastos correspondientes si hubiera (p.ej. talleres internacionales) El salario de un/a investigador/a debe ser el mismo en cada WP (comprobación con cálculo p/m) Cuando introduzcan los gastos en el Participant Portal, se deberán sumar todos los gastos de personal de un WP, y no como estábamos haciendo hasta ahora que introducíamos los gastos para cada persona. O sea, debe destinarse una sola línea por WP para el gasto de personal, por lo cual, solo quedarán para este periodo tres líneas en los gastos de personal (2 en RTD para el WP2, WP3 y 1 para el WP6 Other). En la descripción se tendrá que indicar el número total de personas que trabajó en este WP y el número total de persona-mes, así com el importe y los persona-mes totales destinados a Capacity Building.  Salary of 6 researchers (29 p/m) of which 2 senior researchers (12,6 p/m) and 4 junior researchers (16,4 p/m); of that dedicated to capacity building: 20.561,48 euros (14,9 p/m)

1. Informe financiero (2/3) Declarar asistencia en un congreso/taller en el WP6 sólo si se presenta resultados (diseminación); caso contrario: capacitación (WP1-5) El catering y el alquiler de salas para reuniones se considera subcontratación menor ya que se provee de una empresa externa Declarar solo gastos directos elegibles  durable equipment and consumables en principio son gastos indirectos (excepción: práctica habitual de la organización y necesario para la implementación del proyecto) Diferenciar gastos directos en el Participant Portal: traveling, durable equipment (p.ej., ordenadores) consumables (p.ej. material de oficina), other Pregunta: Ingrid: falta consistencia: concepto “own contribution” coste personal cero (investigador senior) pero se declara p/m; se declara todo el p/m o solo los p/m que se cobra  reducción sueldo … Declarar solo gastos directos elegibles: algunos gastos (gastos de impresión, compra ordenadores) se deben considerar gastos indirectos y sólo serán aceptados como gastos directos en caso de que se pueda probar adelante de una auditoría que es la práctica habitual de la organización; Consumables: página 66 guía financiera

1. Informe financiero (3/3) Tasa cambio de moneda a € Existen dos opciones: a) el día cuando se realiza el gasto; b) el primer día del mes después de la finalización del periodo (18 meses) Se debe mantener el mismo sistema a lo largo del proyecto ¡ Auditoría ! Obligación de contratar una auditoría cuando contribución europea recibida > 375.000 € (obligatorio en el tercer periodo para la mayoría) Deben utilizar Anexo VII – Certificate of financial statements Los gastos de la autoría son elegibles (pero entran en el periodo siguiente) Si los auditores piden cambios en periodos anteriores  Adjustment of Form C En relación con tu pregunta, creo que no se puede cambiar el sistema de la conversión de la moneda en euros, es decir se debe mantener el mismo sistema a lo largo del proyecto; en vuestro casos es el índice de conversión en el día del pago. En relación con tu pregunta sobre el cambio de moneda, la CE (según la guía financiera, página 27) nos da dos opciones: a) el día cuando se realiza el gasto; b) el primer día del mes después de la finalización del periodo. Un periodo consiste de 18 meses; pues la CE no tiene en cuenta los informes internos de los 6 meses. Por lo cual, se debe aplicar la tasa de cambio de la moneda del día 1 de agosto de 2016. Al desconocer aún la tasa de cambio de ese día, propongo que en estos informes internos declaréis un valor aproximado y en el informe final el valor exacto. 7

2. Análisis del cash flow (liquidez) Problema: los ingresos son insuficientes para cubrir los gastos programados hasta el final del proyecto (debido a: baja pre- financiación, justificación de gastos por debajo de lo presupuestado, retención 15 % por la CE) Posible solución: utilización de los gastos indirectos en el tercer y cuarto periodo y devolución a la institución cuando se reciba el último pago - Discusión de cada caso en concreto durante las reuniones con cada socio - Importancia de estar conciente de esta situación para evitar problemas graves en el desarrollo del proyecto por falta de recursos. Me pongo en contacto con ustedes para recordarles de un asunto financiero del proyecto, el cash flow (la liquidez), un aspecto que María Luisa e Ingrid mencionaron durante la teleconferencia de la semana pasada y que además tratamos hace ya casi dos años, durante la teleconferencia del 17 de septiembre de 2014.   He actualizado - con los gastos declarados por cada socio hasta ahora - las proyecciones (escenarios) que realizamos para conocer el cash-flow a lo largo del proyecto a seis años. Tal y como le comentamos en aquella ocasión, según estas proyecciones habría un problema de liquidez en el último periodo del proyecto (meses 55-72), es decir los ingresos serían insuficientes para cubrir los gastos programados hasta el final del proyecto. Como se comentó en su momento, esto se debe, por un lado, - al cálculo de la prefinanciación recibida, más baja de lo esperado, y por otro, - al retraso en el desarrollo de las actividades, lo que ha supuesto que la mayoría de los países hayan justificado gastos por debajo de lo presupuestado. Además de esto, - la CE retiene un 15% del presupuesto que devuelve al final del proyecto. Les queríamos recordar que como solución al problema de liquidez en el último periodo propusimos utilizar los gastos indirectos (los overheads). Para tener los gastos indirectos a disposición, haría falta que todos los socios negociaran con sus instituciones para conseguir que les permitan utilizar los gastos indirectos necesarios en el segundo y tercer periodo; y que estos gastos se devuelvan a la institución cuando se reciba el último pago de la C.E. 8

