PROGRAMACION, CONTROL Y SEGUIMIENTO PROYECTOS MINTRANSPORTE

MISIÓN MINISTERIO DE TRANSPORTE “Garantizar el desarrollo y mejoramiento del transporte, tránsito y su infraestructura, de manera integral, competitiva y segura.” Para el logro de la Misión, deberá ejecutar Proyectos cumpliendo la triple “restricción” (costo, calidad y tiempo), logrando un Alcance establecido según diseños, que satisfaga las necesidades de los Ciudadanos en especial las de seguridad, prestación del servicio y competitividad.

COSTO, CALIDAD Y TIEMPO Condiciones y parámetros de calidad: se establecen y controlan por diseños, especificaciones y normas de calidad. Condiciones y parámetros de costo: se establecen y controlan mediante el presupuesto. Condiciones y parámetros de tiempo: se establecen y controlan mediante el programa que a su vez interactúa y es interdependiente con los dos anteriores. Imagen recuperada el 14 de marzo de 2012 de: International Excellence, Blog: Project Management, “La Triple Restricción”. Disponible en: http://projectmanagement.blogs.ie.edu/2010/03/06/la-triple-restriccion/

LEY 80 DE 1993 ARTÍCULO 3O. DE LOS FINES DE LA CONTRATACIÓN ESTATAL “Los servidores públicos tendrán en consideración que al celebrar contratos y con la ejecución de los mismos, las entidades buscan el cumplimiento de los fines estatales, la continua y eficiente prestación de los servicios públicos y la efectividad de los derechos e intereses de los administrados que colaboran con ellas en la consecución de dichos fines.” (Negrita y subrayas fuera de texto)

PROPUESTAS PARA LICITACIÓN Son presentadas libremente por los contratistas. El plazo, las condiciones técnicas y valor del contrato se conoce al momento de presentar la propuesta. Según Ley 842 de 2.003, la propuesta tendrá el aval de un ingeniero que al suscribirlo, manifiesta conocerla y haberla estudiado, ejecutado y controlado personalmente (articulo 34).

LA OBLIGACIÓN DE VIGILAR LA EJECUCIÓN OPORTUNA DE LOS PROYECTOS

SOBRE LA EJECUCIÓN OPORTUNA DE LOS PROYECTOS LEY 80 DE 1993 “ARTICULO 4o. DE LOS DERECHOS Y DEBERES DE LAS ENTIDADES ESTATALES. Para la consecución de los fines de que trata el artículo anterior, las entidades estatales: 1o. Exigirán del contratista la ejecución idónea y oportuna del objeto contratado. Igual exigencia podrán hacer al garante.”(Negrita y subrayas fuera de texto) En cumplimiento de lo cual los MANUALES DE INTERVENTORIA ordenan:

A fin de lograr lo anterior, los INTERVENTORES en su calidad de representantes de la Contratante, tienen entre otras obligaciones, según los MANUALES DE INTERVENTORIA vigente, las siguientes:

AEROCIVIL RESOLUCIÓN 589 DE 2007. “Artículo 10: ACTIVIDADES A DESARROLLAR DURANTE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO. Revisar y aprobar los programas de: Ejecución, manejo inversión de anticipo, personal, equipos, servicios públicos, etc.; cuando aplique contractualmente, el interventor y/o supervisor deberá supervisar que el desarrollo y ejecución del objeto del contrato se encuentre dentro del término establecido para su culminación, contado a partir de la firma del acta de iniciación hasta la firma del acta de recibo y terminación del respectivo contrato. (…) Revisar y aprobar el cronograma de ejecución del contrato, de acuerdo con el objeto del mismo.” (Negrita y subrayas fuera de texto)

RESOLUCIÓN 589 DE 2007. “ ARTÍCULO 10: ACTIVIDADES A DESARROLLAR DURANTE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO. (…) Controlar el avance del contrato con base en el cronograma de ejecución aprobado y recomendar los ajustes necesarios cada vez que sea requerido. ARTÍCULO 14: ASPECTOS ESPECIALES PARA CONTRATO DE OBRA PÚBLICA Controlar y exigir el cumplimiento de los programas de trabajo e inversiones y de avance físico de obra y sus modificaciones.” (Negrita y subrayas fuera de texto)

