Elaboración y presentación de propuestas www.transportlearning.net con el apoyo de: ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS.

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1 Elaboración y presentación de propuestas www.transportlearning.net con el apoyo de: ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS

2 Elaboración y presentación de propuestas www.transportlearning.net con el apoyo de: 3 FASES Elaboración y presentación Negociaciones Desarrollo del proyecto

3 Elaboración y presentación de propuestas www.transportlearning.net con el apoyo de: DECISIONES ESTRATÉGICAS Papel: Coordinador o Socio Redactar la propuesta en solitario o con los socios

4 Elaboración y presentación de propuestas www.transportlearning.net con el apoyo de: STRATEGISCHE ENTSCHEIDUNGEN Koordination oder Partner Proposal selbst oder gemeinsam Schreiben RIESGOS DE PARTICIPAR COMO SOCIO El presupuesto ¿es suficiente para realizar las tareas que se me asignan? La previsión de gastos de desplazamiento, ¿es suficiente? ¿Será necesario realizar traducciones? ¿Hay partida presupuestaria para ello? ¿Recibo información regular sobre el avance del proyecto? ¿Tengo voz para opinar en la toma de decisiones relativas al proyecto? ¿Soy titular de todos los derechos que emanen de los resultados/productos? El coordinador puede retrasarse en el reparto de la subvención a los socios La comunicación entre el coordinador y los socios no es fluida El coordinador no tiene experiencia

5 Elaboración y presentación de propuestas www.transportlearning.net con el apoyo de: OPORTUNIDADES INICIALES El texto de la convocatoria se ajusta muy bien a mi propia idea de proyecto La cofinanciación ya está fijada. El consorcio se compone de socios y un coordinador con experiencia Disponibilidad de recursos (conocimientos de inglés, Excel, maquetación, comunicación, etc.) Iniciar la elaboración de la propuesta lo antes posible

6 Elaboración y presentación de propuestas www.transportlearning.net con el apoyo de: CONSTITUIR UN CONSORCIO Aspectos geográficos: Equilibrio entre las zonas geográficas (esto no excluye que pueda haber dos socios del mismo país) Contenidos / Experiencia: ¿Qué experiencia necesito? (Gestión, Comunicación, Maquetación, etc.) ¿Qué contenidos necesito? (depende del texto de la convocatoria) Mezcla de socios con experiencia y socios noveles Aspectos políticos: Se recomienda incluir socios de los nuevos países miembros de la UE Los 5 mayores países de la UE deberían ser socios (IT, UK, DE, ES, FR) Incluir a las partes interesadas y principales agentes

7 Elaboración y presentación de propuestas www.transportlearning.net con el apoyo de: CONSIDERACIONES SOBRE EL PRESUPUESTO Partidas fuertes del presupuesto: Traducciones Viajes, Reuniones Los esfuerzos dedicados a la gestión del proyecto no deberían superar el 7 – 9 % del presupuesto total. Preguntar a la UE sobre la cuantía aproximada total del presupuesto

8 Elaboración y presentación de propuestas www.transportlearning.net con el apoyo de: STRATEGISCHE ENTSCHEIDUNGEN Koordination oder Partner Proposal selbst oder gemeinsam Schreiben RIESGOS El socio no logra obtener fuentes de cofinanciación Instituciones (y personas) reconocidas participan en el proyecto, pero también un socio sin experiencia. Los cambios políticos durante el proyecto pueden hacer peligrar el apoyo. Grandes retrasos. Falta de entendimiento sobre contenidos entre los socios y el coordinador. Los socios no lograr realizar sus tareas. El consorcio depende de contribuciones externas al proyecto. Falta de flexibilidad institucional.

9 Elaboración y presentación de propuestas www.transportlearning.net con el apoyo de: CRITERIOS DE ÉXITO: COMPROBACIONES ¿Cumplimos los requisitos formales /administrativos? ¿Cumplimos los requisitos de la convocatoria? Calidad de las actividades descritas. Estudio de costes y beneficios. Comprensión de los contenidos, metodologías, enfoques y mensaje. Dimensión europea. ¿Participan las partes interesadas y los principales actores? ¿Participan socios de los nuevos países miembro? ¿Se han tenido en cuenta las políticas europeas? Consorcios ¿Los gastos no superarán la financiación máxima? Practicidad: se trata de poner en práctica, no de investigar. Tamaño del consorcio (6 – 9 socios). Consorcio: mezcla equilibrada de socios.

10 Elaboración y presentación de propuestas www.transportlearning.net con el apoyo de: Texto de la Convocatoria Instrucciones y requisitos fundamentales Programa de Trabajo Pautas para cada ámbito específico y acciones clave Acuerdos de ejecución Criterios de evaluación Calendario indicativo para la ejecución del programa de trabajo CONTENIDOS DE LA CONVOCATORIA Y PROGRAMA DE TRABAJO FUENTE. Waltraud Schmid (IEEA): Call 2005 - Essential steps and key issues modified

11 Elaboración y presentación de propuestas www.transportlearning.net con el apoyo de: PRIMERAS PREGUNTAS A RESPONDER Investigar los últimos avances. ¿Qué se ha hecho ya? ¿Qué es exactamente lo que se propone hacer? ¿Qué habrá cambiado una vez finalice el proyecto? (Una vez concluido, ¿como sabemos que el proyecto ha tenido éxito?) EXPLIQUE ESTOS PASOS CON CLARIDAD EN LA PROPUESTA SOURCE. Waltraud Schmid (IEEA): Call 2005 - Essential steps and key issues

