El archivo Integrantes: Katherine Cabello. Paulina Leyton. Valeria Zuñiga Curso: 4º medio A Profesor: Victoria nuñez

Introduccion  En esta presentacion se dara a conocer diversos temas en torno al archivo, tales como: Clasificacion, organizacion, medios materiales, los tipos de arcivo que existen, etc.  

Archivo en la empresa El archivo es una coleccion de documentos de una o mas entidades o individuos que se conservo con fines determinados: politicos, juridicos, economicos religiosos,entre otros, es decir archivar  es poner y guardar documentos en un archivo, en definitiva es la memoria escrita de una empresa.

Tipos de archivos Archivo activo: son los que se como documentos de consulta frecuente. Archivo semi-activo: conservan documentos que presentan menor vigencia y una frecuencia menos frecuente, y periodicamente habra que determinar los documentos que han de pasar a los archivo inactivos, así como se  han  de destruir. Archivo inactivo: se conservan de forma los documentos que aunque hayan perdido su valor operativo, conservan su valor histórico o documental.  

Clasificación o codificación documental     Labor intelectual que estable esquemas materializados   en herramientas de la producción documental, que deben ser flexibles y sencillas para su buena interpretación.   Fundamento de clasificación: ordenar y disponer por clases los objetos según características y similitudes.   Serie documental: conjunto de documentos que produce una unidad administrativa en el desarrollo de competencia y regulado por una misma norma de procedimiento a misma norma de procedimiento.

Ventajas y desventajas de la clasificación de la documentación y el archivo Clasificación de archivo                                       Los archivos de oficina presentan dos sistemas de clasificación, que son:     Centralizados: se encuentran en un sólo lugar donde se sirven distintos departamentos.         Descentralizados: se conservan en distintas secciones de la oficina y sólo después de un periodo pasan al archivo de depósito.

Ventajas Ventajas de la clasificación del archivo centralizados                    Disponer de personas profesionales que llevan a cabo la tarea de archivo. Establecer con mayor facilidad un único criterio de ordenación y clasificación.   Economía de tiempo en la búsqueda. Ventajas de la clasificación del archivo descentralizado   Proximidad de servicio a los documentos. Suspensión de la necesidad de formular peticiones de documentos a través impresos.

Medios materiales de archivo             Los medios materiales de archivo aluden a todos y cada uno de los archivos físicos que existen en una empresa, ya sean archivos emitidos, recibidos, etc. Estos medios son una de las partes más importantes que hay ya que si en algún caso el computador en que están archivados todos los documentos por algún motivo o razón perdiese la información, habrá un lugar en el que podamos encontrar todos estos archivos, el cual será un archivo físico que exista en la empresa (Medio Material De Información).

Archivos Informáticos   Son equivalentes digitales de archivos en tarjetas, papel o microfichas del entorno de oficina tradicional. Información almacenada en un medio escrito, permitiendo  ser leído o accedido por una computadora. Ahorra espacio. Identificado por un nombre y descripción de la carpeta que lo contiene. Fácil organización de recursos para almacenar información Se organizan en jerarquías.

Organización de archivos Formas de organización de un archivo de oficina:      Necesidad de crear un archivo idóneo. Disponibilidad de personal adecuado. Disponibilidad de instalaciones. Empleo de normas precisas y generales. Empleo de sistema de ordenación y clasificación adecuados al tipo de documentos de que se trate. Selección y eliminación adecuada de documentos. Tendencia a la máxima normalización posible. Requerir la colaboración de la oficina para conseguir una gestión eficáz de los servicios de archivo. Verificar la eficacia de los sistemas, métodos y técnicas empleadas en un  archivo ya creado.

Bibliografía. Toda la información contenida en esta presentación, fue recopilada desde:       Cuaderno de Comunicación Organizacional año 2007.     Cuaderno de Secretariado y RR.PP. año 2008.     

Conclusión Para concluir nuestro trabajo podemos decir que un archivo, que este bien organizado es fundamental para el desarrollo de información en cualquier oficina, ya que sin esta organizacion en una empresa, su funcionamiento no seria factible y existiría una gran pérdida de información.