PO de Sistema de información en CEAS

Contenido Introducción Propósito y alcance Responsabilidades Descripción de procedimientos Instrumentos Ejercicios

Introducción Generalidades El sistema de información de SUGEMI en los SFH de los CEAS requiere de una aplicación electrónica que permita el registro de los datos de existencias y movimientos de los medicamentos e insumos. La aplicación electrónica que utilice el SFH debe estar instalada al menos en el almacén de medicamentos e insumos y en cada farmacia del CEAS, preferentemente en red y con procedimientos de copias de seguridad periódicas. Únicamente los almacenes y las farmacias de los CEAS deben llevar registros en TCE en forma física además de la aplicación electrónica. Las aplicaciones electrónicas que utilice el SUGEMI en los CEAS utilizará el código único de medicamentos e insumos del SUGEMI. Los CEAS que no tengan aplicaciones electrónicas utilizarán formularios impresos para el registro de los datos. Ojo Modificar

Introducción (2) “El sistema de información de SUGEMI en los SFH de los CEAS requiere de una aplicación electrónica que permita el registro de los datos de existencias y movimientos de los medicamentos e insumos, instalada al menos en el almacén de medicamentos e insumos y en cada farmacia del CEAS, preferentemente en red y con procedimientos de copias de seguridad periódicas”.

Propósito y Alcance PROPÓSITO: Asegurar el registro y comunicación oportuna y exacta de los datos generados por el movimiento de los medicamentos e insumos sanitarios. ALCANCE: Aplicable al Servicio Farmacéutico Hospitalario (SFH), áreas de atención del CEAS (laboratorio, quirófanos/cirugía, maternidad, rayos X, consulta externa y otros) y SRS.

Responsabilidades Farmacéutico Jefe del SFH del CEAS Enviar mensualmente el SUGEMI1 a las Gerencias de áreas de los SRS. Farmacéutico Jefe del SFH del CEAS Utilizar los registros respectivos para el movimiento de productos. Mantener archivos adecuados de los documentos que sustentan el movimiento de los productos. * Responsables de farmacia * Responsable de stock fijo * Responsable de stock de emergencia Mantener actualizadas las tarjetas de control de existencias y software. Generar los informes mensuales SUGEMI 1. Auxiliar administrativo Revisar la información de los CEAS. Remitir los SUGEMI 1 a la URGM. Gerentes de áreas de los SRS.

Descripción de Procedimientos

Envío de informes Registro de datos En almacén En farmacia central y emergencia En servicios de atención hospitalaria En stock de emergencia En servicios clínicos de programas de salud colectiva Envío de informes

Generalidades 1 El sistema de información de SUGEMI en los SFH de los CEAS requiere de una aplicación electrónica que permita el registro de los datos de existencias y movimientos de los medicamentos e insumos. 2 La aplicación electrónica que utilice el SFH debe estar instalada al menos en el almacén de medicamentos e insumos y en cada farmacia del CEAS. Preferentemente en red y con procedimientos de copias de seguridad periódicas. 3 Únicamente los almacenes y las farmacias de los CEAS deben llevar registros en Tarjetas de Control de Existencias (TCE) en forma física además de la aplicación electrónica. 4 Las aplicaciones electrónicas que utilice el SUGEMI en los CEAS, utilizarán el código único de medicamentos e insumos del SUGEMI. 5 Los CEAS que no tengan aplicaciones electrónicas utilizarán formularios impresos para el registro de los datos

En almacén 6. El jefe del SFH designa a un auxiliar administrativo como responsable del registro de los datos de ingreso y salida de productos en el software. El encargado de cómputo le asigna el usuario y contraseña respectivos. Esta misma persona tendrá a cargo el registro en las TCE. 7. El auxiliar administrativo designado como responsable del registro de datos, mantendrá en absoluta reserva el usuario y contraseña. 8. Cada vez que se produzca un ingreso, salida, devolución e inventario de medicamentos e insumos sanitarios, el auxiliar administrativo designado realiza el registro directamente en el software o en las TCE. 9. Actualizadas las TCE, el auxiliar administrativo designado las archiva en un lugar accesible y en orden alfabético. 10. El auxiliar administrativo designado archiva copias de los documentos de soporte que sustentan el movimiento de los productos o el inventario.

