PO de Distribución en CEAS

Contenido Introducción Propósito y alcance Responsabilidades Descripción de procedimientos Instrumentos Ejercicios

Introducción GESTIÓN EFICIENTE Programación Adquisición Distribución Abastecimiento constante Conservación y custodia Confiabilidad del inventario Información para reabastecimiento Dispensación Sistema de información Una distribución eficiente de los medicamentos se basa en un buen diseño del sistema (de almacenamiento y distribución) y en una buena gestión. Este sistema debe: mantener suministro constante de medicamentos, conservar los medicamentos en adecuadas condiciones durante todo el ciclo, minimizar las pérdidas por deterioros y vencimientos, mantener un inventario fiel (confiable), racionalizar los centros de almacenamiento de medicamentos, utilizar los recursos de transporte disponibles de la manera más eficiente posible, reducir el hurto y el fraude y proporcionar información sobre las previsiones de necesidades de medicamentos.   Los gastos de este sistema de almacenamiento y distribución, son un componente significativo de cualquier presupuesto en salud. Por eso, debe existir un programa de supervisión para asegurar que el sistema funciona de la manera prevista. La planificación operacional y la capacidad logística, son la clave para desarrollar un sistema de distribución eficaz en relación con el costo. La adecuada gestión de los inventarios, bien en depósitos de establecimientos de salud o en aquellos independientes, permitirá mantener existencias suficientes, contener los costos de las existencias dentro de los límites fijados por el presupuesto, procurar un almacenamiento apropiado e impedir que los medicamentos e insumos caduquen. Esto facilita el suministro de medicamentos constante, permitiendo por consiguiente tener eficacia en la asistencia prestada, confianza en las instituciones de salud y personal satisfecho.

Introducción (2) Distribución es el proceso mediante el cual se garantiza la conservación y custodia de los medicamentos e insumos, así como su suministro constante y oportuno a los sitios donde se requieren, utilizando mecanismos racionales y proporcionando información sobre las previsiones de necesidades de medicamentos

Propósito y Alcance PROPÓSITO: Disponer oportunamente de todos los medicamentos e insumos sanitarios en condiciones adecuadas en las farmacias y áreas de atención del CEAS. ALCANCE: Aplicable al Servicio Farmacéutico Hospitalario (SFH) y áreas de atención del CEAS (laboratorio, quirófanos/cirugía, maternidad, rayos X, consulta externa y otros).

Responsabilidades Farmacéutico Jefe del SFH del CEAS Establecer la periodicidad de los pedidos y el horario de solicitud en coordinación con el almacén y las áreas de atención del CEAS. Participar en identificación del listado y cantidades de productos por las diferentes áreas. Farmacéutico Jefe del SFH del CEAS Revisar y autorizar los pedidos. Participar en el establecimiento de la periodicidad de los pedidos y el horario de solicitud. Farmacéutico Encargado del almacén del SFH Solicitar productos al almacén. Recibir, almacenar y dispensar correctamente los productos. Responsable de cada farmacia intrahospitalaria: farmacia central y farmacias satélites Recibir, almacenar y utilizar correctamente los productos. Responsables de stock pactado en áreas de atención

Descripción de Procedimientos

Lugares a distribuir Farmacias intrahospitalarias: Farmacia central y satélites Áreas de atención hospitalaria: Estación de enfermería, cirugía/quirófanos, rayos X, laboratorio, hemodiálisis, banco de sangre, esterilización, consulta externa, etc. Farmacia central para los programas de control de enfermedades o de salud colectiva: VIH, Tuberculosis, Planificación Familiar y otros.

A farmacias intrahospitalarias: Farmacia central y satélites 1 El farmacéutico jefe del SFH junto con el encargado del almacén y los farmacéuticos responsables de cada farmacia, definen la periodicidad de los pedidos (diaria, interdiaria o semanal) y establecen un horario para la solicitud y entrega de pedidos. 2 Cantidad máxima = Consumo promedio diario x (número de días entre pedidos + 1 día de stock) Establecida la periodicidad de los pedidos, cada tres meses el responsable de cada farmacia calcula la cantidad máxima de medicamentos e insumos sanitarios que debe tener en su farmacia cada vez que realiza un pedido. Para ello utiliza la siguiente fórmula: 3 El farmacéutico encargado de almacén elabora un cronograma indicando el día de atención de pedidos, lo comunica al responsable de cada farmacia y lo coloca en un lugar visible dentro del almacén.

