Dirección de Estrategia y Vinculación Tecnológica Dirección de Sistemas y Tecnologias de la Información

Demostración de funcionalidad del sistema AGENDA ¿Qué es el SIGA? Objetivos Modelo Conceptual Demostración de funcionalidad del sistema Requerimientos para Implementar SIGA en USAE Definir estructura de la USAE Taller de definición de Categorías, Trámites y Tiempos. Configuración de la UR USAE. Capacitación a usuarios x rol en el Sistema.

OBJETIVOS Administrar los Asuntos que ingresan y atiende una unidad responsable. Permite la supervisión, la interrelación y el seguimiento de los asuntos que están involucrados el personal de la unidad responsable. Relacionar las respuestas que se emiten por oficio de cada uno de los asuntos que han concluido. Esta diseñado para trabajar como multi oficina (es decir, se puede implementar en otras unidades responsables, conservando su autonomía la información). Notifica el estatus del asunto a los involucrados, por email. Obtener las consultas y reportes con características configurables, para su análisis y seguimiento.

ASUNTO BENEFICIOS MODELO CONCEPTUAL 2. Puede iniciar desde: Llamada 1. ¿Que es un asunto?: Es una solicitud, un tramite, un apoyo que se debe de atender por parte de una Unidad Responsable. 2. Puede iniciar desde: Llamada Correo Electrónico Asistencia a una Reunión Oficio 3. Existe un seguimiento: Pueden capturar avances, turnar, transferir, o dar respuesta del asunto.

TURNAR- TRANSFERIR MODELO CONCEPTUAL Unidad Responsable TRANSFERIR Es cuando un asunto lo enviamos a personal de otra Unidad Responsable. Unidad Responsable Despacho Secretario Usuarios: Es el personal de la UR, que tiene roles y permisos para interactuar con el Sistema: 1. Recepcionista. Pueden ser una o varias personas, recomendable una sola entrada. 2. Supervisor. Es quien le da seguimiento al asunto. 3. Responsable. Es quien le da seguimiento al asunto y puede Turnar ó Transferir. 4. Administrador del Sistema de la UR. TURNAR Es el envío de un asunto a personal de la misma UR DGSyTI

USO GENERAL DEL SISTEMA FLUJO USO GENERAL DEL SISTEMA Seguimiento Asunto Se puede turnar N veces Designa el Responsable y al Supervisor del Asunto Define el tiempo de atención Registro del Asunto recepcionistas Consultar un asunto Se puede consultar ó sacar reportes Respuesta del Asunto Puede ser por oficio u otro medio

BENEFICIOS Proceso Concluido Validado INDICADORES DE TIEMPO Destiempo . . . Asuntos que están en proceso, y NO tienen tiempo para atenderlos > 100% Asuntos que ya terminó el usuario, que validó el supervisor y lo terminó después de la fecha compromiso. Asuntos que ya terminó el usuario, que falta validarlo por el supervisor y lo terminó después de la fecha compromiso. A tiempo . . . Asuntos que están en proceso, y SI tienen tiempo para atenderlos Proceso > 50% - 90% < 0% - 50% < > 90% - 100% < - TURNADA y/o TRANSFERIDA - Lo tiene el usuario asignado Validado Asuntos que ya terminó el usuario, que validó el supervisor y lo terminó antes de la fecha compromiso. 100% < Archivado Asuntos que están en proceso aún no se da respuesta. Concluido Asuntos que ya terminó el usuario, que falta validarlo por el supervisor y lo terminó antes de la fecha compromiso.

AGENDA Responsable de Correspondencia: este rol permite turnar o transferir correspondencia. (recepcionistas). Se les asigna a todos los usuarios que tendrá facultad de solicitar o subir algún tramite o servicio en el sistema. Director general, de área y Jefe de unidad: son los perfiles que corresponden a un supervisor según su puesto, les permite validar el turno. Responsable de elaborar oficios: este rol permite la opción de generar oficios dentro del SIGA. Responsable de firmar oficios: este rol le corresponde a las personas autorizadas dentro de la UA a firmar oficios, por lo general son los mismos supervisores. Administrador de la Unidad: es el rol que tiene control de todo el SIGA dentro de la UA, le permite configurar el sistema. Usuario general: este rol lo deben de tener todos los usuarios, es el que les permite ser Responsable de un turno o que se le puedan asignar turnos dentro del SIGA.

Determinar quien va a ser el Administrador del Sistema de la UR. REQUERIMIENTOS Por cada UR, definir los usuarios que van a tener acceso y con que permisos. Determinar quien va a ser el Administrador del Sistema de la UR. Definir las categorías, trámites y su tiempo de atención. 4. Deben de tener cuenta de correo electrónico cada usuario que interactúe con el Sistema (de preferencia). 5. Deben de contar con la Infraestructura de TI mínima requerida.