12 Elaboración y presentación de propuestas www.transportlearning.net con el apoyo de: DEFINICIÓN DE LOS PAQUETES DE TRABAJO Cada paquete de trabajo debería generar unos entregables claramente definidos (hay que ser ambiciosos, pero no exagerados) Delegar responsabilidades en los socios; los coordinadores no deberían intentar dirigir todos los paquetes de trabajo Supone un valor añadido europeo que varios socios ejecuten juntos tareas conjuntas. No asignar un paquete de trabajo a cada país El texto de los paquetes de trabajo debe dejar claro qué van a hacer los socios Dejar un paquete de trabajo aparte para la gestión, en el que se incluyan reuniones regulares de consorcio e informes Programar los entregables con los informes de progreso, intermedios y final. La duración típica de un proyecto es de 24-36 meses FUENTE. Waltraud Schmid (IEEA): Call 2005 - Essential steps and key issues

13 Elaboración y presentación de propuestas www.transportlearning.net con el apoyo de: ALGUNAS PISTAS Y EXPERIENCIAS FUENTE: Waltraud Schmid (IEEA): Call 2005 - Essential steps and key issues Redactar una propuesta lleva más tiempo del que se pueda pensar Procurar que la propuesta sea fácil de leer: los evaluadores de la propuesta la deben valorar en menos de dos horas Seguir las pautas de los formularios y solicitudes Reflejar con claridad el papel que representa cada socio Reflejar cómo se va a medir el rendimiento durante el proyecto (indicadores de rendimiento) Programar el trabajo adecuadamente, escalonando y secuenciando los paquetes

14 Elaboración y presentación de propuestas www.transportlearning.net con el apoyo de: DIVULGACIÓN Y COMUNICACIÓN SOURCE. Waltraud Schmid (IEEA): Call 2005 - Essential steps and key issues Definir el público objetivo y entablar un diálogo con él desde el principio (no sólo al final) Crear un sitio web (independiente, bien identificado, de fácil acceso) para el intercambio de información, y tomar medidas para garantizar visitas (hasta dos años después de finalizado el proyecto) Desarrollar mensajes simples y comunicarlos directamente a cada público objetivo concreto Buscar nuevos mercados y actores en sus propias instalaciones y eventos, ya sean locales, nacionales o europeos Considerar la posibilidad de fijar un paquete de trabajo de divulgación conjunta, que cuente con una partida de 7000-15000, para tareas requeridas por la CE

15 Elaboración y presentación de propuestas www.transportlearning.net con el apoyo de: PRIMERAS PREGUNTAS A RESPONDER Investigar los últimos avances. ¿Qué se ha hecho ya? ¿Qué es exactamente lo que se propone hacer? ¿Qué habrá cambiado una vez finalice el proyecto? (Una vez concluido, ¿como sabemos que el proyecto ha tenido éxito?) EXPLIQUE ESTOS PASOS CON CLARIDAD EN LA PROPUESTA SOURCE. Waltraud Schmid (IEEA): Call 2005 - Essential steps and key issues

16 Elaboración y presentación de propuestas www.transportlearning.net con el apoyo de: CALENDARIO DE ELABORACIÓN DE LA PROPUESTA (1) FasePasos Decisión: Coordinador/Socios 3. Constituir un Consorcio 1 4. Concepto e ideas de base 2. Apertura de la convocatoria 1. - Leer y comprender el texto de la convocatoria - Revisar documentación de propuestas - Obtener información adicional - Breve descripción de la idea (1 página) - Debate interno y toma de decisiones - 1 Considerar la posibilidad de constituir un consorcio - Primeros contactos - Envío de la descripción breve (1 página) - Envío de la declaración de confidencialidad e imparcialidad

17 Elaboración y presentación de propuestas www.transportlearning.net con el apoyo de: CALENDARIO DE ELABORACIÓN DE LA PROPUESTA (2) FasePasos Comprobación de Calidad 1 8. 1. Consideraciones presupuestarias 9. Redacción de la propuesta 1 7. Constituir un Consorcio 2 6. - Localizar y contactar con socios necesarios (ver fase 4) - Detalles relativos a los contenidos (Objetivos, Grupos objetivo, Programa de trabajo, Resultados esperados, Indicadores de rendimiento, etc.) - Comprobación externa o por lo propios socios - Cálculo aproximado: ¿el presupuesto es ajustado? Formularios e Información 5. - Envío de los formularios administrativos a todos los socios, quienes a su vez firman la declaración

18 Elaboración y presentación de propuestas www.transportlearning.net con el apoyo de: CALENDARIO DE ELABORACIÓN DE LA PROPUESTA (3) FasePasos Redacción de la propuesta 2 10. - Valores añadidos, contribución a políticas, gestión, consorcio, resúmenes, etc Comprobación de Calidad 2 11. - Comprobación externa o por lo propios socios Finalización de la propuesta 14. Entrega de la Propuesta 15. Presupuesto detallado 13. Herr. Electrónica de Entrega 12. - Descarga de la herramienta - Familiarizarse con la herramienta - Cálculos definitivos - Formato y contenido, comprobación financiera - Entrega electrónica o duplicado y entrega por correo ordinario / servicio de mensajería