A farmacias intrahospitalarias: Farmacia central y satélites (2) 4 De acuerdo a la periodicidad establecida, el farmacéutico responsable de cada farmacia elabora su pedido de medicamentos e insumos en el formulario “Solicitud de Medicamentos e insumos sanitarios”. Para el cálculo de las cantidades a pedir se utiliza la siguiente fórmula: Cantidad a pedir = Cantidad máxima – Existencias actuales 5 El responsable de cada farmacia firma la “Solicitud de Medicamentos e insumos sanitarios”, archiva un ejemplar y envía otro al almacén, de acuerdo al cronograma. 6 El encargado del almacén revisa, firma y entrega la “Solicitud de Medicamentos e insumos sanitarios” al auxiliar administrativo.

A farmacias intrahospitalarias: Farmacia central y satélites (3) 7 El auxiliar administrativo digita el pedido en el software y lo archiva. Imprime dos ejemplares de la orden de despacho y la entrega al auxiliar de almacén. En los CEAS que no exista un software se deberá completar la columna de “Despacho” en el formulario de solicitud. Al final del día se actualizan las TCE en ambos casos 8 Los auxiliares de almacén realizan el despacho y entrega de los productos a la farmacia solicitante, de acuerdo al cronograma y a lo establecido en el manual de procedimientos operativos del almacén. 9 El personal de farmacia recibe un ejemplar de la orden de despacho y los productos, procediendo a realizar la recepción y ordenamiento considerando las recomendaciones del anexo 3, las mismas que deben estar en un lugar visible en la zona de recepción dentro de la farmacia.

A farmacias intrahospitalarias: Farmacia central y satélites (4) 10 El farmacéutico responsable y el personal de farmacia implementan y mantienen las condiciones adecuadas de almacenamiento, indicadas en el anexo 4. 11 Inmediatamente recibido el pedido, el auxiliar administrativo de farmacia registra el ingreso de los productos en el software, o en las TCE si no posee un software. Luego entrega la orden de despacho del almacén y la solicitud al farmacéutico responsable de la farmacia. 12 El farmacéutico responsable de farmacia verifica la solicitud vs la orden de despacho. Si existen productos que no fueron atendidos, coordina con el almacén la entrega del faltante o la solicitud del mismo en el siguiente pedido.

A las áreas de atención hospitalaria 13 Considerando el consumo y la capacidad de almacenaje, el farmacéutico jefe del SFH junto con el encargado de almacén y los responsables de cada área de atención, definen la periodicidad de los pedidos (diaria, interdiaria o semanal) y establecen un horario para la solicitud y entrega de pedidos. 14 Establecida la periodicidad de los pedidos, en el mes de enero de cada año el farmacéutico jefe del SFH y el responsable de cada área de atención hospitalaria identifican el listado y cantidades de medicamentos, insumos y productos no fraccionables que forman el stock pactado que debe tener cada área. Para ello utiliza la siguiente fórmula: Stock pactado = Consumo promedio diario x (número de días entre pedidos + 1 día de stock) 15 El responsable de cada área de atención hospitalaria designa un responsable del stock pactado. Áreas de atención hospitalaria: : estación de enfermería, cirugía/quirófanos, rayos X, laboratorio, hemodiálisis, banco de sangre, esterilización, consulta externa

A las áreas de atención hospitalaria (2) 16 El farmacéutico encargado de almacén elabora un cronograma indicando el día de atención de pedidos de cada área, lo comunica al responsable cada área atención hospitalaria y lo coloca en un lugar visible dentro del almacén. 17 De acuerdo al cronograma establecido, el responsable del stock pactado del área de atención elabora su pedido en dos formularios de “Solicitud de Medicamentos e insumos sanitarios”: uno para los medicamentos e insumos y otro para los productos no fraccionables. Para el cálculo de las cantidades a pedir se utiliza la siguiente fórmula: Cantidad a pedir = Stock pactado – Existencias actuales en el servicio 18 El responsable del stock pactado firma los formularios de “Solicitud de Medicamentos e insumos sanitarios”, archiva un ejemplar y envía otro al almacén, de acuerdo al cronograma.

A las áreas de atención hospitalaria (3) 19 El encargado del almacén revisa, firma y entrega la “Solicitud de Medicamentos e insumos sanitarios” al auxiliar administrativo. 20 El auxiliar administrativo digita por separado cada pedido en el software y lo archiva. Imprime dos ejemplares de la orden de despacho y la entrega a los auxiliares de almacén. En los CEAS que no exista un software se deberá completar la columna de “Despacho” en el formulario de solicitud. Al final del día se actualizan las TCE en ambos casos. 21 21. Los auxiliares de almacén realizan el despacho y entrega de los productos al área solicitante, de acuerdo al cronograma y a lo establecido en el manual de procedimientos operativos del almacén.