CORMAGDALENA MANUAL DE INTERVENTORÍA. 5. Funciones del Interventor (5.1 Funciones administrativas) “9. Máximo dentro de los cinco (5) días calendario siguientes a la orden de iniciación del proyecto el interventor coordinará una reunión técnica entre la Supervisión respectiva, el Ingeniero Residente del contratista/interventoría y el Supervisor de Contrato de la Subdirección u Oficina. Se deberá analizar con el constructor los planos y especificaciones del proyecto, el programa de inversiones, el programa de trabajo, el equipo disponible, las fuentes de materiales, requerimientos de mano de obra y ambientales, sitios de disposición de materiales, manejo del transito, la seguridad de los trabajadores y del público y en general todo aquello que permita el desarrollo normal de las obras.

MANUAL DE INTERVENTORÍA. 5. Funciones del Interventor (5 MANUAL DE INTERVENTORÍA. 5. Funciones del Interventor (5.1 Funciones administrativas) Así mismo, la Interventoría aprobará antes de iniciar la ejecución de los trabajos, los procedimientos constructivos, las fórmulas de trabajo y el tramo de prueba que presente el contratista para realizar las diferentes actividades propias del contrato a ejecutar.”

MANUAL DE INTERVENTORÍA. 5. Funciones del Interventor (5 MANUAL DE INTERVENTORÍA. 5. Funciones del Interventor (5.2 Funciones técnicas) “12. Velar por el cumplimiento del cronograma y flujo de inversión del contrato, efectuando controles periódicos de las actividades programadas, así mismo recomendar los ajustes a los que haya lugar. En caso de incumplimiento, el interventor informará al supervisor de contrato y a la Subdirección u Oficina Ejecutora correspondiente para el trámite pertinente con base en la Resolución 00217 del 3 de Septiembre del 2007 y demás normas que expida CORMAGDALENA sobre la materia.” (Negrita y subrayas fuera de texto)

MANUAL DE INTERVENTORÍA. 5. Funciones del Interventor (5.1 Funciones administrativas) “14. Realizar el seguimiento al avance del contrato de obra de acuerdo con el programa de obra, de tal manera que si se detectan atrasos e incumplimientos parciales o totales se requiera oportunamente al contratista y de continuar con los mismos e incumplimientos, se informe con la debida sustentación al supervisor de contrato y a la Subdirección u Oficina Ejecutora correspondiente, junto con la cuantificación del valor de la sanción o multa para el trámite pertinente, con base a la Resolución 00217 del 3 de Septiembre del 2007 y demás normas que expida CORMAGDALENA sobre la materia.” (Negrita y subrayas fuera de texto)

MANUAL DE INTERVENTORÍA 5. Funciones del Interventor (5. 5 MANUAL DE INTERVENTORÍA 5. Funciones del Interventor (5.5.2 PROCESO DE EJECUCIÓN Y CONTROL DEL PROYECTO, Procedimiento para elaboración y consolidación de informes de Interventoría) “Un informe semanal que contenga y evidencie información relacionada con: Avance de la obra, valorado en semanas en los aspectos físicos y de inversión, con indicadores y con seguimiento de medidas correctivas. Análisis del avance de ejecución de la obra física y presupuestal. Solicitudes al Contratista en el sentido de acelerar el ritmo de las obras cuando se detecten atrasos respecto al cronograma presentado y aprobado.

Un informe mensual (…) debe contemplar como mínimo los siguientes aspectos: Descripción del Avance (con diagrama) de la Programación física y económica del contrato a la fecha de corte. Descripción de los atrasos con su respectiva justificación, en relación con el desarrollo de los trabajos conforme al programa aprobado por la Interventoría y el Supervisor asignado por la Corporación. Descripción de las medidas correctivas en los aspectos técnicos, administrativos y legales, y de las medidas preventivas que deben implementarse para evitar futuros atrasos.” (Negrita y subrayas fuera de texto)

