Papel, responsabilidades y tareas Secretario de Club 6 Papel, responsabilidades y tareas

¿Qué aprenderé en este curso? 8

Al término de este curso… Sabrá cuáles son las responsabilidades del cargo Podrá cumplir con las tareas relacionadas con la secretaría del club Conocerá las responsabilidades del secretario del club según indica la política de la Asociación Internacional de Clubes de Leones 71 Reconocerá las expectativas de liderato del cargo de secretario de club Podrá identificar los recursos que hay disponibles para ayudar con el cargo de secretario del club Podrá presentar a tiempo los informes necesarios

¿Cuál es el papel del Secretario del Club? El secretario del club es un dirigente electo del club cuyo papel, como punto clave de comunicación del club, es muy importante para el éxito presente y futuro del club. 38

¿Papel del Secretario del Club? El secretario del club es también miembro de la junta directiva del club. 18

¿Quiénes forman parte de la Junta Directiva? La Junta Directiva consta del: • presidente del club, • próximo pasado presidente, • vicepresidente(s), 34 • secretario, • tesorero, • domador, • tuercerrabos, • vocal del comité de socios, • coordinador de club filial • y todos los demás vocales electos

Papel del Secretario del Club El cargo de secretario del club está bajo la supervisión y dirección del presidente del club y de los demás miembros de la junta directiva. 39 Este cargo constituye un papel de apoyo fundamental dentro del club.

Papel del Secretario del Club El secretario de club es el vínculo clave de comunicación entre el club, el distrito y la asociación. 38 Toda la correspondencia, que entra y sale del club, pasa por manos del secretario.

Papel del Secretario del Club ‘Toda la correspondencia’ incluye las preguntas del público, la correspondencia con el distrito y la oficina internacional, los anuncios a los socios del club y otros tipos de correspondencia. 30

Miembro del Comité Consultor El secretario del club coopera con, y sirve como miembro activo del, comité consultor del gobernador del distrito de la zona en la que esté ubicado el club. 28

Miembro del Comité Consultor Este nombramiento significa que el secretario: Asistirá a las reuniones de zona o región del comité Ayudará en la elaboración de informes en preparación para las reuniones del comité consultor Ayudará con los preparativos si el club es elegido sede de una reunión de zona 40

Correspondencia (Comunicación) Puesto que el secretario es el vínculo clave de comunicación, la comunicación constante y eficiente es fundamental. 31 El secretario del club es el dirigente a cargo de responder todas las solicitudes y peticiones.

Correspondencia (Comunicación) Nota: El secretario del club debe reunirse con el presidente del club al comienzo de su gestión para determinar cómo se responderá, mantendrá y notificará la correspondencia. 29

Correspondencia (Comunicación) *El secretario del club es el dirigente a cargo de responder todas las solicitudes y peticiones. Es importante contestar la correspondencia de manera inmediata, rápida y adecuada. 61

Correspondencia (Comunicación) *El secretario del club es el dirigente a cargo de responder todas las solicitudes y peticiones. Es importante contestar la correspondencia de manera inmediata, rápida y adecuada. 61 Inmediata – El secretario del club debe determinar, con el presidente del club, un marco de tiempo para contestar la correspondencia. Cuando se retrasan las respuestas, pueden perderse oportunidades y los clubes pueden parecer desorganizados o faltos de formalidad.

Correspondencia (Comunicación) *El secretario del club es el dirigente a cargo de responder todas las solicitudes y peticiones. Es importante contestar la correspondencia de manera inmediata, rápida y adecuada. 35 Rápida – el secretario del club está a cargo de los informes y otras comunicaciones con plazos y requisitos. La falta de comunicación rápida puede llevar a cambios en el estado del club y a que se pierdan oportunidades para que el club pueda participar o ser reconocido.

Correspondencia (Comunicación) *El secretario del club es el dirigente a cargo de responder todas las solicitudes y peticiones. Es importante contestar la correspondencia de manera inmediata, rápida y adecuada. 33 Adecuada – todas las comunicaciones fuera del club deben ser profesionales y usando el lenguaje adecuado. Al escribir acerca de un asunto legal o estatutario debe usarse la cita exacta de los estatutos y reglamentos correspondientes.