A las áreas de atención hospitalaria (4) 22 El responsable de stock pactado del área recibe un ejemplar de la orden de despacho y los productos, procediendo a realizar la recepción y ordenamiento. 23 El responsable del área y el responsable del stock pactado implementan y mantienen las condiciones adecuadas de almacenamiento, indicadas en el anexo 5. 24 El responsable del stock pactado verifica la solicitud vs. la orden de despacho. Si existe productos que no fueron atendidos coordina con el almacén la entrega del faltante o la solicitud del mismo en el siguiente pedido

A las áreas de atención hospitalaria (5) 25 Una vez al mes, el personal de farmacia en coordinación con el responsable del stock pactado, verifican que los productos del stock pactado de las áreas cumplen la “lista de verificación” 26 El responsable del stock pactado deberá establecer medidas de control dentro de su servicio que permitan el correcto uso de los productos.

A farmacia central , para los programas de control de enfermedades o de salud colectiva 27 En el mes de enero, de cada año, el responsable de la farmacia central calcula la cantidad máxima de medicamentos de los Programas que debe tener en su farmacia cada vez que realiza un pedido al almacén. Para ello utiliza la siguiente fórmula: Cantidad máxima = Número de casos o atenciones promedio para 3 meses x (esquema de tratamiento) 28 A finales de cada trimestre, el almacén del establecimiento recibe los medicamentos e insumos de los programas de control de enfermedades (PCE) desde el Servicio Regional de Salud correspondiente y realiza la recepción e ingreso de los mismos, conforme al manual de almacén del SUGEMI. 29 El auxiliar administrativo del almacén da entrada a los productos en el software y al final del día se actualizan las TCE en CEAS con software y sin software. Programas de control de enfermedades o de salud colectiva: VIH, Tuberculosis, Planificación Familiar y otros. - 1

A farmacia central , para los programas de control de enfermedades o de salud colectiva (2) 30 En un periodo no mayor de un día, el encargado del almacén notifica a la farmacia central la disponibilidad de estos productos y el SFH notifica a los servicios de atención de los programas la existencia de estos productos 31 El responsable de la farmacia central elabora su pedido de medicamentos e insumos en el formulario “Solicitud de Medicamentos e insumos sanitarios”, lo firma y envía copia al almacén. Para el cálculo de las cantidades a pedir se utiliza la siguiente fórmula: Cantidad a pedir = Stock pactado – Existencias actuales en el servicio 32 El encargado del almacén revisa, firma y entrega la “Solicitud de Medicamentos e insumos sanitarios” al auxiliar administrativo.

A farmacia central , para los programas de control de enfermedades o de salud colectiva (3) 33 El auxiliar administrativo digita el pedido en el software y lo archiva. Imprime dos ejemplares de la orden de despacho y la entrega a los auxiliares de almacén. En los CEAS que no exista un software se deberá completar la columna de “Despacho” en el formulario de solicitud y al final del día se actualizan las TCE. 34 Los auxiliares de almacén realizan el despacho y transporte de los productos a la farmacia central, de acuerdo al cronograma y a lo establecido en el manual de procedimientos operativos del almacén. 35 El personal de farmacia central recibe un ejemplar de la orden de despacho y los productos, procediendo a realizar la recepción y ordenamiento considerando las recomendaciones.

A farmacia central , para los programas de control de enfermedades o de salud colectiva (4) 36 El farmacéutico responsable y el personal de farmacia central implementan y mantienen las condiciones adecuadas de almacenamiento. 37 Inmediatamente recibido el pedido, el auxiliar administrativo de farmacia registra el ingreso de los productos en el software, o en las TCE si no posee un software. Luego entrega la orden de despacho del almacén y la solicitud al farmacéutico responsable de la farmacia central. 38 El farmacéutico responsable de farmacia central verifica la solicitud vs la orden de despacho. Si existe productos que no fueron atendidos coordina con el almacén la entrega del faltante o la solicitud del mismo en el siguiente pedido.

Instrumentos Ejemplo de cronograma de atención Como pudieron notar, en los procedimientos se mencionaron diferentes anexos, que son instrumentos para facilitar y unificar el procedimiento. El primero es un ejemplo del cronograma de atención.

Instrumentos (2) Solicitud de medicamentos e insumos sanitarios El segundo anexo, es un formulario para solicitud de medicamentos, insumos y reactivos

Instrumentos (3) Instrucciones para la recepción y ordenamiento en farmacia o áreas de atención hospitalaria El tercer lugar, se presenta un ejemplo de afiche con instrucciones para recepción y almacenamiento en farmacia o áreas de atención hospitalaria

Instrumentos (4) Requisitos mínimos de almacenamiento en farmacias Se presentan también los requisitos mínimos de almacenamiento en farmacias, en forma de afiche

Instrumentos (5) Requisitos mínimos de almacenamiento en áreas de atención hospitalaria Y requisitos de almacenamiento en stocks

Instrumentos (6) Lista de verificación de stock en áreas

Ejercicios