3. Amendment (prórroga y salida UPE) Puesta al día: Elaboración carta de sustentación para la PO: pendiente recibir respuesta Elaboración carta amendment para la FO: recibido correcciones Adaptación Grant Agreement - Anexo I: introduciendo modificaciones en el pdf y después en el Participant Portal Envío a los socios Pendiente discutir: Adaptación GANTT chart /cronograma Modificación del Consortium Agreement ? Forma de aprobación del amendment por los IPs / representantes legales (carta oficial, acta, e-mail) ? Otra información necesaria para su aprobación (ej. carta oficial del CSC) ? 9

4. Calendario de entregas: informes Tercer periodo: 6 meses: 1 agosto 2016 – 31 enero 2017 12 meses: 1 febrero 2017 – 31 julio 2017 18 meses: 1 agosto 2017 – 31 enero 2018 Entrega informe interno al CSC: máx. 15 febrero 2017 10

4. Calendario de entregas: deliverables Producto / deliverable WP Líder Fecha D1.1 Plan de investigación y marco de análisis 1 6 D1.2 Aprobación ética por los comités de los países participantes D2.1 Plan de análisis final del estudio cualitativo 2 14 D2.2 Resultados del estudio de base cualitativo 19 D2.3 Resultados del estudio de base cuantitativo 24 D3.1 Diseño de las intervenciones y plan de implementación 3 22 D3.2 Informe sobre el proceso de las intervenciones (dic 2016) 31 (41) D4.1 Plan comparativo por países (nov 2017?) 4 38 (?) D4.2 Resultados finales sobre la evaluación de las intervenciones por países 45 D5.1 Plan analítico comparativo entre países 5 50 D5.2 Resultados de los análisis entre países 57 D6.1 Página web del proyecto D6.2 Estrategias de capacity building D6.3 Informe sobre las actividades de capacity building 27 D6.4 Guía para formuladores de políticas nacionales e internacionales 58 D6.5 Informe de buenas prácticas D6.6 Artículos en publicaciones revisadas por pares 60 11

5. Mensajes principales Buscar y contratar una empresa para la auditoria Garantizar la liquidez para el buen desarrollo del proyecto hasta el final

… para terminar ¿Preguntas o dudas?

Gestión del proyecto Equity-LA II VI Taller internacional, Rosario 21 de noviembre de 2016

2. Control de gastos y de capacity building

3. Fechas próximos informes y pago Contribución financiera máxima: 5.926.937 € Cantidad Fecha pago Prefinanciación 1.629.908 € Prefinanciación neta + 296.347 € Fondo de Garantía (= 32,5 % del la contribución máxima o un 130% de la financiación media por periodo) Recibida en julio 2013 Liquidación del fondo de garantía al final del proyecto (último pago) Pagos intermedios primer pago segundo pago tercer pago Depende de los costes imputados y aceptados La prefinanciación y los pagos intermedios no pueden superar el 85 % de la contribución financiera total (< 4.000.682 €) Hasta 90 días después del envío del informe (julio 2015; entre sept. – nov. 2016; entre marzo – mayo 2018) Pago final Contribución financiera total – pago realizado (incluye fondo de garantía) Hasta 90 días después del envío del informe (entre sept. – nov. 2018) El 5 % del Fondo de Garantía ya se ha pagado a los beneficiarios pero está en una libreta y se devuelve con el pago final; se devuelve por lo menos un 80%, o sea un 4% del Fondo de Garantía Un 10% de la contribución financiera máxima es la retención El importe máx. CE durante la vida del proyecto se calcula: Contribución financiera máxima - Prefinanción neta (recibida) - Fondo de garantía 5% - Retención del 10%

1. Informe financiero: recordatorio Para justificar los gastos de los viajes se deben guardar las tarjetas de embarque y los comprobantes de los gastos realizados (hotel, restaurante, billetes aéreos, tickets taxis, etc.) Los gastos del trabajo de campo deben justificarse mediante facturas bien diferenciadas que incluyan únicamente los gastos del proyecto Guardar los comprobantes de cada uno de los gastos realizados dentro del proyecto (durante los 5 años posteriores a la finalización del proyecto), para su justificación en caso de auditoria de la C.E. No se aceptan los tickets de la tarjeta de crédito, ni los gastos del minibar del hotel - Material de office y consumibles en general entran en los overheads y no son otros gastos elegibles  -  Los importes por IVA nunca son gastos elegibles  -  Se debería evitar declarar gastos menores y resumirlos en un concepto global  -  El catering y el alquiler de salas para reuniones se considera subcontratación menor ya que se provee de una empresa externa  -  Sólo se puede imputar las horas trabajadas en el proyecto, que debe coincidir con los time-sheets 17