BLOQUE 2 "MANEJO DEL ALMACÉN"

ALMACÉN Unidad de servicio y soporte en la estructura orgánica y función de una empresa comercial o industrial con objetivos bien definidos de resguardo, custodia, control y abastecimiento de materiales y productos.

FUNCIONES Mantenimiento de productos Manipulación de mercancías División de envíos

OPERACIONES Llegadas de artículos al almacén Descarga de los mismos Control y manipulación en recepción de las mercancías Almacenaje Embalaje, etiquetado y pesaje Picking

a) Describir la recepción de las mercancías de acuerdo con la calidad y las condiciones de compras establecidas con el proveedor para su almacenamiento.

RECEPCIÓN Proceso mediante el cual se recibe los productos terminados procedentes de fabricas y almacenes, estos se recibe en forma apilada en el camión de transporte para que luego los cargadores preparen los medios de transporte para empezar la descarga, de acuerdo a la variedad de los productos.

Función de la recepción de los materiales: Recibir e inspeccionar los artículos y verificar las cantidades con la orden de compra y el envío Preparar informes cuando hay escasez, daños durante el transito y devoluciones a los vendedores Preparar una guía de recepción para distribuirla a varios departamentos Entregar la mercancía a los almacenes

NORMAS PARA LA RECEPCIÓN DE MATERIALES Recibir de una manera ordenada Planificar la recepción con arreglo económico Utilizar el equipo suficiente y necesario Sistemas de seguridad procedentes No recibir nunca, sin pensar, contar o medir Confrontación sistemática del material recibido con los documentos que lo acompañan

Calidad Se refiere a la magnitud de los productos, su estado y sus condiciones, las cuales deben ser perfectas y optimas. Los cuales tienen unas características esenciales en los trabajadores para que a base de confianza y trabajo, esto se logre al pie de la letra:

Esfuerzos dirigidos hacia la satisfacción del cliente. Atención dirigida hacia la reducción de problemas con procesos y productos La prioridad es la calidad La gerencia esta comprometida al mejoramiento continuo Las responsabilidades y roles son claramente definidos La atención se centra con la prevención en vez de inspección Las personas son un recurso importante Trabajo en equipo es la norma

b) Reportar los faltantes al área de compras para su abastecimiento, mercancía o material caduco en mal estado para su baja o por devoluciones para su alta o cambio.

El formato de faltantes de mercancía, es una herramienta muy sencilla pero indispensable para la administración de una empresa, el faltante de mercancía es fundamental sirve para darnos cuenta que mercancía ya no tenemos y reponerla a la brevedad posible ya que disminuye la venta. El funcionamiento como lo dice su nombre Faltantes de mercancías es para registrar cuando un cliente nos pide un producto y no lo tenemos por desabasto, en el formato se deberá de ir anotando la descripción precisa del producto y hacer que se surta lo más pronto posible y en la cantidades necesarias.

DEVOLUCIÓN Es el proceso de un cliente que ha comprado una mercancía previamente, la devuelve de nuevo a la tienda, y a cambio, recibe un efectivo por devolución, cambio por otro artículo (igual o diferente), o un crédito de la tienda. Muchos minoristas aceptan devoluciones siempre que el cliente tenga un recibo, tique o factura como prueba de la compra, y que se cumplan ciertas condiciones, que dependen de las políticas del minorista

C) Controlar la entrada y salida de mercancías o materiales, de acuerdo con el procedimiento autorizado.

Procedimiento 1: Entrada de material al almacén 1.- Se recibe el material por parte del proveedor en la sección de recibo. 2.-Se verifica lo recibido contra la factura, observando: Tipo de Material, cantidad y estado del mismo. 3.- Se Compara con la orden de compra realizada en el sistema, donde se revisa: Cantidad, Unidad de Medida, características y otros datos. 4.- Se le da entrada al almacén y se indica en el sistema Ítem por Ítem la entrada del mismo para su chequeo, incremento en el inventario y a su vez el sistema le indica la ubicación dentro del almacén del mismo.

Se recomienda: a.- El uso de dispositivo de lectores de Códigos de barra lo cual facilitaría la entrada al inventario de los ítem recibidos. b.- Un proceso e entrada Fifo (First In, First Out), (primero que entra, primero que sale) para evitar que los ítem que son perecederos o que cumplen con vencimiento puedan ser usados y así no perderlos.

Procedimiento 2: Salidas del almacén (Despacho) 1.- Se recibe la Solicitud del usuario solicitando el o los ítems especifico. 2- Se verifica que el usuario pertenece a la empresa solicitando le documentación(carnet). 3.- Se revisa en el sistema la disponibilidad de los ítems Solicitados, para verificar existencia, lo cual se realiza en el sistema. 4.- Se verifica físicamente la existencia de los ítems así como la Unidad de Medida del mismo. 5.- Se realiza el despacho de los ítems usando el sistema, el cual genera una salida del inventario y ajusta las cantidades existentes. 6.- El sistema revisa la cantidad del ítems y verifica si esta en el mínimo para generar una requisición del mismo lo cual informa al dpto. de compras y genere la Orden de Compras.

Se recomienda: a.- Realizar la salida usando un dispositivo de lector de código de barras, lo cual evitaría la transcripción errada de cualquier campo en el sistema y podría modificar el inventario de forma errada. b.- Realizar las solicitudes de material en línea, es decir a través del sistema lo cual le avisaría al usuario al momento de realizar la solicitud que no hay existencia del ítems solicitado. c.- Realizar constantemente un inventario físico para verificar las existencia y ajustar las cantidades

D) Preparar las mercancías o materiales para su embarque y salidas.

EMBARQUE Es aquel que se utiliza para hacer referencia al momento en el cual una persona o un objeto se introduce a algún tipo de embarcación para ser transportada de un lugar a otro. En la mayoría de los casos las mercancías que se embarcan son para clientes distantes y el transportista desconoce el tipo de material a transportar, es por ello que el exportador debe asegurarse de seguir todos los requerimientos de embarque para asegurar la mercancía.

Los puntos mas importantes para la revisión que se deben seguir para el embarque de mercancías o materiales: A) Deberá asegurarse que la mercancía se encuentre correctamente empaquetada para que llegue en buenas condiciones. B) Revisar que la mercancía se encuentre etiquetada para que sea despachada adecuadamente y a tiempo al lugar correcto.

Ventajas: 1.- La mercancía llega segura o en caso de no serlo la agencia tiene que responder por ella. 2.- Puedes mandar grandes cantidades de mercancía o material. 3.- Toda la mercancía esta asegurada. 4.- Llega a su destino mas rápido.

Desventajas: 1.- Se puede demorar la llegada de la mercancía. 2.- Puede haber perdidas de mercancías. 3.- Puede haber problemas legales a la hora de su llegada a países. 4.- Tiene que ser una gran cantidad de mercancía para que valga la pena los gastos de envió