En farmacia central y emergencia 11. El jefe del SFH designa a un auxiliar administrativo como responsable del registro de los datos de ingreso y salida de productos en el software. El encargado de cómputo le asigna el usuario y contraseña respectivos. Esta misma persona tendrá a cargo el registro en las TCE. 12. La persona responsable del registro de datos, mantendrá en absoluta reserva el usuario y contraseña. 13. Cada vez que se produzca un ingreso, salida, devolución e inventario de medicamentos e insumos sanitarios, la persona designada realiza el registro directamente en el software o en las TCE 14. Actualizadas las TCE, el auxiliar administrativo designado las archiva en un lugar accesible y en orden alfabético. 15. Al final del día, el auxiliar administrativo designado archiva copias de los documentos de soporte que sustentan el movimiento de los productos o el inventario.

En servicios de atención hospitalaria 16. El jefe del SFH solicita al encargado de cómputo la instalación de un terminal del software en los servicios de atención hospitalaria y la asignación de un usuario y contraseña al responsable del stock pactado. 17. El responsable del stock pactado mantendrá en absoluta reserva el usuario y contraseña. 18. Cada vez que el responsable del stock pactado realiza un pedido y recibe los productos, archiva en forma cronológica un ejemplar de la “Solicitud de medicamentos e insumos sanitarios” y otro de la “orden de despacho firmada”. 19. Al inicio de cada día, el responsable del stock pactado registra el consumo en la ficha farmacoterapéutica del paciente en el software. 20. Si el responsable del stock pactado no tiene software, al inicio del día entrega a farmacia central todos los formularios de dispensación de servicios de atención hospitalaria y receta controlada. 21. El auxiliar administrativo designado en farmacia registra el consumo en la respectiva ficha farmacoterapéutica del paciente hospitalizado en el software e imprime dos ejemplares de la constancia de despacho. 22. Al final del día, el auxiliar administrativo designado archiva copias de los documentos de soporte que sustentan el movimiento de los productos. Al final del día, el responsable del stock de emergencia archiva las respectivas constancias de despacho que recibió de farmacia. 23. Al final del día, el responsable del stock de emergencia archiva las respectivas constancias de despacho que recibió de farmacia.

En stock de emergencia 24. El stock de emergencia forma parte del stock de la farmacia central 25. El auxiliar administrativo designado como responsable del registro de datos en farmacia central es el único autorizado para realizar salidas por el consumo de los stocks de emergencia. 26. Cada vez que se utilicen los medicamentos e insumos del stock de emergencia, el responsable del mismo verifica que se tenga la respectiva orden médica. 27. En el horario establecido por farmacia, el responsable del stock de emergencia entrega la orden médica a farmacia y presenta la evidencia del gasto, solicitando la reposición inmediata del stock. 28. El personal de farmacia repone el stock de emergencia y registra el consumo en la respectiva ficha farmacoterapéutica del paciente en el software. 29. Al final del día, el auxiliar administrativo designado archiva copias de los documentos de soporte que sustentan el movimiento de los productos. 30. Al final del día, el responsable del stock de emergencia, archiva las respectivas constancias de despacho que recibió la farmacia.

En servicios clínicos de programas de salud colectiva 31. El responsable del servicio clínico de los programas especiales mantiene un archivo ordenado de los formularios de pedido de programas, que incluye la cantidad efectivamente despachada.

Envío de informes 32 El último día laborable de cada mes, el auxiliar administrativo designado como responsable del registro de los datos en el almacén, imprime el formulario SUGEMI 1 (original y dos copias) y genera el archivo digital del SUGEMI 1. 33 El auxiliar administrativo designado como responsable del registro de los datos en el almacén entrega los SUGEMI 1 al farmacéutico jefe del SFH. 34 El farmacéutico jefe del SFH revisa, firma y entrega el SUGEMI 1 impreso y digital al Director del CEAS. 35 Entre el día 1 y 5 del mes siguiente, el Director del CEAS revisa, firma y envía dos copias del SUGEMI 1 y el archivo digital al Gerente de Área si es un CEAS. Si es un CEAS Regional envía su informe directamente a la URGM. 36 Entre el 5 y el 10 del mes siguiente, el Gerente de Área revisa los informes recibidos. Si presenta errores se corrigen en conjunto con el jefe del servicio farmacéutico del CEAS. Si están conformes envía todos los informes y archivo digitales a la URGM para la digitación y tratamiento administrativo correspondiente.

Instrumentos Tarjeta de control de existencias en CEAS Agregar imagen de la Plamtilla

Instrumentos (2) Informe mensual de existencias, movimiento y pedido de medicamentos e insumos SUGEMI 1 en CEAS Agregar imagen de la Plamtilla

Ejercicios