Martha Nelly Restrepo Moreno EL ARCHIVO Martha Nelly Restrepo Moreno

DEFINICIÓN El archivo es la institución responsable de la recogida, tratamiento, inventariado, conservación y servicio de los documentos. por ejemplo el Archivo General de la Nación, el Archivo Histórico de Antioquia http://www.archivogeneral.gov.co/

El archivo es el lugar físico o edificio en donde se tiene lugar la custodia de la masa documental.

El archivo es uno o más conjuntos de documentos, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden, para servir como testimonio e para los ciudadanos o para servir de fuentes de historia

CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS 1. Por el tipo de instituciones a las que sirven: Archivos públicos de entidades nacionales, departamentales y municipales. Archivos privados de organizaciones con fines de lucro (como las empresas) u organizaciones sin fines de lucro como las fundaciones, iglesias u ONG.

2. Por la cantidad de uso de documentos que alberga: Archivos activos:  Aquel donde los documentos son consultados frecuentemente o que la documentación por su valor administrativo, legal, operativo o fiscal no pierde vigencia. Por lo general la fecha de emisión de los registros no es superior a los cinco años y es consultada más de una vez al mes.

Archivo semiactivo:  Se conservan los documentos que han sido retirados del archivo activo finalizado el año fiscal.  Su finalidad es suministrar información para comprobar operaciones realizadas. Archivo inactivo:  Se conservan los documentos de consulta poco frecuente, que tienen utilidad temporal de acuerdo a su valor.  Se almacenan allí hasta la destrucción de los mismos una vez que ya han cumplido su función.

3. Por la relación con el destino final de los documentos: Archivo provisorio: Es el que se crea con el fin de descongestionar el principal Archivo permanente Es el que conserva la información que resulta útil para conocer la empresa en sus aspectos generales.

4. Por las características de los conjuntos documentales que contienen: Archivos especiales: Consisten en aquellos en los que el soporte físico no es papel, por ejemplo radiografías, cintas de video, microfilmes, etc. Archivos especializados que se caracterizan por aquella documentación que es particular de una institución, por ejemplo, si se habla de un archivo judicial, se tendrán por excelencia expedientes judiciales o penales; si se habla de un archivo policial se tendrán prontuarios criminales, si se habla de un hospital se tendrán historias clínicas, etc.

5. Por la cantidad de instituciones a las que sirven: Archivos singulares: son los que reúnen documentación de una sola institución, por ejemplo el archivo de la empresa Ecopetrol. Archivos múltiples: Son los que reciben documentación de varias instituciones, tal como sucede con el Archivo General de la Nación o el Archivo Histórico de Antioquia, los cual deben reunir documentación de los diferentes organismos públicos y privados del país y del departamento respectivamente.

6. Por la ubicación en un sistema de archivos: archivos centrales: Son los que guardan documentación de toda una institución y de las diferentes áreas que componen su organigrama o archivos centrales como el de la Registraduría Nacional del Estado Civil que concentra diversa documentación relacionada con la identificación de los ciudadanos colombianos a nivel nacional

archivos sectoriales: Son los que reúnen documentación de un área o dependencia particular de una organización, o están constituidos por documentación proveniente de una sucursal o sede menor de una determinada institución, por ejemplo el archivo de una facultad de la universidad, el archivo de la inspección de policía de un corregimiento o el archivo de un centro de salud adscrito a un hospital

Archivos periféricos: son aquellos que están alejados geográficamente del archivo central, por ejemplo, los archivos que pertenecen a los diferentes centros vecinales de una institución municipal. Archivos intermedios: son archivos cuya función primordial es albergar aquella documentación que si bien ha salido de consulta permanente o activa, se conserva por precaución.

7. Por la fase del ciclo vital de los documentos que guardan Archivos de oficina o de gestión: Son aquellos archivos que reúnen documentación reciente y que por tanto respaldan de forma activa diversos trámites que tienen vigencia o están en fase de tramitación. Generalmente tienen una permanencia de 0 a 5 años y son de consulta permanente por parte de las oficinas que tienen a su cargo los trámites y procesos administrativos que respaldan dichos documentos.

7. Por la fase del ciclo vital de los documentos que guardan Archivos intermedios: Tiene a su cargo evaluar, planificar y efectuar la selección de documentos que pasarán al archivo histórico. Archivos históricos o de depósito permanente: Son aquellos que conservan documentación inactiva en relación a trámites administrativos. Su conservación adquiere valor como testimonio de una época que sirve como insumo para el desarrollo de investigaciones académicas. Este tipo de archivos son objeto de las políticas de gestión patrimonial y cultural de muchos países, incluyendo Colombia, puesto que representan la memoria de los procesos que han forjado el devenir de la nación.