Claves para la preparación de propuestas al VII Programa Marco ¿Cómo redactar y presentar una propuesta al VII PM? Eva Pérez 18 de diciembre de 2006 Málaga

¿Cómo redactar y presentar una propuesta al VII PM? Contenidos ¿Cómo redactar y presentar una propuesta al VII PM? Aspectos generales Detección de la oportunidad de participación Pasos a seguir: de la idea al proyecto Documentación Etapas básicas: La idea. Consideraciones previas Formación del consorcio Elaboración de la propuesta Presentación de la propuesta Evaluación de la propuesta

¿Quién puede participar? 1. Aspectos generales ¿Quién puede participar? Toda entidad jurídica establecida en cualquier país. Principalmente: PYME y Grandes empresas Universidades y sus grupos de investigación Centros de investigación (públicos y privados) Asociaciones o agrupaciones de empresas, particularmente de PYME. La Administración Pública Entidad jurídica: persona física o jurídica constituida de conformidad con el Derecho nacional aplicable en su lugar de establecimiento o con el Derecho comunitario o internacional, dotada de personalidad jurídica y que tenga la capacidad, en nombre propio, de ser titular de derechos y obligaciones de todo tipo. En el caso de las personas físicas, se entenderá que el establecimiento se refiere a la residencia habitual.

Valor añadido a nivel europeo: Novedad internacional 1. Aspectos generales Valor añadido a nivel europeo: Novedad internacional Consorcio europeo: Compartir recursos y conocimientos Al menos 3 entidades independientes de 3 Estados Miembros de la UE o Estados Asociados. Idioma de trabajo: Inglés Sitio web: http://cordis.europa.eu Recomendación: seguir al pie de la letra las instrucciones de la Comisión Europea sobre la preparación y envío de la propuesta

http://cordis.europa.eu 1. Aspectos generales CORDIS es el servicio de difusión de información de I+D+i de la Unión Europea Es lugar de “visita obligada” Informa sobre el Programa Marco ( calendarios, convocatorias, eventos, etc.) Permite descargar toda la información necesaria para la preparación de propuestas Permite acceder a información sobre proyectos de I+D europeos y sobre las empresas participantes Dispone de un servicio de búsquedas de socios Etc, etc.

1. Aspectos generales http://cordis.europa.eu

1. Aspectos generales Disponibilidad y compromiso ¿Qué implica un proyecto europeo? Compromiso del tiempo y los recursos necesarios para el correcto desarrollo del mismo (desde preparación de oferta hasta final proyecto) Agilidad en los trámites Asumir (y compartir) riesgos con otros socios del proyecto, derivados de la propia ejecución del mismo Trabajo en red; compartir conocimientos en un consorcio europeo  no proyectos con altamente confidenciales o que permitan una importante ventaja competitiva (salvo posibilidad de ejecución en solitario: Ideas) Aceptar que el idioma de trabajo es el inglés

2. Detección de la oportunidad de participación FORMAS DE ACCEDER A UN PROYECTO Proyecto propio: tenemos una idea/necesidad que queremos desarrollar en colaboración con entidades de otros países europeos y solicitando financiación comunitaria. (entidades de asesoramiento y apoyo) ¿Encaja la idea en el Programa de Trabajo? Proyecto externo: la idea/necesidad surge de una entidad extranjera o nacional y a nuestra empresa le interesaría participar como socio. (colaboraciones previas y/o conocimiento sobre redes y entidades de apoyo)

3. Pasos a seguir. De la idea al proyecto ¿Dimensión Europea? SI Apertura Convocatoria Idea Consorcio Programa de Trabajo Consulta idea Convocatoria (DOUE) Guía del solicitante NO Guía Financiera Formularios Alternativas Elaboración y presentación de la propuesta Envío telemático Proceso de evaluación Manual de evaluación Notas para evaluadores SI NO Negociación y firma del contrato Alternativas PROYECTO ¿Éxito? Formularios de preparación del contrato

http://cordis.europa.eu 4. Documentación Documentos esenciales para elaborar una propuesta: Programa de Trabajo Temario detallado para una o varias convocatorias Convocatoria (DOUE) Líneas de investigación del programa de trabajo abiertas, plazos de presentación, direcciones, referencias Guía del solicitante Información y formularios para redactar las propuestas Manual de evaluación Procesos y criterios de selección de propuestas (Incluido en la Guía del Solicitante) Notas para evaluadores Basado en el “Manual de evaluación” y específico de cada convocatoria (Incluido en la Guía del Solicitante) Guía Financiera Aspectos financieros: marco legal y ejemplos http://cordis.europa.eu