INVIAS MANUAL DE INTERVENTORÍA 2.1 ENTREGA DE DOCUMENTACIÓN AL INTERVENTOR “2.1.2 Para revisión y aprobación El Contratista realizará la entrega a la Interventoría en un término no mayor a tres (3) días hábiles siguientes a la orden de iniciación del contrato de Interventoría para su revisión y aprobación los siguientes documentos adjunto constancia Formato MSE-FR-01-1: (…) 4. Programa de obra (en medio físico y magnético)”

MANUAL DE INTERVENTORÍA “2 MANUAL DE INTERVENTORÍA “2.3 EVALUACIÓN DEL AVANCE Y ACTUALIZACIÓN DE LOS PROGRAMAS DE OBRA E INVERSIONES Durante la ejecución de la obra, el Instituto a través de la Interventoría efectuará periódicamente un seguimiento al programa de obra, por tal motivo, el contratista deberá entregar la información al interventor en medio magnético, para facilitar su seguimiento y control y mantendrá el programa actualizado de manera que en todo momento represente la historia real de lo ejecutado para cada actividad, hasta la terminación de los trabajos dentro del plazo contractual.

MANUAL DE INTERVENTORÍA El Contratista y el Interventor evaluarán semanalmente la ejecución del contrato, revisando el programa de inversiones y de obra actualizado para establecer en que condiciones avanzan los trabajos. De estas evaluaciones se levantará un acta, suscrita por los ingenieros residentes del Contratista y de la Interventoría, donde se consignará el estado real de los trabajos; en caso de presentarse algún atraso, se señalarán los motivos del mismo, dejando constancia de las acciones de contingencia (PLAN DE CONTINGENCIA) y de los correctivos que se tomarán para subsanar dicho atraso, informando de inmediato al supervisor del contrato, y este a su vez al supervisor del proyecto de la unidad ejecutora.” (Negrita y subrayas fuera de texto)

LEY 1474 DE 2011 “Artículo 84. Facultades y deberes de los supervisores y los interventores. La supervisión e interventoría contractual implica el seguimiento al ejercicio del cumplimiento obligacional por la entidad contratante sobre las obligaciones a cargo del contratista. Los interventores y supervisores están facultados para solicitar informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual, y serán responsables por mantener informada a la entidad contratante de los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando tal incumplimiento se presente.

LEY 1474 DE 2011 (……………..) Parágrafo 3°. El interventor que no haya informado oportunamente a la Entidad de un posible incumplimiento del contrato vigilado o principal, parcial o total, de alguna de las obligaciones a cargo del contratista, será solidariamente responsable con este de los perjuicios que se ocasionen con el incumplimiento por los daños que le sean imputables al interventor.” (Negrita y subrayas fuera de texto)

CONCLUSIÓN El Contratista tiene la obligación de presentar un programa que se ajuste al plazo y presupuesto (plan de inversión) ofrecidos en la propuesta. El Interventor tiene la obligación de revisar y avalar el programa, hacerle seguimiento, controlarlo y solicitar correcciones y/o sanciones cuando resulte pertinente. El Gestor o Supervisor tiene la responsabilidad de velar porque el Contratista y en especial el Interventor cumplan sus funciones, o informar el incumplimiento contractual.

EL PROGRAMA DE OBRA Y SU SEGUIMIENTO

MANUAL DE INTERVENTORÍA INVÍAS “2.1 PROGRAMA DE OBRA Es la representación gráfica mediante la cual el contratista organiza cronológicamente en forma detallada y secuencial cada una de las actividades que intervienen en el proceso constructivo de la obra, dentro del plazo establecido. En él se deberán planificar las tareas, el tiempo estimado de duración, las relaciones de tiempo y los recursos que se utilizarán para completarlo. Este programa deberá elaborarse con el apoyo de un experto en programación de obra.”