Correspondencia (Comunicación) Una parte muy importante del papel del secretario del club es mantener organizada la comunicación escrita. La organización es muy importante para el papel de secretario del club ya que es el centro de información de recursos del club. La forma en que se organizará la comunicación se decidirá al comienzo de la gestión, discutiéndolo con el presidente o los dirigentes del club. 57

Correspondencia (Comunicación) Nota: Está probado que mantener la correspondencia del club en un archivo es una forma eficaz de mantenerse al corriente de las comunicaciones durante todo el año. 28

Correspondencia (Comunicación) Al trabajar con el presidente o responder las comunicaciones debe: Proporcionar copias de toda la correspondencia al presidente Al comienzo de la gestión discutir la correspondencia de rutina y lo que puede responderse sin el aporte del presidente. El presidente adoptará medidas posteriores si las considera necesarias El presidente puede pedir al secretario que responda de su parte o el presidente puede contestar personalmente 67

Correspondencia (Comunicación) El secretario del club también puede ayudar con las relaciones públicas del club. El curso del Centro Leonístico de Aprendizaje, Relaciones Públicas es un curso excelente para aprender acerca de los comunicados de prensa y demás correspondencia. 33

Informes El secretario del club es responsable de completar y presentar los informes. Es también responsabilidad del secretario del club conocer los plazos para los informes y asegurarse de que se remitan a tiempo. 33

Informes Los informes de los que el secretario del club debe ser consciente son los siguientes: Informe Mensual de Movimiento de Socios Informe de Actividades (A-1) Informes según especifica la asociación Informe de socios fundadores Formulario de traslado de socio 29

Informes Informes adicionales: Informe de los Dirigentes del Club (PU-101) Informe de individuos electos, por ejemplo delegados y suplentes de la convención Nómina del club Presentar al gobernador de distrito los informes que solicite Incluye copias de los informes mensual de movimiento de socios y anual de actividades Solicitud del Premio Presidente de Club por Excelencia 38

Informes Algunos informes se preparan cuando se necesitan Necrología - informe de la muerte de un socio Informes orales (breves, objetivos y concisos) Según especifique el presidente del club 28

Informes Informe Mensual de Movimiento de Socios El informe mensual de movimiento de socios informa de los cambios de afiliación en el club durante el mes. Esto incluye la ganancia y pérdida de socios Los clubes que presentan dicho informe en línea, a través del sistema WMMR, deben introducir las transacciones antes del último día del mes en curso. Los clubes que remiten los informes de movimiento de socios impresos, MMR, deben enviarlos a la oficina internacional no más tarde del día 20 del mes en curso. 65

Informes Informe Mensual/Anual de Actividades (A-1) Es responsabilidad del secretario del club mantenerse al corriente de las actividades del club. Esta información se remite a través del WMMR 26

Informes Formulario de Socios Fundadores: Los nuevos clubes tienen un plazo de 90 días a partir de la fecha de constitución para añadir nuevos socios fundadores. Use el Formulario de Socios Fundadores para informar sobre los nuevos socios fundadores o la baja de socios fundadores durante este período. Los socios que se unan al club transcurrido este plazo deben informarse como socios ordinarios usando el Informe Mensual de Movimiento de Socios. 55

Informes Formulario de Traslado de Socio Para que se complete el traslado deben tener lugar dos actividades, la baja de un club y la transferencia a otro. Primero tiene que darse la baja de un club; y a continuación el traslado a un nuevo club. 70

Informes Formulario de Traslado de Socio El secretario del club es responsable de informar las bajas y traslados en los informes respectivos (MMR o WMMR). El envío del formulario de traslado a la oficina internacional no garantiza el traslado del socio. 70

¿Qué es el WMMR y cómo lo usa el secretario del club? El sistema de Informe Mensual de Movimiento de Socios en la Web (WMMR) es un sistema en línea que permite la actualización de la afiliación de una manera fácil y conveniente. LCI alienta el uso de WMMR y ofrece una Guía completa de referencia de WMMR 44

Informes de WMMR Para acceder al sitio WMMR y a los enlaces a las guías de referencia: Vaya a la página de inicio de LCI y seleccione “Remitir informes” en la esquina superior derecha. También hay disponible ayuda con la contraseña y acceso. 33

Informes Formulario de Informe de Dirigentes del Club (PU-101) Este formulario se usa para informar los nombres y direcciones de los nuevos dirigentes electos del club a la oficina internacional Debe remitirse a la oficina internacional inmediatamente después de las elecciones del club en abril La fecha límite para su presentación es el 15 de mayo 40

Informes Nómina del club Identifica a todos los socios del club y sus datos La información debe mantenerse actualizada 20

Informes Es importante que los informes se presenten a tiempo. Hay repercusiones para el club si no se presentan a tiempo los informes Efectos potenciales para ganar el Premio Presidente de Club por Excelencia El estado del club puede cambiar y existe la posibilidad de que el club se cancele 49

Registros Además de dar seguimiento a la correspondencia, el secretario del club también tiene que custodiar y mantener los registros generales del club. 22

Registros Un ejemplo de los registros del club que deben mantenerse son las actas de las reuniones, ya que pueden ser solicitadas. 18

Registros El secretario del club debe mantener carpetas o archivos electrónicos de los registros siguientes: Informe de las Actividades del Club 34 Correspondencia (toda) Premios y prendedores Reuniones y actas del club Informe Mensual de Movimiento de Socios Cuotas y facturas Boletines informativos Nómina del club y datos de los socios

