JORNADAS SOBRE NUEVAS TECNOLOGÍAS EN EL GOBIERNO Y GESTIÓN DE LOS COLEGIOS DE ABOGADOS GIJÓN - SEPTIEMBRE 2017 Expediente electrónico colegial. Elementos de análisis y acciones desde el CGAE para la implantación por los Colegios

EXPEDIENTE ELECTRÓNICO COLEGIAL EXPEDIENTE ELECTRÓNICO COLEGIAL. ELEMENTOS DE ANÁLISIS Y ACCIONES DESDE EL CGAE PARA LA IMPLANTACIÓN POR LOS COLEGIOS SEPTIEMBRE- 2017

Expediente Electrónico. Claves La nueva LPAC – Implicaciones para la Abogacía Expediente electrónico. Definición Expediente electrónico. Estructura Expediente electrónico. Formato de intercambio (ENI) Procedimientos afectados Herramientas y tecnologías Propuesta inicial de arquitectura Situación del proyecto

Expediente Electrónico. Claves Nuevas Leyes 39/2015 y 40/2015, del Procedimiento Administrativo Común y Régimen Jurídico del Sector Público Entraron en vigor el 2/10/2016, salvo previsiones relativas a: Registro electrónico de apoderamientos Registro electrónico (de entradas y salidas) Registro de empleados públicos habilitados Punto de Acceso General electrónico de la Administración Archivo único electrónico …que producirán efectos a los 2 años de la entrada en vigor (2/10/2018) Las Corporaciones de Derecho Público se regirán por su normativa específica en el ejercicio de las funciones públicas que les hayan sido atribuidas y supletoriamente por dicha Ley Obligación de relacionarse electrónicamente con las AAPP para: Personas jurídicas => Colegios y Consejos Quienes ejerzan una actividad profesional para la que se requiera colegiación obligatoria, para los trámites y actuaciones que realicen con las AAPP en ejercicio de dicha actividad profesional => ABOGADOS

Expediente Electrónico. Claves El expediente es electrónico por Ley. Su remisión implicará su foliado, autentificación y autentificación del índice según ENI. Obligación de tener un registro electrónico. Los documentos presentados en papel deberán ser digitalizados por la “oficina de asistencia” y devuelto el original (salvo casos especiales). Es decir, el único registro que existe ya es el electrónico. Obligación de la Administración de emitir documentos electrónicos. Se distingue entre identificación y firma electrónica, simplificándose los medios para acreditar una u otra. Con carácter general, sólo será necesaria la primera, y se exigirá la segunda cuando deba acreditarse la voluntad y/o consentimiento del interesado: Formular solicitudes, Presentar declaraciones responsables o comunicaciones, Interponer recursos, Desistir de acciones, Renunciar a derechos. No obligación de presentar documentos elaborados por cualquier administración. Tampoco los presentados anteriormente ante cualquier administración. Se presume la autorización del interesado a su consulta inter-administrativa. No obligación, en general, de presentar originales. Notificación electrónica como medio preferente de notificación (obligatorio para personas jurídicas, profesionales, etc.). Se contempla la práctica de enviar un aviso de notificación a correo o dispositivo electrónico (SMS, etc.). Derecho del ciudadano a la consulta del estado de tramitación de sus expedientes y acceso a sus documentos

La nueva LPAC – Implicaciones para la Abogacía La comunicación de los abogados con las AAPP en el cumplimiento de sus funciones profesionales debe ser electrónica. Son las AAPP las que tienen que proveer los medios (registros-e, notificaciones–e, etc.) Los abogados deberán hacer uso extensivo de su certificado ACA para identificación y firma Los documentos generados por abogados debe ser electrónicos (con firma-e) La comunicación de los Colegios y Consejos con las AAPP debe ser en todo caso electrónica Comunicación con Comisiones de Asistencia Jurídica Gratuita (ya en curso) Obtención de información sobre solicitantes de JG (ya en curso) Comunicaciones con Ministerio de Justicia: Censo (ya en curso) Comunicaciones entre ICAs y Órganos Judiciales (a través de Lexnet) Traslado de expedientes a OOJJ: a futuro, sistema INSIDE Otras… Administración Pública Comunicaciones electrónicas

La nueva LPAC – Implicaciones para la Abogacía Los Colegios y Consejos, como corporaciones de derecho público, tendrán que regirse de forma supletoria por esta Ley en aquello que no esté cubierto por su normativa específica. Expediente electrónico: La tramitación de los expedientes “administrativos” debe ser electrónica Permitir la consulta on-line del expediente por los interesados Relación electrónica entre ciudadanos / colegiados y Colegios / Consejos: No es obligación legal para la Abogacía (sólo para AAPP) No obstante, se abordará para avanzar en la transformación digital de la Abogacía (eje 3 del Plan Estratégico) Esto implica: Sede electrónica Registro electrónico Notificaciones electrónicas Aspectos que el CGAE no se plantea abordar (al menos de momento): Registro de apoderamientos Registro de habilitados para actuar en nombre de ciudadanos Archivo electrónico (en sentido estricto) Punto de Acceso General