5. Etapas básicas 5. Etapas básicas a) La idea. Consideraciones previas Formación del consorcio Elaboración de la propuesta d) Presentación de la propuesta e) Evaluación de la propuesta

a) La idea. Consideraciones previas ¿Qué debe cumplir la idea para que pueda considerarse dentro del VII PM? - Idea excelente e innovadora que aporte un valor añadido a nivel europeo Debe estar justificada la dimensión y/o colaboración transnacional del proyecto Contribución a la solución de algún problema y/o respuesta a necesidad de mejora existente a nivel europeo Respeto a los principios éticos fundamentales En ideas sobre posible cooperación internacional: considerar problemas/necesidades concretas de los terceros países o de carácter mundial

a) La idea. Consideraciones previas ¿ En qué momento y sobre qué tema se puede presentar una propuesta? Los proyectos se presentan respondiendo a las convocatorias oficiales de propuestas que lanza la Comisión Europea Deben respetarse rigurosamente los procedimientos y fechas límite especificadas en las mismas Las convocatorias se publican en el Diario Oficial de la Unión Europea (DOUE) y en la página web del VII PM

a) La idea. Consideraciones previas ¿Encaja mi idea en el Programa de Trabajo? REQUISITO FUNDAMENTAL es identificar el área y la línea del PM a la que más se ajuste la idea de proyecto. En muchos casos es necesario asesoramiento externo (CDTI, NCPs, redes y entidades conocedoras del PM, etc.)

a) La idea. Consideraciones previas Consulta preliminar sobre la idea Se recomienda realizar una consulta preliminar sobre dicha idea. Comprobación de la idoneidad de la línea de actuación y esquema de financiación escogidos, así como del enfoque de la idea de proyecto. Consulta a CDTI y, en caso de grandes proyectos consulta a la CE  dar a conocer la idea de propuesta y obtener una primera opinión sobre ella

3 entidades independientes, de 3 Estados Miembros o Países Asociados b) Formación del consorcio COMPOSICIÓN Requisito imprescindible (Normas de participación): 3 entidades independientes, de 3 Estados Miembros o Países Asociados

b) Formación del consorcio Formas de participar en un consorcio COORDINADOR Responsable de la gestión administrativa y de la coordinación técnica del proyecto Es el interlocutor principal con la Comisión (pagos y anticipo, informes, etc) PARTICIPANTE Puede firmar el contrato con la CE (Adhesión al contrato) Es responsable solidario del proyecto y tiene los derechos de explotación y uso de los resultados que genere SUBCONTRATISTA Presta servicios pagados al 100% por un socio No tiene acceso a los resultados USUARIO Puede participar en cualquiera de las categorías anteriores. Ayuda a definir objetivos en la fase inicial del proyecto y a comprobar la utilidad de los resultados mediante demostraciones finales

b) Formación del consorcio Definición de perfiles de los socios Para comenzar a formar el consorcio de un proyecto (o ampliarlo), es necesario que la idea haya alcanzado un cierto desarrollo Identificación de objetivos, hitos, etapas, principales actividades y resultados Definición del perfil que deberían tener los socios que necesitamos para el proyecto (tipo entidad, país, experiencia específica, infraestructuras disponibles, etc.) Tener en cuenta los requisitos mínimos del consorcio y las condiciones específicas que pudiera haber en el programa de trabajo y la convocatoria en cuestión

b) Formación del consorcio BÚSQUEDA DE SOCIOS (I/III) ¿Qué necesito? Resumen del proyecto (claro pero conciso para no dar ‘pistas’ a posibles competidores) Listado de actividades que se espera que realice el socio buscado Ofrecer información sobre el área del VII PM donde se encuadra el proyecto Ofrecer información sobre el esquema de financiación elegido

¿Cómo encontrar socios? Contactos propios y colaboraciones previas b) Formación del consorcio BÚSQUEDA DE SOCIOS (II/III) ¿Cómo encontrar socios? Contactos propios y colaboraciones previas Jornadas, talleres, seminarios (de temas específicos) CORDIS: búsquedas de socios CDTI y Puntos de contacto nacional (NCPs) Red pymERA Herramienta Ideal-ist (sólo Prioridad Temática 3: TIC)

¿Cómo me uno a un consorcio en formación? b) Formación del consorcio BÚSQUEDA DE SOCIOS (III/III) ¿Cómo me uno a un consorcio en formación? CORDIS (consutar búsquedas de socio; incluir perfil de la entidad) NCPs Redes de apoyo y asesoramiento  Contactar estos mecanismos y expresar el interés de participar, indicando qué líneas son de interés para su entidad

¡¡ Hay que estar muy atento a las fechas!! c) Elaboración de la propuesta CONVOCATORIA Texto legal publicado en el Diario Oficial de la Comunidad Europea (DOUE) y en Cordis (http://cordis.europa.eu) Contiene: Líneas de investigación abiertas y presupuestos asociados Requisitos mínimos para participar Plazos de presentación Modalidades de presentación (fases, instrumentos, etc.) Acciones especiales Direcciones, referencias, etc. ¡¡ Hay que estar muy atento a las fechas!!