Registros Otros registros que el secretario del club debe mantener incluyen: Nombramientos a comités y elecciones Datos de los socios, incluidos los números de teléfono y direcciones Suministros para el club Tarjetas y papelería de los socios 26

Registros Una de las responsabilidades más importantes del secretario es establecer un sistema de archivo bien organizado. Al comienzo del año, el presidente y el secretario discuten cómo se mantendrán los registros. El mantenimiento de registros debe ser simple y lógico para poder recuperar fácilmente los registros cuando haya que actualizarlos o examinarlos. 54

Reuniones El secretario del club es parte integral de las reuniones del club, tanto en su preparación como durante las reuniones. 18

Reuniones El secretario, junto con el presidente, crea los órdenes del día El orden del día debe ser preparado con antelación y distribuirse entre los socios antes de la reunión. El presidente del club tiene la última palabra sobre el orden del día. 34

Reuniones Al crear los órdenes del día, hay que tener en cuenta que variarán dependiendo de la reunión. Un orden del día general incluye (pero no está limitado a) La aprobación del acta de la reunión previa Comentarios del presidente Correspondencia recibida Informes del secretario y o tesorero Asuntos en general 39

Reuniones El secretario también es responsable de: Notificar a los participantes la hora y lugar de la reunión Tomar nota de la asistencia y los premios presentados Registrar las actas durante las reuniones del club 26

Reuniones Al registrar las actas de las reuniones hay que: Usar el lenguaje y documentación adecuados para garantizar que las actas sean fieles Preparar el acta de la reunión tan pronto como sea posible una vez concluida la reunión Los dirigentes deben examinar el acta completa Una vez examinada, se debe enviar el acta con prontitud a todos los socios Archivar una copia del acta 52

Cuotas El secretario del club trabaja con el tesorero del club y ayuda en la colecta de las cuotas del club. 16

Cuotas Junto con el tesorero del club, organiza y envía a los socios los avisos sobre las cuotas y otras obligaciones financieras que se deben al club. Son los estados de cuenta trimestrales o semestrales. Tras la colecta, entrega el monto de las cuotas al tesorero del club y obtiene un recibo. 42

Liderato En su calidad de dirigente del club, los socios del club recurren al secretario para obtener consejos, información y ayuda para resolver problemas. 24

Liderato Es importante que un dirigente en un puesto de liderato se comunique de manera efectiva. En el sitio Web de Lions Clubs International hay disponibles cursos para aprender habilidades de liderato y comunicación: Curso de Liderato Curso de Relaciones Públicas 36

Recursos Durante el año, el secretario puede tener preguntas o considerar que necesita orientación para ser eficaz en su papel. 23

Recursos Algunos de los recursos que el secretario del club tiene a su disposición son: Socios del Club de Leones Ex secretarios o secretarios de otros clubes Dirigentes del club LOC Asignado al Club y LOC Distrital, GLT Dirigentes Capacitacion de Lideres 24

Recursos El secretario del club también puede recurrir a las publicaciones para encontrar respuestas a las preguntas que pueda tener. Publicaciones Modelo Oficial de Estatutos y Reglamentos de Clubes de Leones (LA-2) (Otros estatutos relevantes) Manual de los Dirigentes de Club Directorio distrital de dirigentes de otros clubes Catálogo (Suministros para Clubes) Archivos del club 38

Recuerde Como explicamos, el cargo de secretario es un cargo fundamental en el club. Para ser un secretario de club eficaz, recuerde: 23

Recuerde: Estar familiarizado con cada una de las publicaciones siguientes: Manual de los Dirigentes de Club Modelo Oficial de Estatutos y Reglamentos de Clubes de Leones (LA-2) Modelo Oficial de Estatutos y Reglamentos del Distrito (LA-4) Estatutos y Reglamentos Internacionales (LA-1) 30

Recuerde Estar bien organizado Remitir los informes a tiempo Mantener actas y registros de asistencia fieles Enviar avisos de las reuniones Prepararse para y asistir a reuniones de zona 23

Recuerde Compartir con el club la información que se reciba del distrito, distrito múltiple, la oficina internacional o la Fundación Lions Clubs International. 31 Pedir prendedores y carpetas para los nuevos socios

Fin de la gestión Una vez que termina su gestión de un año como secretario, ayudará al nuevo secretario a comenzar el año. Antes de que tenga lugar la transición, hay algunos puntos finales que deben completarse. 34

Fin de la gestión Prestar, en favor del club, una caución para garantizar el manejo de los fondos, en la suma y en la institución de fianzas que la Junta Directiva señale Cerciorarse de que se hayan presentado todos los informes Examinar la precisión y colocación de los registros 38

Fin de la gestión Transición al equipo del año siguiente Solicitar el Premio Presidente de Club por Excelencia Mantener registros fieles de los premios y solicitudes de premios 22