“2.1 PROGRAMA DE OBRA 2. El programa de obra deberá elaborarse por medio del método Gantt, utilizando como herramienta el programa Project u otro similar. Los diagramas deberán presentar o mostrar la ruta crítica de ejecución del proyecto, lo mismo, que proveer diagramas de seguimiento para el control por parte del interventor, la supervisión del contrato y supervisión del proyecto.   Este programa de obra deberá ajustar y presentarse obligatoriamente en medio magnético y físico en el trámite de cada reprogramación, para facilitar el seguimiento y control.” (Negrita y subrayas fuera de texto)

“7.4. OBLIGACIONES DE LA INTERVENTORÍA (…) 19. Seguimiento del avance del contrato. Realizar el seguimiento al avance físico-financiero del contrato de obra de acuerdo con los programas de obra e inversión, de tal manera que si se detectan atrasos e incumplimientos parciales o totales se requiera oportunamente al contratista y se adopte un plan de contingencia adecuado y de continuar con los mismos atrasos, de ser procedente, se inicien los procesos sancionatorios establecidos en la reglamentación vigente.” (Negrilla y subrayas fuera de texto)

L

L

L

GANTT (barras) CPM – ruta crítica 1910-1915 No muestra relación entre actividades No se conocen las actividades críticas Cálculo de duración empírico Se recomienda para proyectos con menos de 25 actividades No tiene asignación de recursos 1958 Relación explícita entre actividades Se conocen actividades críticas (control) Cálculo de duración determinístico (rendimientos) No tiene límite para la complejidad del proyecto La asignación de recursos es necesaria

Procedimiento básico para la elaboración de un programa Determinar actividades (no es lo mismo que ítem de obra) Establecer el Proceso constructivo con base en los diseños. Establecer las actividades. Secuenciación de actividades Diagrama de red de proyecto, incluyendo predios, licencias y permisos.

Estimación de duración de actividades basado en la actividad previamente establecida (#1), la experiencia, la información histórica, los equipos disponibles, el sitio de la obra y considerando las restricciones y las suposiciones. Establecer fechas para ENTREGABLES – HITOS a los Ciudadanos y la economía, minimizando la afectación y organizando la obra. Presentación de cronograma Cronograma de proyecto con su ruta crítica. Soporte o memoria de cálculo. Requerimientos de recursos (mano de obra, equipos, servicios y materiales) en el tiempo.

CONTROL DE PROGRAMACIÓN LO NECESARIO Cronograma de proyecto. Reportes de desempeño (seguimiento periódico). Cambio de requerimientos (petición de la comunidad, geotécnicos, etc). EL RESULTADO La ejecución está conforme a lo programado. Acción correctiva o planes de contingencia para evitar afectación de la ruta crítica. Compresión del programa cuando se afectó la RC. Reprogramación.

CONTROL DE PROGRAMACIÓN Duración de RUTA CRÍTICA = Duración del proyecto Si no se lleva control adecuado TODAS LAS ACTIVIDADES SE VUELVEN CRÍTICAS

SEGUIMIENTO TÉCNICO OBJETIVO La labor del gestor es verificar que se aplique el procedimiento adecuado logrando resultados objetivos (en la obra) y NO SOLO QUE SE LLENEN LOS FORMATOS. La labor del Gestor o Supervisor, NO es hacer la tarea del Interventor sino, verificar y ordenar que la haga.

VER EJEMPLO AP 1 VER EJEMPLO AP 2 VER EJEMPLO AP 3 VER EJEMPLO AP 4

EL GESTOR VERIFICA QUE SE APLIQUE EL PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO BASICO PARA SEGUIMIENTO A UN PROYECTO INTERVENTORÍA Revisión del programa, correcciones y aprobación. 2. INTERVENTORÍA Seguimiento periódico a programación (Para INVÍAS y CORMAGDALENA es semanal). 3. INTERVENTORÍA Detección de atraso. 4. INTERVENTORÍA & CONTRATISTA Formulación de acción correctiva y/o plan de contingencia o compresión. 5. INTERVENTORÍA Verificación del cumplimiento de acción correctiva y/o plan de contingencia o compresión. 6. INTERVENTORÍA Informe de incumplimiento (en caso de que se incumpla acción correctiva y/o plan de contingencia) 7. GESTOR Inicio de procesos conminatorios

Algunas causas objetivas de atraso a tener en cuenta en Análisis de Imputbilidad que presente el Interventor: Exceso de lluvias. Procesos constructivos inadecuados o ineficientes. Trámites, permisos o licencias. Equipos en obra insuficientes. Personal insuficiente. Falta de planeación. Predios imprevistos.

LISTA DE CHEQUEO PROPUESTA

GRACIAS PRESENTACIÓN DISPONIBLE EN: www.blproyectos.com