c) Elaboración de la propuesta CONVOCATORIA

c) Elaboración de la propuesta DOCUMENTACIÓN Documentos de lectura obligada (Paquete informativo) : Programa de trabajo (lectura previa) Texto de la Convocatoria (lectura previa) Guía del solicitante Manual de evaluación Notas para evaluadores Guía Financiera (Consulta) ¿Dónde encontrarlos? En la página web de la convocatoria correspondiente (http://cordis.europa.eu )

¿Dónde?  GUÍA DEL SOLICITANTE ‘Guide for applicants’ c) Elaboración de la propuesta ESTRUCTURA DE LA PROPUESTA Parte A: Formularios Administrativos Parte B: Memoria técnica ¿Dónde?  GUÍA DEL SOLICITANTE ‘Guide for applicants’

Son formularios sencillos y no se necesitan firmas c) Elaboración de la propuesta ESTRUCTURA DE LA PROPUESTA Parte A: Formularios Administrativos Tres tipos de formularios: Formulario A1: Información general de la propuesta (1 solo formulario) Formulario A2: Información sobre el consorcio (1 formulario por socio) Formulario A3: Desglose del presupuesto por actividad y socio (1 solo formulario) Son formularios sencillos y no se necesitan firmas

Parte B: Memoria Técnica (Parte evaluada) c) Elaboración de la propuesta ESTRUCTURA DE LA PROPUESTA Parte B: Memoria Técnica (Parte evaluada) Objetivos del proyecto. Plan de trabajo. Relevancia para los objetivos de la Prioridad Temática. Impacto potencial Gestión del proyecto Recursos del proyecto Aspectos éticos

c) Elaboración de la propuesta El presupuesto. Costes subvencionables y no subvencionables. Costes subvencionables Costes reales, económicos y necesarios para alcanzar los objetivos del proyecto, con arreglo a los principios de contabilidad habituales del participante. Éstos deben: Haberse generado en el curso del proyecto, salvo informes finales Estar registrados en las cuentas del participante y pagados Excluir costes no subvencionables

c) Elaboración de la propuesta El presupuesto. Costes subvencionables y no subvencionables. Costes NO subvencionables - Impuestos indirectos identificables, incluido el IVA Derechos e intereses adeudados Provisiones (posibles pérdidas o cargas futuras) Pérdidas por cambio de moneda Costes sobre remuneración del capital Costes declarados, generados o reembolsados en relación con otro proyecto comunitario La deuda y el servicio de la deuda Gastos excesivos o irresponsable Cualquier otro que no sea coste subvencionable

c) Elaboración de la propuesta El presupuesto Personal (esfuerzos) Viajes y manutención Otros (fungibles, certificados auditorías, etc.) Costes indirectos El cálculo del presupuesto de este tipo de proyectos en consorcio suele ser un proceso iterativo

c) Elaboración de la propuesta El presupuesto. Costes indirectos. En el VII PM se eliminan los “modelos de coste” existentes en anteriores Programas Marco. Para el cálculo de los costes indirectos de un participante: Identificación y declaración de los costes indirectos asociados al proyecto Posibilidad de adoptar un porcentaje fijo para el cálculo de los costes indirectos.

Recomendaciones 1/2 c) Elaboración de la propuesta Leer y entender la documentación necesaria: la idea tiene que encajar Ponerse en el lugar del evaluador (poco tiempo y mucho que leer) Presentar la información claramente: Formato inteligible (estructura, índice, inglés claro, tamaño letra, figuras, tablas, etc.) ¿se encuentran las cosas de manera rápida y clara? Propuesta concisa: ajustarse a lo que piden (“ir al grano”) El evaluador evalúa lo que lee, no asumir otra cosa Cuidar el lenguaje: parafrasear adecuadamente Programas de Trabajo, Guía de Evaluadores, otros documentos de referencia, etc. Redactar pensando en: ¿quién y cómo me va a evaluar?: lenguaje, área, criterios de evaluación ¿en qué tópico va a encajar mi propuesta?