Expediente electrónico. Definición La Ley 39/2015, de 1 de octubre, define en su artículo 70 el expediente administrativo como el “conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla”, estableciendo además que “los expedientes tendrán formato electrónico”. Para garantizar la vinculación de los documentos electrónicos que conforman un expediente, la Ley define el índice electrónico “como un índice numerado y autentificado de todos los documentos que contenga cuando se remita”, estableciendo además que “La autenticación del citado índice garantizará la integridad e inmutabilidad del expediente electrónico generado desde el momento de su firma y permitirá su recuperación siempre que sea preciso”

Expediente electrónico. Estructura Los componentes de un expediente electrónico son: Documentos electrónicos, que cumplirán las características de estructura y formato establecidas en la Norma Técnica de Interoperabilidad de Documento electrónico. Los documentos electrónicos podrán incluirse en un expediente electrónico bien directamente como elementos independientes, bien dentro de una carpeta, entendida ésta como una agrupación de documentos electrónicos creada por un motivo funcional, o bien como parte de otro expediente, anidado en el primero. Índice electrónico, que garantizará la integridad del expediente electrónico y permitirá su recuperación siempre que sea preciso. El índice electrónico recogerá el conjunto de documentos electrónicos asociados al expediente en un momento dado y, si es el caso, su disposición en carpetas o sub-expedientes. Firma del índice electrónico por la Administración, órgano o entidad actuante de acuerdo con la normativa aplicable. Metadatos del expediente electrónico.

Expediente electrónico. Estructura

Expediente electrónico. Formato de intercambio (ENI)

Procedimientos afectados Los procedimientos de la Abogacía que pueden ser considerados “procedimientos administrativos”, y que por tanto estarían afectados por esta Ley, son: Procedimiento de colegiación Procedimiento disciplinario (deontológico) Solicitud de Asistencia Jurídica Gratuita Convocatoria, funcionamiento y organización de órganos colegiados Procedimiento electoral Procedimientos de responsabilidad patrimonial En una primera fase del proyecto se comenzaría por abordar el procedimiento de Colegiación No obstante, otros procesos de los Colegios y Consejos serían susceptibles de ser “automatizados” con las mismas herramientas informáticas, aprovechándose así sus ventajas (cero papel, control de plazos, tramitación on-line, etc.): Dictámenes sobre honorarios Tramitación de quejas, sugerencias y peticiones Organización de eventos y actividades Etc… Estos podrían abordarse en fases posteriores del proyecto.

Procedimiento de colegiación BORRADOR

Herramientas y tecnologías Para implementar un sistema completo de expediente electrónico, se requieren herramientas y tecnologías El CGAE ya cuenta con muchas de ellas; algunas requerirán cierta evolución Otras, será necesario adquirirlas o desarrollarlas Además, el sistema de expediente electrónico deberá estar estrechamente ligado con el sistema de gestión colegial Necesidades Soluciones Sede electrónica Registro electrónico Servicios de identificación Servicios de firma electrónica y verificación de firmas Gestor documental Gestor de expedientes (tramitador) Sistema de Gestión Colegial Sistema de notificaciones electrónicas Sistema de avisos (asociado a notificaciones) Archivo electrónico (implementación parcial) Cuadros de mando / apoyo a la Dirección Ventanilla Única (evolucionar) REGTEL (evolucionar) ACA (faltaría un sistema para claves concertadas) Plataforma de Firma Digital (PFD) (evolucionar) ¿Docushare? (estudiar alternativas) BPM: Adquirir y adaptar SIGA Desarrollar, integrado con Sede-e E-Mensajes, BuroSMS Implementar sobre el gestor documental Abogacía Intelligence (adaptar)

Propuesta inicial de arquitectura REGTEL (extendido con funcionalidad de Registro-e) WS API Registro presencial (papel) Formulario de registro Expedientes electrónicos (G. documental) Datos y documentos registrados Adjuntos Sistema de tramitación (BPM) Tramitador (personal ICA) Sistema Colegial Componente de publicación Notificación - e Justificante electrónico de presentación Consulta de expedientes Subsistema de Notificaciones Electrónicas E-Mail Adjuntos Sede electrónica / Ventanilla Única E-Mensajes SMS Mensaje de aviso Evidencias electrónicas Abogados y ciudadanos

Situación del proyecto FASE ACTIVIDAD SITUACIÓN Análisis de procedimientos Análisis Ley 39/2015 Realizado Entrevistas con expertos Entrevistas con Colegios Documento inicial de análisis (incluye procedimientos de colegiación y deontológico) En validación Evaluación de alternativas tecnológicas Estudio de mercado Recibir a potenciales proveedores Redacción documento alternativas Licitación Redactar RFPs y enviar a candidatos En curso (sep. 2017) Recibir y evaluar ofertas Pendiente Adjudicar contratos Ejecución Ejecutar proyecto…

¡GRACIAS!