Recomendaciones 2/2 c) Elaboración de la propuesta No dejar contradicciones o incoherencias evidentes que la puedan descalificar: REPASO Solicitar a terceras personas que evalúe la propuesta previamente Evaluar propuestas es la mejor escuela para aprender a redactarlas adecuadamente Asegurarse de cumplir todos los requisitos de elegibilidad!!

d) Presentación de la propuesta Antes de presentar una propuesta: ¡¡Cumplir requisitos de elegibilidad!! Disponibles en la Guía del Proponente Requisitos básicos: Fecha de recepción de la propuesta (por parte de la Comisión) anterior a la fecha de cierre de la convocatoria Consorcio formado por al menos el número mínimo indicado Tipo de esquema de financiación contemplado en la convocatoria Línea de investigación contemplada en el Programa de Trabajo Y la convocatoria Propuesta completa: no debe faltar ningún formulario (administrativos y descripción técnica) Otros (ej.: límite presupuestario)

¡¡Modalidad de presentación especificada en la Convocatoria!! d) Presentación de la propuesta Modalidades de presentación (2 posibilidades según convocatoria): Presentación de propuestas en una sola fase: Propuesta completa con todos los detalles Presentación de propuestas en dos fases: Primera Fase: Propuesta corta (10-20 páginas. Ver texto convocatoria) Subconjunto de criterios de evaluación Sólo los aprobados envían propuesta completa a la segunda fase de evaluación. Segunda Fase: Como en el caso de presentación en una sola fase ¡¡Modalidad de presentación especificada en la Convocatoria!!

CORDIS EPSS d) Presentación de la propuesta Modalidad de envío: De forma general, la modalidad de presentación de propuestas en el VII PM será electrónica EPSS – Electronic Proposal Submission System - Accesible a través de la página web de la convocatoria correspondiente Necesario solicitar alta CORDIS EPSS ¡¡Consultar posibilidad de modalidad de envío en la Convocatoria!! ¡¡ Muy estrictos con la fecha de cierre de la convocatoria!!

Puntuación criterios: 0-5 e) Evaluación de la propuesta Evaluación Criterios 1) Excelencia científica y/o tecnológica (en relación con líneas de investigación VII PM: ‘topics’) 2) Impacto 3) Implementación Principios Calidad Transparencia Igualdad de trato Imparcialidad Eficacia y rapidez Consideraciones éticas Puntuación criterios: 0-5 Evaluación expertos Guía de evaluadores

Condiciones y requisitos adicionales según áreas: e) Evaluación de la propuesta Criterios de evaluación 1) Excelencia científica y/o tecnológica (en relación con líneas de investigación VII PM: ‘topics’) 2) Impacto 3) Implementación Generalidades: Puntuaciones: de 0 a 5 Umbrales individuales: 3 sobre 5 Umbral global: 10 sobre 15 Condiciones y requisitos adicionales según áreas: Consultar los Programas de Trabajo, Convocatorias y Guías del solicitante!!

Excelencia científica y/o tecnológica e) Evaluación de la propuesta Excelencia científica y/o tecnológica (relación topics) Impacto Implementación Todos esquemas financiación Relevancia implícita - Definición de objetivos y calidad del concepto Impacto tal y como se establece en el “topic” del programa de trabajo a nivel europeo e int. - Beneficios más amplios relacionados con el área/tema -Estructura de gestión y procedimientos -Calidad y relevancia de los socios individuales Proyectos colaborativos Progreso más allá del estado del arte - Calidad y efectividad de la metodología y plan de trabajo - Adecuación de las medidas propuestas para la difusión y/o explotación de resultados, gestión de la propiedad intelectual - Calidad del consorcio en su conjunto (complementariedad, equilibrio) -Asignación adecuada y justificación de recursos Redes de excelencia - Contribución a la integración a largo plazo de investigación de calidad - Calidad del programa conjunto de actividades (JPA) - Adecuación de las medidas propuestas para extender la excelencia, explotación de resultados y difusión del conocimiento a través de compromiso con los agentes relevantes de fuera de la red -Calidad del consorcio en conjunto, habilidad para afrontar fragmentación -Experiencia y recursos para llevar a cabo la JPA

Excelencia científica y/o tecnológica e) Evaluación de la propuesta Excelencia científica y/o tecnológica (relación topics) Impacto Implementación Acciones de coordinación y apoyo Contribución a una coordinación de alta calidad - Calidad de los mecanismos propuestos y plan de trabajo asociado - Adecuación de las medidas propuestas para extender la excelencia, explotación de resultados y difusión del conocimiento a través de compromiso con los todos los agentes relevantes relacionados Calidad del consorcio en su conjunto (complementariedad, equilibrio) -Asignación adecuada y justificación de recursos. Investigación en beneficio de las PYME Carácter innovador con relación al Estado del Arte Contribución al avance del progreso tecnológico y el conocimiento Calidad y efectividad de la metodología científico-tecnológica propuesta y plan de trabajo asociado - Adecuación de las medidas propuestas para la difusión y/o explotación de resultados, gestión de la propiedad intelectual.

Gracias por su atención Eva Pérez Dpto. Programas Internacionales evaperez@iat.es Tfno. 95 446 80 10 Fax: 95 446 04 07 http://www.iat.es C/ Leonardo da Vinci, 2 Isla de La Cartuja 41092 Sevilla www.pymera.org europa@iat.es